دلایل نیاز به سیستم فهرست موجودی

مدیریت موجودی، فرایند مهمی است که گاهی درست انجام دادن آن دشوار میشود. آیا شما میتوانید به سرعت بررسی نمایید که میزان موجودی از یک کالای خاص به چه اندازه است؟ آیا با خبر هستید که آخرین سفارشی که دریافت کردهاید، در چه وضعیتی قرار دارد و در کدام بخش از زنجیره تامین شما است؟ آیا می‌توانید به راحتی و بدون تاخیر، وضعیت یک کالای خاص را در انبار خود مشخص کنید؟
اگر به هرکدام از سوالات بالا پاسخ »نه «دادید، پس احتمالا وقت آن رسیده که یک سیستم مدیریت موجودی را وارد فضای کاری خود کنید.

سیستم مدیریت موجودی چیست؟

یک سیستم فهرست موجودی یا سیستم »مدیریت« موجودی، یک راه حل نرمافزاری برای ردیابی میزان موجودی، تعداد سفارشها، فروشها و تحویلهای موفق است. با وجود اینکه برخی از کسبوکارها از انبارگردانی به صورت سنتی و دستی راضی هستند، اما پس از گسترش و پیشرفت نیاز به یک سیستم خودکار دارند.

نشانه‌هایی که می‌گوید شما نیاز به سیستم مدیریت موجودی دارید

پیشتر اشاره کردیم که اکثر کسبوکارها فرایندی مخصوص به خود برای مدیریت میزان موجودی خود دارند. میزان خودکار بودن این سیستم، از یک کسبوکار به کسبوکار دیگر متفاوت است، اما با پیشرفت و بزرگتر شدن آن، اجرا کردن یک سیستم پیچیدهتر و حرفهایتر برای مدیریت موجودی لازم است.

مشکلات مدیریت موجودی

بعضی از نشانه‌هایی که خبر از نیاز به یک سیستم نرم‌افزاری برای مدیریت موجودی می‌دهند، عبارتند از:
• کنترل پایین کیفیت
• داشتن بیش از حد یک محصول یا کمبود آن
• انبار بدون سازماندهی
• رضایت پایین مشتریان
• گزارشات ناقص یا عدم ارائه گزارش
• وجود موانع برای افزایش درآمد

حال بیایید هر کدام از این مشکلات را بازتر کنیم:

کنترل پایین کیفیت

داشتن یک محصول با کیفیت، عاملی کلیدی در نگاه داشتن مشتریان و افزایش فروش است؛ در کنار این مورد، نگه داشتن این کیفیت نیز به همان اندازه مهم و بااهمیت است. یکی از راههایی که به شما کمک می‌کند، گذراندن محصولات از فرایندی برای کنترل کیفیت آنها است که در واقع با گذاشتن تعدادی قانون برای محصولات تولید شده، بررسی میکند که آیا این استاندارد اعلام شده همچنان در کالاهای مورد نظر موجود است یا خیر؛ نداشتن چنین استانداردهایی برای کنترل کیفیت محصولات، باعث میشود در طولانی مدت مشتریان خود را از دست داده و ریسک به خطر انداختن اعتبار خود را داشته باشید. سیستمهای نرمافزاری مدیریت موجودی به شما کمک میکند مشکلات را شناسایی کرده و آئین‌نامه‌های صنعتی و دولتی را رعایت کنید.

داشتن بیش از حد یک محصول یا کمبود آن

کسب وکارهای کوچکتر در اکثر مواقع از راه کارهای شمارش و مدیریت دستی موجودی همانند» الف، ب ، پ« یا شمارش چرخهای برای ردیابی و یافتن محصولات موردنظر استفاده میکنند؛ با این حال، با گسترش کسبوکار، نیاز به یک سیستم خودکار ردیابی موجودی محصولات، بیش از پیش احساس میشود .با مطمئن شدن از عدم اتمام موجودی محصولاتتان، مطمئن خواهید شد که درآمدی نیز از دست نخواهید داد. سیستمهای خودکار نه تنها به صورت زنده اطلاعات موجودی محصولات شما را نمایش میدهند، بلکه پیشبینی براساس تعداد مشتریان و درخواستهای خرید محصولات درباره میزان موجودی مورد نیاز را برای ماه‌های آینده به شما می‌دهند.

