راهنمای مایکروسافت لیست، سرویس جدید مایکروسافت شیرپوینت 365
میلیون ها کاربر شیرپوینت برای همکاری های روزمره و مدیریت پروژه خود از لیست های شیرپوینت استفاده می کنند. اعلام سرویس جدید ردیابی اطلاعات برای مایکروسافت 365 با عنوان مایکروسافت لیست، تنها آخرین تایید بر این موضوع است که مایکروسافت همچنان به سرمایه گذاری بر ابزارهای همکاری متمرکز ادامه می دهد که همه چیز را به هم گره می زند. همانطور که مایکروسافت آن را توصیف می کند، مایکروسافت لیست ابزاری برای ردیابی مسائل، دارایی ها، برنامه های معمول، مخاطبین، موجودی و موارد دیگر با استفاده از نماهای قابل تنظیم، قوانین هوشمند و هشدارها برای همگام سازی تمام موارد می باشد. در ابتدا، ممکن است شبیه یک برنامه Microsoft To Do به نظر برسد اما این ابزار فراتر از یک برنامه مدیریت وظیفه اساسی می باشد. تمام اطلاعات لیست را می توان از طریق مکان های مختلف ردیابی کرد تا اطمینان حاصل شود که همه با همکاران خود در ارتباط هستند. این ابزار یک روش انعطاف پذیر، هوشمند و ساده برای حفظ جایگاه شما در بالای روند کار تیم می باشد. مایکروسافت لیست برای کاربران بیشتری که ممکن است لیستی فراتر از شیرپوینت ایجاد کنند و به آن دسترسی پیدا کنند، ارزش جدید به همراه خواهد داشت.
چه این ارزش در متن صفحه اصلی لیست های جدید باشد و چه مایکروسافت تیمز، لیست های اپلیکیشن موبایل یا یک سایت شیرپوینت. مایکروسافت لیست برنامه ای است که به شما کمک می کند اطلاعات را مستند، ردیابی و به اشتراک بگذارید سپس آن ها را با تیم خود سازماندهی کنید. می توان آن را مستقیما از پلتفرم مایکروسافت 365 یا یک برنامه کاملا یکپارچه در مایکروسافت تیمز Microsoft teams استفاده کرد. این پلتفرم به خودی خود تحولی در ویژگی لیست های مایکروسافت شیرپوینت می باشد که مدتی است در دسترس قرار دارد. اکنون، مایکروسافت می خواهد این برنامه حتی به تعداد بیشتری از کاربران در دسترس باشد و یا برخی از محبوب ترین برنامه های مدیریت پروژه که از زمانی که دنیا به سمت کار در خانه حرکت کرده است مورد توجه قرار گرفته است، رقابت کند.
ویژگی های مایکروسافت لیست
- مایکروسافت لیست می تواند به مکانی واحد برای کلیه وظایف تیم شما تبدیل شود. تیم خود را به عنوان کاربر اضافه کنید تا بتوانید به آن ها وظایفی را اختصاص دهید، وضعیت کارها را به روز کنید و حتی در هر مورد مکالمه ای داشته باشید.
- ادغام عمیق با مایکروسافت تیمز به این معنی است که در هر زمان می توانید لیست ها را با هم ادغام کرده، همکاری ایجاد کنید و با هم ملاقات کنید.
- می توانید به تعداد دلخواه لیست ایجاد کرده و از یک نمای واحد به همه آن ها دسترسی پیدا کنید و وظایفی را که کاربران دیگر به آن ها اختصاص داده اند را مشاهده کنید.
- لیست های خود را از طریق مرورگر وب، مایکروسافت تیمز یا یک برنامه اختصاصی iOS مشاهده و مدیریت کنید.
- گردش کار اتوماسیون پیشرفته به این معنی است که می توانید قوانینی را تنظیم کنید که برخی از رویدادها در یک لیست وجود دارند. برای نمونه، ارسال یک اعلان ایمیل هنگام افزودن هر مورد به لیست.
- از الگوهای داخلی استفاده کنید تا سریع لیست را ایجاد کنید، مانند ردیاب های مسئله، لیست های جدید استخدامی و موارد دیگر.
