چگونه داده‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) خود را ایمن کنیم؟

امروزه نرم‌افزار مدرن تجارت فناوری اطلاعات امکان پیگیری کامل فرآیند تجارت را برای شما فراهم می‌کند. به این صورت که با کمک ERP، تمام فرایندهای تجاری شما یکپارچه می‌شوند و نیازی به نصب چندین نرم‌افزار نیست.

در واقع ERP، موجب می‌شود که اطلاعات اصلی در مواقع مورد نیاز در دسترس باشند و باعث صرفه‌جویی در وقت و منابع شما می‌شود و همچنین ERP، داده‌های اساسی که برای موفقیت شرکت شما لازم است را حفظ می‌کند، بنابراین دانستن اینکه چگونه اطلاعات ERP خود را ایمن کنید بسیار مهم است.

تصور کنید اگر این داده‌ها به اشتباه به دست شما برسند یا اگر آن‌ها از بین برود چه اتفاقی می‌افتد؟ عواقب آن قطعا برای تجارت شما بسیار مضر خواهد بود؛ بنابراین لازم است که از امنیت تمام داده‌های خود مراقبت کنید.

در این مقاله به چند نکته در مورد چگونگی ایمن‌سازی داده‌های ERP خواهیم پرداخت:

رایانه و نرم‌افزار خود را ایمن کنید

اولین و مهم‌ترین مرحله برای امنیت، نه تنها برای امنیت داده‌های ای آر پی، بلکه امنیت کل سیستم شما، نصب نرم‌افزار امنیتی است. نرم‌افزارهای امنیتی از جمله؛ نرم‌افزار ضد ویروس و نرم‌افزار ضد بدافزار به شما کمک می‌کند تا داده‌های ERP خود را در برابر ویروس‌ها و بدافزارهایی که می‌توانند به طور قابل توجهی به رایانه شما آسیب برسانند و امنیت داده‌های شما را به خطر بیندازند، ایمن کنید.

همچنین یکی از موارد مهم در این زمینه، استفاده از رمزهای عبور قوی است. آیا می‌دانید رمز عبور “123456” یکی از پرکاربردترین رمزهای عبور است؟ آیا شما و کارمندان‌تان فقط برای سهولت در به خاطر سپردن آن‌ها از رمزهای عبور مشابه و ساده استفاده می‌کنید؟ آیا برای چندین حساب کاربری از رمز عبور یکسان استفاده می‌کنید؟ اگر پاسخ شما به هر دو سوال آخر مثبت است باید بدانید که با این کار، امنیت داده‌های خود را به خطر می‌اندازید.

گذرواژه‌هایی که برای ورود به رایانه، نرم‌افزار تجاری و سایر حساب‌های کاربری خود استفاده می‌کنید باید حداقل از 12 کاراکتر که ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نویسه‌های خاص است تشکیل شده باشد و جالب است بدانید که لازم نیست همه آن‌ها را به خاطر بسپارید و یا آن‌ها را در یک کاغذ بنویسید، زیرا امروزه برنامه‌های مدیریت رمز عبور رایگان وجود دارد که می‌توانید همه رمزهای عبور را در یک مکان داشته باشید و تنها لازم است رمزی را به خاطر بسپارید که قفل برنامه را باز می‌کند.

از نرم افزار امنیت ابری استفاده کنید

بسیاری از فروشندگان ای آر پی، برنامه تجاری خود را در فضای ابری ارائه می‌دهند. از آنجا که ارائه‌دهندگان فضای ابری دارای سیستم‌های امنیتی پیچیده‌تری هستند داده‌های کسب و کار شما نسبت به رایانه شما ایمن‌تر خواهد بود. هنگام ذخیره اطلاعات خود در فضای ابری، سه نسخه در سرورهای مختلف ذخیره می‌شود؛ بنابراین، در صورت سو عملکرد یا خرابی یک سرور نیز می‌توانید به داده‌های خود دسترسی پیدا کنید. از آنجا که هر سرور در مکان دیگری قرار دارد داده‌های شما از آسیب‌هایی که حتی ممکن است در اثر بلایای طبیعی ایجاد شود نیز مصون است. علاوه بر این، تمام داده‌های ذخیره شده در ابر رمزگذاری شده است و بدون رمزگشایی مربوطه نمی‌توان به آن‌ها دسترسی داشت. همچنین می‌توانید داده‌ها را قبل از ذخیره‌سازی در فضای ابر رمزگذاری کنید و بدین ترتیب داده‌های ERP خود را ایمن‌تر کنید.

