مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت منابع انسانی برای کسب و کارهای کوچک‌

همه سازمان‌ها می‌توانند از داشتن نرم افزار مدیریت منابع انسانی مناسب بهره مند شوند. زیرا با رشد کسب و کار، مدیریت منابع انسانی آن نیز پیچیده تر می‌شود.

نرم افزار مدیریت منابع انسانی چیست؟

نرم افزار منابع انسانی، نرم افزاری است که برای خودکارسازی مدیریت عملکردهای منابع انسانی طراحی شده‌است. یک نرم افزار منابع انسانی کاربردی، تمام عملکردهای لازم برای مدیریت استراتژیک سرمایه انسانی را به صورت یکپارچه در می‌آورد.

با این حال، درک این نکته ضروری است که برای به دست آوردن سیستم موردنظر خود نباید به صورت افراطی عمل نمایید. به دنبال نرم افزارهایی باشید که کاربری آسانی دارند و در عین حال کامل هستند. یک سیستم بزرگ و حجیم برای برنامه ریزی منابع سازمانی غیر مرتبط با مشتری (non-ERP client ) باعث از بین رفتن منابع و تعامل در سازمان می‌شود.

راهول موهاناچاندران، یکی از بنیانگذاران کاسِرا در این مورد می‌گوید:

من یک کارآفرین با یک کسب و کار 3 نفره هستم و استفاده از نرم افزار منابع انسانی در یک کسب و کار کوچک را توصیه می‌کنم. حتی اگر استفاده از نرم افزار منابع انسانی زمانی که تعداد کمی کارمند دارید، افراطی به نظر برسد، اما این کار می‌تواند باعث صرفه جویی در زمان شود. یکی از منابع محدود در یک کسب و کار کوچک، زمان است و هر چه یک کارآفرین کارهای مدیریتی کمتری انجام دهد، می‌تواند بیشتر کارهای دیگری که ارزش آفرین هستند را انجام دهد.

ما از سیستم منابع انسانی برای نگهداری کلیه اسناد کارمندان، اطلاعات مالیاتی و ثبت تعطیلات هر یک از کارمندان استفاده نموده‌ایم و از این کار بسیار سود برده‌ایم. ما از یک پلتفرم SAS  همراه با یک اپلیکیشن موبایل استفاده می‌کنیم تا همه اطلاعات به سرعت در دسترس باشند.

7 دلیل نیاز کسب و کار کوچک شما به نرم افزار مدیریت منابع انسانی

 مدیریت کارآمدتر

نرم افزار منابع انسانی اغلب شامل ویژگی‌هایی است که امکان خدمات خودمحور را برای کارکنان فراهم می‌کند. رابط کاربری خودمحور کارکنان به جمع‌آوری و انتشار داده‌های منابع انسانی کمک می‌کند و حجم کار اداری در بخش‌های منابع انسانی را کاهش می‌دهد. زیرا این امکان را برای کارمندان فراهم می‌سازد که به سوابق خود دسترسی داشته باشند.

این نرم افزار به کارمندان اجازه می‌دهد تا اطلاعاتی مانند تغییر در اطلاعات آدرس، برنامه‌ریزی برای بازنشستگی، به روز رسانی اطلاعات برنامه سلامت، گزارش رویدادهای زندگی مانند تولد فرزند، تغییر ذینفعان بیمه عمر و غیره را خودشان به روز کنند. مدیریت به این روش به میزان قابل توجهی هزینه‌های کسب و کار کوچک‌تان در نیروی کار بخش منابع انسانی کاهش می‌دهد.

دیجیتالی نمودن اسناد

فرآیندهای منابع انسانی خود را دیجیتالی و ساده نمایید. فناوری دیجیتال این پتانسیل و توانایی را دارد که مدیریت منابع انسانی را تغییر دهد و به چیزی متفاوت از آنچه می‌شناختیم تبدیل کند. با استفاده از سیستم ابری یکپارچه ما برای همه‌ی نیازهای کارمندان، بخش منابع انسانی‌‌تان از نظر زمانی کارآمدتر خواهد شد. شما می‌توانید داده‌های کارکنان را از طریق یک پایگاه داده سازمان یافته، امن و متمرکز مدیریت کنید.

مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد فرآیندی برای آغاز کردن ارتباط مستمر بین مدیران و کارکنان، با هدف دوجانبه دستیابی به اهداف استراتژیک شرکت می‌باشد. مدیریت عملکرد کارکنان پایه‌ای برای تقویت توسعه و مشارکت در هر کسب و کاری است که می‌خواهد کارکنانش به حداکثر پتانسیل خود برسند و بهره وری و موفقیت خود را افزایش دهند.

بهبود امنیت

کسب و کار کوچک شما به سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی نیاز دارد تا از شما در برابر خطرات امنیتی قابل اجتناب احتمالی محافظت نماید. سیستم‌های امنیتی منابع انسانی سوابق الکترونیکی اطلاعیه‌های انضباطی کارکنان، آموزش‌های ایمنی به کارکنان، گزارش حوادث، ادعای غرامت کارگران و غیره را نگه می‌دارند. با این کار خطرات و مسئولیت‌های احتمالی را به حداقل می‌رسانند. با توجه به خطرات امنیتی مرتبط با استفاده از سوابق کاغذی اطلاعات منابع انسانی، نرم افزار منابع انسانی با کاهش حجم کاغذبازی و خطرات امنیتی مرتبط با آن، امنیت کسب و کارتان را نیز بهبود می‌بخشد.

 ارتباطات بهتر

اگرچه ممکن است کسب و کارتان کوچک باشد، استفاده از ابزارهای مبتنی بر داده امکان برقراری ارتباط موثر بین نیروهای کارتان را فراهم می‌کند. سیستم اطلاعات منابع انسانی ابزاری مفید برای ارتقای ارتباطات به سطحی بهتر در محیط کار است زیرا امکان برقراری ارتباط بین کارکنان و مدیران یک سازمان را به وجود می‌آورد. پورتال‌های دسترسی کارکنان به آنها اجازه می‌دهد اطلاعات تماس خود را به روز کنند، جدول‌های زمانی را ببینند و با یک دیگر به اشتراک بگذارند. این کار خط اتصالی را در بین نیروهای کارتان ایجاد می‌کند و بار کاری تیم منابع انسانی را کاهش می‌دهد.

مدیریت فایل و داده‌ها

توسعه یک استراتژی یکپارچه در سراسر بخش‌ها و دسترسی به این استراتژی از طریق داده‌ها به این معنی است که بازیابی و اصلاح داده‌ها راحت تر است. به عنوان مثال، اگر داده‌ها به راحتی در دسترس باشند، درک اینکه چرا سازمان‌تان نرخ ناپایداری نیروی کار بالایی دارد، آسان‌تر خواهد بود.

بهره وری بالاتر

عملیات منابع انسانی مبتنی بر کاغذ بسیار وقت‌گیر است زیرا تمام سوابق مرتبط باید به صورت دستی به روز شوند. البته روش دستی می‌تواند منجر به خطاهایی شود که گاهی اوقات  باعث تلف شدن وقت کارمندان یا شرکت‌ها به خاطر صف‌های طولانی می‌شود.

ران استفانسکی از سایت OneHourProfessor.com نیاز کسب و کارش به نرم افزار منابع انسانی را این گونه توضیح می‌دهد:

کسب و کارهای کوچک از نرم افزار مدیریت منابع انسانی بهره می‌برند زیرا می‌توانند چندین فرآیند مهم را  ساده کنند و در عین در منابع مالی‌شان صرفه جویی داشته باشند. این فرآیندها شامل حقوق و دستمزد، استخدام، نظارت بر کارمندان و بسیاری فرآیندهای دیگر می‌شود. شرکت‌های بزرگتر معمولاً چندین بخش دارند که مراقب این جنبه‌های کسب و کارشان هستند. در عین حال، به دلیل بودجه کم کسب‌وکارهای کوچک، داشتن یک تیم داخلی تقریباً غیرممکن است. گفته می‌شود، نرم‌افزارهای منابع انسانی به کسب‌وکارهای کوچک کمک می‌کنند تا به طور مؤثر و منطبق بر بودجه‌شان کار کنند.

مترجم: زهره رجایی