با بیش از 75 میلیون کاربر فعال، مایکروسافت تیمز به سرعت در حال تبدیل شدن به یک پلتفرم جهانی جهت همکاری می باشند. بنابراین جای تعجب ندارد که مایکروسافت لیست در اواخر سال 2020 به طور کامل با مایکروسافت تیم ادغام شود. در هر زمان، می توانید لیست مایکروسافت را به یکی از کانال های تیمی موجود خود اضافه کنید. سپس به عنوان یکی از برگه ها (مانند Files, Wiki) در ان نمای تیم ظاهر می شود، بنابراین اعضای تیم میتوانند در هر زمان به لیست نگاه کنند و وظایف و فعالیت ها را به ترتیب مشاهده کنند. از آنجا که لیست ها کاملا یکپارچه هستند، میتوانید لیستی را ایجاد کرده و با استفاده از الگو همه وظایف محوله که می بایست انجام شوند را با برنامه وب اختصاصی انجام دهید.
لیست های شیرپوینت و لیست های مایکروسافت
همانطور که قبلا گفته شد، لیست های مایکروسافت جایگزین لیست های شیرپوینت نمی شوند، بلکه قابلیت های آن را گسترش می دهد. مایکروسافت لیست، ساده، هوشمند و انعطاف پذیر است. مایکروسافت لیست به گونه ای طراحی شده است که به عنوان یک مکان واحد برای دیدن و مدیریت همه لیست های شما استفاده شود. لیست های جدید را می توان از ابتدا ایجاد نمود، از طریق صفحه گسترده اکسل وارد شود یا بر اساس عنوان ستون، نماها و قالب بندی یک لیست موجود. هر پیکربندی ستونی را که قبلا در شیرپوینت در دسترس داشتید، در لیست های مایکروسافت نیز می توان به آنها دسترسی پیدا کرد. همچنین می توانید با استفاده از یکی از الگوهای قبل قالب بندی شده، لیست جدید را شروع کنید؛ مانند ردیاب مسئله، کارمند در حال پردازش، برنامه سفر، ردیاب پیشرفت کار و برنامه ریز محتوا، که در آن میتوان گنجانده شود. مایکروسافت لیست سفارشی سازی شده، لیست های شما را با توجه به نیازهای خاص سازمان شما از هر زمان دیگری آسان تر می کند. شما همچنان ویژگی های لیست مورد علاقه خود را می توانید مشاهده کنید و اطلاعات طراحی شده برای کمک به سازمان را به روش های معنی دار تری دنبال کنید. شخصی سازی لیست باعث می شود تا کاربران بتوانند عمیقا به آنچه در لیست است بپردازند و از هرگونه تغییر در آن مطلع شوند. این مورد همچنین یک روش عالی برای جذاب کردن داده های موجود در یک لیست برای کاربران می باشد. قوانین و هشدارهای هوشمند، همه اطلاعات و پروسه های سازمانی را همگام می کند، خصوصا اگر تیم شما از راه دور کار می کند. در صورت تحقق شرایطی که تعیین کرده است، قوانین به طور خودکار عمل می کنند.
برخی از ویژگی های مایکروسافت تیم
- با استفاده از اپلیکیشن های تلفن همراه میتوانید کلیه لیست های موجود را مشاهده و کنترل کنید.
- با ایجاد یک لیست جدید یا تعبیه مستقیم لیست موجود در کانال تیم، برای ایجاد همکاری بیشتر و افزایش شفافیت، از لیست های مایکروسافت در مایکروسافت تیم استفاده کنید.
- با سایر ویژگی ها و همچنین سفارشی سازی لیست ها، لیست های ایده آل خود را از ابتدا سفارشی و تهیه کنید. با انتخاب یکی از الگوهای آماده طراحی شده توسط مایکروسافت برای کمک به شما در شروع سریع، زمان لازم برای ایجاد لیست را کوتاه کنید.
چگونه لیست را به مایکروسافت تیم اضافه کنیم؟
افزودن مایکروسافت لیست به تیم ها به همان سادگی اضافه کردن سایر اتصالات می باشد.
- از یک کانال تیم، بر روی نماد + در روبان کلیک کنید تا برگه جدید اضافه شود. اگر این گزینه در دسترس نبود، احتمالا مجوزهای مناسب را در دسترس ندارید. اگر چنین است، از مالک تیم خود بخواهید برگه را اضافه کند و سپس سایر مراحل را اجرا کنید.
- گزینه وب سایت را از میان گزینه های موجود در دسترس انتخاب کنید.
- نام برگه مورد نظر را وارد کنید و پیوند را به صفحه مایکروسافت لیست خود انتقال دهید.