انبار بدون سازماندهی

به یاد دارید که وقتی نوجوان بودید و والدینتان از شما میخواستند اتاق خود را مرتب کنید، چراکه نمیتوان چیزی در آن یافت؟ داشتن انباری بدون سازماندهی چیزی شبیه همین است، درواقع محصولات شما در چنین انباری همانند سوزنی در انبار کاه هستند. والدین شما دیگر پیش شما نیستند که به شما بگویند انبار خود را مرتب کنید، اما داشتن انباری سازماندهی شده که بتوان محصولات را در کسری از ثانیه ردیابی کرد، یک عامل موثر در داشتن زنجیرهای موفق از تامین و فروش کالا است .سازمانهایی که نمیتوانند کالای مشخصی را در کمترین زمان ممکن ردیابی کنند، درواقع ریسک از بین بردن کل فرآیند را قبول کرده‌اند. به اضافه این موارد، ارتقا مدیریت انبارداری به داشتن شمارش دقیقتر از میزان موجودی و پیشبینی تقاضا منجر می‌شود.

گزارشات ناقص یا عدم ارائه گزارش

برای درک بهتر میزان فروش شما و فرایندهای انبارداری، دریافت گزارش اهمیت بالایی دارد. شما میتوانید گزارشهایی ایجاد کنید که به درک بهتر موارد بسیار زیادی کمک میکند، مواردی همانند ارزیابی، گردشهای مالی، میزان موجودی کالاها و بسیاری موارد دیگر. درکنار اینها، گزارش دیدگاهی کلی به عملکرد شما میدهد که به وسیله آن میتوانید حوزههایی که نیازمند تغییرات هستند را شناسایی و رشد خود را سریع‌تر کنید.

وجود موانع برای افزایش درآمد

عملکرد ضعیف و آرام زنجیره تامین کالای شما، میتواند به مواردی چون افزایش هزینههای انبارداری منجر شود که در دراز مدت تبدیل به مانعی برای افزایش درآمد و در نتیجه کاهش سود شما می‌شود. استفاده از یک سیستم فهرست موجودی، مانع چنین اتفاقاتی شده و باعث رشد فروش شما در دراز مدت میشود.

نتایجی که می‌توان از یک سیستم مدیریت موجودی انتظار داشت

بعد از پیادهسازی یک سیستم مدیریت موجودی برای مدیریت انبار و زنجیره تامین کالا، شما باید تغییرات در عملیاتهای خود ببینید. اضافه کردن سیستم مدیریت موجودی نتایجی همانند موارد زیر دارد:

• انعطاف‌پذیری بیشتر
• دقت بالاتر
• هزینه انبارداری پایین‌تر

حال بیایید هرکدام از این موارد را با دقت بیشتری بررسی کنیم:

هزینه انبارداری پایین‌تر

هزینه نگهداری از محصولات فروش نرفته در انبار، به مرور زمان افزایش مییابد. اینکه از میزان محصول در انبار مانده اطلاع داشته باشید، به شما کمک میکند تصمیمات بهتری برای بهینهسازی میزان موجودی آن محصول گرفته و هزینه نگهداری محصولات را تا زمان فروش آن پایین نگه دارید.

انعطاف‌پذیری بیشتر

استفاده از دفترانبار برای ردیابی موجودی به هیچعنوان انعطافپذیر نیست. اضافه کردن محصول تازهای که آماده فروش است به دفترهای سنتی ساده نیست، دادهها باید به صورت دستی بروزرسانی شوند و این دادهها به صورت زنده در اختیار شما یا سرپرستتان نیست. یک راهحل ابری بسیار انعطاف‌پذیر است، چرا که از هرجایی قابل دسترسی بوده و به راحتی بروزرسانی می‌شوند.

