دلایل نیاز به سیستم فهرست موجودی

سیستم مدیریت موجودی یا Inventory Management System به یک سیستم اطلاق می‌شود که برای مدیریت و کنترل موجودی کالاها و مواد اولیه در یک سازمان یا شرکت استفاده می‌شود. این سیستم به شما اجازه می‌دهد تا به‌روزرسانی دائمی موجودی کالاها، ردیابی سفارشات، کنترل سطح موجودی و ایجاد گزارش‌های مرتبط با موجودی را به صورت خودکار و دقیق انجام دهید.

سیستم مدیریت موجودی شامل ابزارها و فرآیندهای مختلفی است که برای کسب و کارهایی که با مواد اولیه و کالاهایی که به صورت مستمر و گسترده تولید و فروش می‌شوند، بسیار حیاتی هستند. این سیستم باعث بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها و افزایش سودآوری کسب و کار می‌شود.

سیستم مدیریت موجودی معمولاً شامل موارد زیر است:

1. بررسی و کنترل موجودی کالاها
2. ردیابی سفارشات و تحویل کالاها
3. ایجاد گزارش‌های مرتبط با موجودی، فروش و تحلیل داده‌های مالی
4. مدیریت انبار و محل‌های ذخیره سازی کالاها و مواد اولیه
5. ارتباط با سیستم‌های مالی و فروش برای به‌روزرسانی اطلاعات موجودی و فروش

با استفاده از سیستم مدیریت موجودی، کسب و کارها می‌توانند هزینه‌های خود را کاهش دهند، دقت و سرعت پاسخگویی به مشتریان را افزایش دهند و بهبود کیفیت خدمات خود را تجربه کنند.

نشانه‌هایی که می‌گوید شما نیاز به سیستم مدیریت موجودی دارید

پیشتر اشاره کردیم که اکثر کسبوکارها فرایندی مخصوص به خود برای مدیریت میزان موجودی خود دارند. میزان خودکار بودن این سیستم، از یک کسبوکار به کسبوکار دیگر متفاوت است، اما با پیشرفت و بزرگتر شدن آن، اجرا کردن یک سیستم پیچیدهتر و حرفهایتر برای مدیریت موجودی لازم است.

مشکلات مدیریت موجودی

بعضی از نشانه‌هایی که خبر از نیاز به یک سیستم نرم‌افزاری برای مدیریت موجودی می‌دهند، عبارتند از:
• کنترل پایین کیفیت
• داشتن بیش از حد یک محصول یا کمبود آن
• انبار بدون سازماندهی
• رضایت پایین مشتریان
• گزارشات ناقص یا عدم ارائه گزارش
• وجود موانع برای افزایش درآمد

حال بیایید هر کدام از این مشکلات را بازتر کنیم:

کنترل پایین کیفیت

داشتن محصولات با کیفیت، عاملی مهم در جذب مشتریان و افزایش فروش است. اما حفظ کیفیت محصولات نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. یکی از راه‌های کنترل کیفیت، استفاده از فرایندی برای بررسی اینکه آیا محصولات تولیدی با استانداردهای اعلام شده همخوانی دارند یا نه است. عدم رعایت استانداردهای کنترل کیفیت می‌تواند منجر به از دست دادن مشتریان و از دست دادن اعتبار کسب و کار شود. سیستم‌های نرم‌افزاری مدیریت موجودی به کنترل کیفیت کمک می‌کنند و به رعایت آئین‌نامه‌های صنعتی و دولتی کمک می‌کنند.

داشتن بیش از حد یک محصول یا کمبود آن

مدیریت موجودی محصولات نیز بسیار اهمیت دارد. سیستم خودکار ردیابی موجودی، به شما کمک می‌کند که از اتمام موجودی محصولات جلوگیری کنید و درآمدی را از دست ندهید. این سیستم نه تنها به شما اطلاعات زنده موجودی محصولات را نمایش می‌دهد، بلکه به شما کمک می‌کند تا براساس تعداد مشتریان و درخواست‌های آینده، میزان موجودی موردنیاز را پیش‌بینی کنید.

