مدیریت پروژه با Microsoft Teams

با توجه به اینکه تعداد زیادی از نیروها تمام سال 2020 را به صورت دورکاری فعالیت کردند، این سوال در ذهن بسیاری از کاربران به وجود آمده است که آیا می‌توان از Microsoft Teams برای مدیریت پروژه استفاده کرد؟ در این مقاله می‌توانید 5 نکته مهم برای مدیریت پروژه با Microsoft Teams را مشاهده کنید.

چرا برای مدیریت پروژه از Microsoft Teams استفاده کنیم؟

اکثر افراد Microsoft Teams را به عنوان یک ابزار ارتباطی می‌شناسند که امکان برقراری ارتباط بین همکاران و اعضای تیم را به صورت چت یا تماس صوتی/تصویری میسر می‌کند. متاسفانه بسیاری از افراد با قابلیت‌های این نرم‌افزار آشنایی ندارند.

ویژگی‌های برتر Microsoft Teams

Microsoft Teams یک ابزار کارآمد برای همکاری و برقراری ارتباط بین کارمندان است. این نرم‌افزار امکان به اشتراک‌گذاری اسناد، فایل‌های ارائه و قابلیت وایت بورد مجازی را در دسترس کاربر قرار می‌دهد. علاوه بر این، توانمندی‌های Microsoft Teams در زمینه برقراری ارتباط بسیار عالی است.

1) نظارت کامل با قابلیت Teams و Channels

یک مدیر پروژه به کانال ارتباطی باز و شفاف نیاز دارد تا امکان نظارت بر تمامی جنبه‌های پروژه را داشته باشد. نرم‌افزار Microsoft Teams این توانمندی را ارائه می‌دهد. برای مثال فرض کنید در یک شرکت آی‌تی مدیر پروژه هستید و برای هر کدام از مشتری‌ها 3 پروژه به شما اختصاص داده شده است.

با استفاده از تب Teams می‌توانید برای هر مشتری یک تیم تشکیل دهید و با ایجاد Channels برای هر کدام از تیم‌ها، امکان نظارت بر روی تمام پروژه‌ها را داشته باشید. اضافه کردن نیرو یا منابع به هر کدام از تیم‌ها و کانال‌ها به آسانی قابل انجام است و بدین ترتیب فقط با چند کلیک ماوس، همه چیز تحت کنترل شما قرار دارد.

2) ددلاین‌ها را از دست ندهید

ددلاین‌ها بدون شک برای هر مدیر پروژه‌ای از اهمیت بالایی برخوردار است. خوشبختانه Microsoft Teams به شما و تیمتان اجازه می‌دهد تا یک تقویم گروهی ساخته شده در Outlook را به اشتراک بگذارید.

بدین ترتیب تمامی اعضای مشغول در پروژه‌های جاری می‌توانند تقویم شخصی (با رنگ آبی) و تقویم گروهی (رنگ سبز) را به راحتی مشاهده کنند.

3) قابلیت Planner برای مدیریت وظایف

اگر تیم شما هم مدیریت پروژه با Microsoft Teams انتخاب کرده باشد، می‌توانید از توانمندی‌های آن در پلتفرم Teams نیز بهره ببرید. ترکیب این دو ابزار به شما اجازه می‌دهد وظایف هر پروژه را بر اساس ددلاین تعریف شده، ردیابی کنید.

برای ادغام Microsoft Planner در پلتفرم Teams چهار گام ساده زیر را دنبال کنید:

1. به تب تیمی که قصد دارید Microsoft Planner را به آن اضافه کنید وارد شوید.
2. بر روی علامت + کلیک کنید تا یک تب به گروه اضافه شود.
3. بر روی گزینه Planner کلیک کنید.
4. یک پلن جدید بسازید و یا یکی از پلن‌های ساخته شده را از منو انتخاب کنید. در نهایت بر روی دکمه Save کلیک کنید.

به همین راحتی پلن جدید به تیم شما اضافه شد!

4) قابلیت دسترسی برای همه

بدون شک زمان یکی از ارزشمندترین دارایی‌های شما هنگام مدیریت پروژه است. آیا تیم شما برای پیدا کردن و ادامه دادن فعالیت روی اسناد مهم دچار مشکل هستند و وقتشان هدر می‌رود؟ با استفاده از Microsoft Teams می‌توانید صرفه‌جویی قابل توجهی در زمان داشته باشید.

کافیست تیم‌ها را در نرم‌افزار شیرپوینت وارد کنید و اجازه دسترسی و همکاری در اسناد ورد، صفحات اکسل، فایل‌های ارائه پاورپوینت و غیره را به آن‌ها بدهید. تمام این دسترسی‌ها مستقیما از طریق پلتفرم Teams ایجاد می‌شود.

علاوه بر این، به لطف سازگاری پلتفرم Microsoft Teams با دستگاه‌های موبایل، تیم شما در هر زمان و مکانی می‌تواند به اسناد ضروری دسترسی داشته باشد.

شرکت تکران ارائه دهنده راهکارهای سازمانی برای افزایش بهره‌روی کسب و کار شما است.

5) شخصی‌سازی Teams

پلتفرم مایکروسافت Teams در زمینه شخصی‌سازی و ادغام شدن با ابزارهای کاربردی مایکروسافت از توانمندی بالایی برخوردار است. با استفاده از این توانمندی‌ها می‌توانید Teams را به یک ابزار بهینه‌تر و کارآمدتر برای تیم مدیریت پروژه خودتان تبدیل کنید.

تب Apps در Teams امکان جستجو در بین لیست وسیعی از اپلیکیشن‌های ثالث و سرویس‌های سازگار را میسر می‌کند.

توانمندی ادغام شدن با ابزارها و سرویس‌های دیگر به طور پیوسته در حال بهبود است و امکان فعالیت بهینه‌تر و موثرتر را در دسترس تیم مدیریت پروژه قرار می‌دهد.

سخن پایانی

با ادغام Microsoft Teams و یک ابزار دیگر و همچنین کمی شخصی‌سازی می‌توانید به راهکاری قابل اطمینان و کارآمد برای مدیریت پروژه‌های سازمان خود دست پیدا کنید. از قابلیت ردیابی وظایف، همکاری اشتراکی بر روی اسناد، برقراری جلسات و استفاده از وایت بورد مجازی گرفته تا قابلیت نگهداری تمام فایل‌های پروژه در یک مکان مشخص و یکپارچه، Microsoft Teams یک ابزار توانمند برای مدیریت پروژه‌ است.

مترجم: مصطفی طبری