دقت بالاتر

همانند انعطافپذیری، سیستم مدیریت موجودی اطلاعات دقیقتری از میزان موجودی انبار شما میدهد. ارائه اطلاعات زنده امری مهم و حیاتی برای تصمیمگیری بهتر در کسب وکار است که داشتن بروزترین اطلاعات این امکان را به راحتی ارائه می‌کند.

فواید کلیدی استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت موجودی

سیستمهای مدیریت موجودی میتوانند در فرآیندهای بیشماری به شما در مدیریت زنجیره تامین کالا کمک کنند. با این وجود حوزههایی وجود دارد که این سیستم درواقع به عنوان یک کاتالیزور عمل میکند، مانند:

• مرتب‌سازی فهرست داده‌ها: زونکنهای سنتی برای فهرست کردن موجودی انبار، وقتگیر و کُند است. سیستمهای مدیریت موجودی با ذخیره کردن تمامی دادهها از یک محصول در یک مکان خاص، باعث می‌شوند همه کارکنان به راحتی بتوانند دسترسی داشته باشند.

• خودکار کردن سیستم شمارش موجودی: با شمارش دستی موجودی خداحافظی کنید. با خودکار شدن سیستم شمارش موجودی به صورت زنده و در همه حال از تعداد موجودی اجناس در انبار خود با خبر باشید.

• فرآیندهای کنترل فهرست موجودی را مدیریت کنید: فارغ از اینکه چطور شمارش موجودی خود را انجام میدهید یا ردیابی محصولات به چه واسطهای است، سیستمهای فهرست موجودی تمامی این دادهها را در یک نقطه ذخیره کرده و به تصمیم‌گیری و مدیریت بهتر کمک شایانی می‌کند.

مزایای برتر

هنوز هم شک دارید که از سیستمهای مدیریت موجودی استفاده کنید؟ منطقی به نظر میرسد، چرا که به هر نحوی تا به حال انبار خود را مدیریت میکردید باعث شده که به جایگاه کنونی خود برسید. با این وجود استفاده از چنین سیستمی باعث بهبود نمی‌شود، بلکه سازمان شما را به سطح تازهای می‌رساند. بیایید تعدادی از مزایای برتر استفاده از چنین سیستمی را لیست کنیم:

• امکان مشاهده داده‌ها به صورت زنده: یک عنصر کلیدی در پیشبینی و آمادهسازی خود برای آینده، آگاه بودن از آخرین و جدیدترین داده‌های موجود در سازمان است. استفاده از چنین سیستمی باعث میشود همواره بروزترین اطلاعات را از نحوه دریافت، چیدمان، تعداد، ردیبابی تا مقصد و… را به صورت زنده دریافت کنید.

• خودکار بودن: استفاده از این سیستمها باعث میشود با کمترین دخالت انسان یا بدون هیچ دخالتی، قوانین خود را پیاده و اجرا کنید. برای مثال سیستمهای خودکار با پیشبینی از الگوی مصرف یک کالای خاص، زمان به اتمام رسیدن آن را پیشبینی و پیش از اتمام آن به شما هشدار سفارش تازه را داده تا قبل از اینکه موجودی به پایان برسد، به فکر تجدید آن کالا باشید.

•ادغام ساده آن با سیستم رهگیری محصولات: با استفاده از ابزارهایی مثل سیستم بارکد، RFID و کدهای QR، رهگیری و شمارش موجودی را سریع‌تر و دقیق‌تر می‌کند.

• امکان پیاده‌سازی ابری: بسیاری از سازمانها و کسبوکارها کاملا به صورت ابری هستند و بعضی نیز امکان ابری شدن را دارند.

شرکت تکران ارائه دهنده راهکارهای سازمانی بر بستر ای آر پی است.