کارمندان خود را آموزش دهید

کارمندان بزرگ‌ترین تهدید برای امنیت سیستم شما هستند؛ بنابراین، یکی از مهم‌ترین راه کارها برای ایمن کردن داده‌های ERP، آموزش کارمندان است. کارمندان شما باید بتوانند خطراتی که سیستم امنیتی شما را تهدید می‌کند را تشخیص دهند و بدانند چگونه می‌توان از آن‌ها جلوگیری کرد. به عنوان مثال، یکی از مهم‌ترین موارد، شناسایی پیام‌های خطرناکی است که به شما ایمیل می‌شود از جمله؛ ایمیل‌هایی که به اصطلاح فیشینگ (نامعتبر) نامیده می‌شوند معمولا این پیام‌ها توسط شرکت‌هایی که از خدمات آن‌ها استفاده می‌کنید ارسال می‌شود و از شما می‌خواهند وارد حساب خود شوید و اطلاعات خود را به روز کنید.
هدف آن‌ها این است که رمز ورود شما را به دست آورند تا بتوانند وارد حساب‌های کاربری شما شوند. سپس داده‌های هویتی یا رمز ورود به سرویس‌های دیگر شما را (اگر از یک رمز عبور برای چندین حساب استفاده می‌کنید) سرقت کنند. همچنین، ممکن است چنین وب‌سایت‌هایی به شما پیامی مبنی بر نصب نرم افزارهای خاصی را بدهند که در این مواقع باید مراقب باشید و هرگز آن نرم‌افزارها را نصب نکنید. متاسفانه، این‌گونه پیام‌ها اغلب توسط نرم‌افزار آنتی ویروس نیز فیلتر نمی‌شوند؛ بنابراین، آموزش کارمندان و رعایت احتیاط از جانب آن‌ها برای حفظ امنیت سیستم شما بسیار اهمیت دارد.

دسترسی به داده‌ها را محدود کنید

دلیلی ندارد که همه کارمندان شما به همه داده‌های شرکت دسترسی داشته باشند. برای مثال، اگر وظیفه آن‌ها به‌گونه‌ای است که نیازی به دسترسی اطلاعات شرکت ندارند، شما نباید دسترسی به اطلاعات مالی شرکت را برای آن‌ها فراهم کنید.
بنابراین، دسترسی به داده‌های حساس را محدود کنید، زیرا هرچه تعداد کارمندان کمتری به داده‌های کسب و کار شما دسترسی داشته باشند، احتمال به خطر افتادن امنیت این داده‌ها کمتر است.

به روزرسانی و بک آپ (پشتیبان گیری) اطلاعات خود را فراموش نکنید

به روزرسانی‌های منظم، علاوه بر ارائه قابلیت‌های جدید در برنامه‌ها، از جهت امنیتی نیز بسیار مهم هستند. به ‌روزرسانی ای آر پی، نرم‌افزار آنتی‌ویروس و سیستم عامل مورد استفاده شما بسیار مهم است زیرا این برنامه‌ها مرتبا ارتقا می‌یابند، به طوری که این نسخه‌های پیشرفته باید به محض دسترسی نصب شوند.

با توجه به تمام موارد ذکر شده گاهی ممکن است اگر همه این راه‌حل‌های امنیتی را پیاده سازی کنید، باز هم مشکلی پیش بیاید و داده‌های شما به خطر بیفتد؛ بنابراین مهم است که داده‌های ERP را ایمن کنید و از همه داده‌های خود یک نسخه پشتیبان تهیه کنید تا در صورت وقوع هر گونه مشکل به آن‌ها دسترسی داشته باشید.