انبار بدون سازماندهی

سازماندهی در انبار نیز بسیار مهم است. داشتن انباری سازماندهی شده که بتوانید محصولات را در کمترین زمان ممکن ردیابی کنید، عاملی موثر در داشتن زنجیره‌ی موفق از تامین و فروش کالاست. عدم ردیابی دقیق موجودی محصولات، درواقع ریسک از بین بردن کل فرآیند تامین و فروش کالاهاست.

گزارشات ناقص یا عدم ارائه گزارش

گزارشگیری نیز از اهمیت بسیاری برخوردار است. گزارش‌هایی که به شما کمک می‌کنند تا بهترین تصمیمات را برای کسب و کارتان بگیرید. این گزارش‌ها می‌توانند از جمله ارزیابی‌ها، گردش‌های مالی و میزان موجودی کالاها باشند. درکنار اینها، گزارش دیدگاهی کلی به عملکرد شما میدهد که به وسیله آن می‌توانید حوزه‌هایی که نیازمند تغییرات هستند را شناسایی و رشد خود را سریع‌تر و بهینه کنید.

وجود موانع برای افزایش درآمد

عملکرد ضعیف و آرام زنجیره تامین کالای شما، میتواند به مواردی چون افزایش هزینههای انبارداری منجر شود که در دراز مدت تبدیل به مانعی برای افزایش درآمد و در نتیجه کاهش سود شما می‌شود. استفاده از یک سیستم فهرست موجودی، مانع چنین اتفاقاتی شده و باعث رشد فروش شما در دراز مدت میشود.

نتایجی که می‌توان از یک سیستم مدیریت موجودی انتظار داشت

استفاده از یک سیستم مدیریت موجودی، به شما این امکان را می‌دهد که به دقت موجودی اجناس خود را ردیابی کنید و فرآیندهای کسب و کارتان را بهبود بخشید. در زیر نتایجی که می‌توان از یک سیستم مدیریت موجودی انتظار داشت را به طور خلاصه بررسی می‌کنیم:

• بهبود دقت: با استفاده از سیستم مدیریت موجودی، می‌توانید به دقت موجودی اجناس خود را ردیابی کنید و به راحتی آن‌ها را بروزرسانی کنید. این باعث می‌شود دقت در مدیریت موجودی افزایش یابد و مشکلات مربوط به نواقص موجودی کاهش یابد.
• بهبود کارایی: با استفاده از سیستم مدیریت موجودی، می‌توانید به صورت سریع و دقیق موجودی اجناس خود را ردیابی کنید و در نتیجه، بهبود کارایی فرآیندهای کسب و کارتان را تجربه کنید.
• کاهش هزینه‌ها: با استفاده از سیستم مدیریت موجودی، می‌توانید به بهینه‌سازی موجودی اجناس بپردازید و هزینه‌های نگهداری موجودی را کاهش دهید. همچنین، با داشتن دقیق ترین اطلاعات از موجودی، می‌توانید به بهترین تصمیمات برای سفارش دهی، تولید و توزیع محصولات برسید که در نتیجه باعث کاهش هزینه‌ها خواهد شد.
• بهبود رضایت مشتری: با استفاده از سیستم مدیریت موجودی، می‌توانید به بهترین روش‌های توزیع محصولات بپردازید و به مشتریان خود خدمات بهتری ارائه دهید. همچنین، با داشتن موجودی دقیق ترین اطلاعات در دسترس، می‌توانید به موقع به درخواست‌های مشتریان پاسخ دهید و رضایت آن‌ها را افزایش دهید.

حال بیایید هرکدام از این موارد را با دقت بیشتری بررسی کنیم:

هزینه انبارداری پایین‌تر

هزینه نگهداری محصولات در انبار به مرور زمان افزایش پیدا می‌کند. برای بهینه‌سازی میزان موجودی محصولات و کاهش هزینه‌های نگهداری، باید به دقت موجودی انبار را ردیابی کنید. استفاده از دفترچه انبار برای ردیابی موجودی، روشی غیرانعطاف‌پذیر و دستی است. بهتر است از یک سیستم مدیریت موجودی ابری استفاده کنید. این سیستم به شما این امکان را می‌دهد که از هر جایی بتوانید به موجودی محصولات دسترسی داشته باشید و به راحتی آن‌ها را بروزرسانی کنید.

انعطاف‌پذیری بیشتر

استفاده از سیستم مدیریت موجودی ابری، دقت و انعطاف‌پذیری بیشتری را به شما می‌دهد. این سیستم اطلاعات دقیقی از موجودی انبار شما را در دسترس شما قرار می‌دهد و به شما این امکان را می‌دهد که بهترین تصمیمات را برای بهینه‌سازی میزان موجودی محصولات بگیرید و هزینه نگهداری را تا زمان فروش آن‌ها کاهش دهید.

دقت بالاتر

با استفاده از سیستم مدیریت موجودی ابری، می‌توانید به صورت زنده موجودی محصولات خود را ردیابی کنید و بهترین تصمیمات را برای کسب و کارتان بگیرید. این سیستم به شما امکان می‌دهد تا به سرعت به تغییرات در موجودی‌ها و تعداد درخواست‌های مشتریان پاسخ دهید و همچنین بهترین راهکارها را برای بهینه‌سازی میزان موجودی‌ها ارائه دهید.

فواید کلیدی استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت موجودی

استفاده از سیستم‌های مدیریت موجودی می‌تواند به شما در مدیریت زنجیره تامین کالا کمک کند و در فرآیندهای مختلف کاربرد داشته باشد. در ادامه، فواید کلیدی استفاده از این سیستم‌ها را به طور خلاصه بررسی می‌کنیم:

• مرتب‌سازی داده‌ها: استفاده از دفترچه‌های انبار برای فهرست کردن موجودی اجناس، زمان‌بر و پیچیده است. با استفاده از سیستم‌های مدیریت موجودی، تمامی داده‌ها در یک مکان خاص ذخیره می‌شوند و به راحتی قابل دسترسی هستند.
• خودکار شدن سیستم شمارش موجودی: با خودکار شدن سیستم شمارش موجودی، نیازی به شمارش دستی نخواهید داشت. این سیستم به صورت زنده و در هر زمان، تعداد موجودی اجناس در انبار را به شما اعلام می‌کند.
• مدیریت فرآیندهای کنترل فهرست موجودی: با استفاده از سیستم‌های مدیریت موجودی، تمامی داده‌های مربوط به شمارش موجودی و ردیابی محصولات را در یک نقطه ذخیره می‌کند و به شما کمک می‌کند تا بهترین تصمیم‌ها را برای مدیریت و کنترل فهرست موجودی بگیرید.

مزایای برتر

هنوز هم شک دارید که از سیستمهای مدیریت موجودی استفاده کنید؟ منطقی به نظر میرسد، چرا که به هر نحوی تا به حال انبار خود را مدیریت میکردید باعث شده که به جایگاه کنونی خود برسید. با این وجود استفاده از چنین سیستمی باعث بهبود نمی‌شود، بلکه سازمان شما را به سطح تازهای می‌رساند. بیایید تعدادی از مزایای برتر استفاده از چنین سیستمی را لیست کنیم:

• امکان مشاهده داده‌ها به صورت زنده: یک عنصر کلیدی در پیشبینی و آمادهسازی خود برای آینده، آگاه بودن از آخرین و جدیدترین داده‌های موجود در سازمان است. استفاده از چنین سیستمی باعث میشود همواره بروزترین اطلاعات را از نحوه دریافت، چیدمان، تعداد، ردیبابی تا مقصد و… را به صورت زنده دریافت کنید.

• خودکار بودن: استفاده از این سیستمها باعث میشود با کمترین دخالت انسان یا بدون هیچ دخالتی، قوانین خود را پیاده و اجرا کنید. برای مثال سیستمهای خودکار با پیشبینی از الگوی مصرف یک کالای خاص، زمان به اتمام رسیدن آن را پیشبینی و پیش از اتمام آن به شما هشدار سفارش تازه را داده تا قبل از اینکه موجودی به پایان برسد، به فکر تجدید آن کالا باشید.

•ادغام ساده آن با سیستم رهگیری محصولات: با استفاده از ابزارهایی مثل سیستم بارکد، RFID و کدهای QR، رهگیری و شمارش موجودی را سریع‌تر و دقیق‌تر می‌کند.

• امکان پیاده‌سازی ابری: بسیاری از سازمانها و کسبوکارها کاملا به صورت ابری هستند و بعضی نیز امکان ابری شدن را دارند.

شرکت تکران ارائه دهنده راهکارهای سازمانی بر بستر ای آر پی است.