ادغام شیرپوینت و داینامیک 365

شیرپوینت یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر وب است که توسط مایکروسافت برای به اشتراک گذاری اسناد سازمانی و همکاری تیمی طراحی شده است. با ادغام داخلی آفیس 365، شیرپوینت به سرعت به یک سیستم محبوب برای مدیریت سند در سازمان‌ها تبدیل شده است. این سیستم امنیتی بسیار قوی و گزینه‌های سفارشی‌سازی فراوانی را به کاربران ارائه می‌دهد که تضمین می‌کند تنها افراد مناسب به اسناد مناسب دسترسی دارند.

همچنین، داینامیک 365 یک راه‌حل تجاری بزرگ از مایکروسافت است که محصولات فرعی زیادی دارد و بیشتر نیازهای تجاری شما را پوشش می‌دهد. به جای طراحی و تولید یک راه‌حل، مایکروسافت به مسیر هوشمندانه‌ای روی آورده است و یکپارچگی بین داینامیک 365 و شیرپوینت را ارائه داده است. این اتصال بهترین‌های هر دو سیستم را به کاربران ارائه می‌دهد و برای مدیریت اسناد سازمانی و همکاری تیمی، یک راه‌حل کامل و کارآمد ارائه می‌کند.

ترکیب داینامیک 365 و شیرپوینت به شرکت‌ها کمک می‌کند تا به صورت موثرتر و کارآمدتر با اسناد خود کار کنند و از امنیت بالایی برخوردار باشند. همچنین، کاربران می‌توانند به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را در اختیار داشته باشند و با همکاران خود به راحتی همکاری کنند و تصمیمات استراتژیک را با اطمینان بیشتری اتخاذ کنند.

مزایا و محدودیت‌های اسناد در داینامیک 365 بدون دخالت شیرپوینت

مزایای اصلی استفاده از داینامیک 365 برای ذخیره اسناد عبارتند از:

بدون نیاز به پیکربندی، تنها یادداشت‌ها را روی فرم و مدارک بچسبانید.

ساده و آسان برای استفاده. اگر می‌دانید که چگونه در داینامیک 365 پیمایش کنید، اضافه کردن پیوست‌های یادداشت‌ها به موجودیت‌ها آسان است.

و اما محدودیت‌ها:

• فایل‌ها مستقیما در پایگاه داده داینامیک 365 ذخیره می‌شوند. اگر فایل‌های زیادی دارید، فضای ذخیره‌سازی را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.
• امکان همکاری وجود ندارد.
• محدودیت اندازه در پیوست‌ها. امکان ضمیمه کردن فایل‌های بیش از 5 مگابایت وجود ندارد مگر در نسخه on-premise.
• دسترسی به کاربران غیر داینامیک وجود ندارد. امکان به اشتراک گذاری سند با مشتری یا فروشنده وجود ندارد.
• بدون قابلیت جستجو. اگر نیاز به جستجوی سند خاصی بدون دانستن نهادی که به آن پیوست شده است، داشته باشید؛ این کار تقریبا غیرممکن است.

مزایای ادغام شیرپوینت و داینامیک 365

پیوست کردن اسناد بدون شیرپوینت غیرممکن نیست، اما اگر کسب‌و‌کاری به فرایند مدیریت اسناد مناسب نیاز داشته باشد، ایده‌آل نیست. اینجاست که ادغام شیرپوینت و داینامیک 365 وارد عمل می‌شود:

هیچ تاثیری روی پایگاه داده داینامیک 365 وجود ندارد

شیرپوینت برای ذخیره اسناد طراحی شده است. پایگاه داده آن‌ها برای پشتیبانی از تعداد زیادی فایل طراحی شده است. داینامیک 365 از جداول و فیلدهای موجود بسیاری استفاده می‌کند. استفاده از شیرپوینت برای ذخیره فایل‌ها و پوشه‌های سازمان بسیار کارآمدتر و کم‌هزینه تر است.

مدل امنیتی یکپارچه

ادغام شیرپوینت به کاربران امکان می‌دهد اسناد را مستقیما از داینامیک 365 ایجاد، ویرایش و به اشتراک بگذارند. از آنجایی که رکوردها در زمینه یک مورد نمایش داده می‌شوند، کسانی که به آن مورد دسترسی دارند به اسناد دسترسی نخواهند داشت.

اشتراک‌گذاری با افراد خارج از سازمان

ممکن است به اشتراک گذاری اسناد با مشتریان، توزیع‌کنندگان، پیمانکاران یا هر فردی که کاربر فعال داینامیک 365 نیست، الزامی باشد. با مجوزهای صحیح و حقوق مجوز، اسناد شما را می‌توان از پلتفرم شیرپوینت به اشتراک‌ گذاشت و سطح دسترسی را کنترل کرد.

همگام‌سازی اسناد و همکاری تیمی

با قابلیت ورود و خروج اسناد، شیرپوینت به چندین کاربر اجازه می‌دهد اسناد خاصی را بدون بازنویسی تغییرات دیگران ویرایش و به روز کنند.

پیوست‌های سایز بزرگ

برخلاف محدودیت 5 مگابایتی در داینامیک 365، شیرپوینت حداکثر 50 مگابایت محدودیت دارد. شاید زیاد به نظر نرسد، اما بیایید صادق باشیم. اگر سندی بیش از 50 مگابایت حجم داشته باشد، امکان خواندن آن سند بسیار کم خواهد بود.

تاریخچه سند

شیرپوینت قابلیت تاریخچه نسخه سند را خارج از محدوده سازمانی فراهم می‌کند. به راحتی می‌توان فهمید که یک سند چه زمانی ایجاد شده است، چه زمانی ویرایش شده، چه کسی آن را ویرایش کرده و چه مواردی ویرایش شده اند.

ادغام OneNote

یادداشت‌ها یا Notes در داینامیک 365 بسیار عالی هستند، اما تنها عملکردهای اولیه را ارائه می‌کنند. اگر می‌خواهید OneNote مایکروسافت را با داینامیک 365 سازمانی خود ادغام کنید، ابتدا باید ادغام شیرپوینت را فعال کنید.

Office Delve

Delve ابزاری است که توسط مایکروسافت اعلام شده است تا به شما کمک کند اسنادی که به دنبال آن هستید را هوشمندانه کشف کنید. از هوش مصنوعی با تمام جلسات، ایمیلها، تقویم و غیره استفاده می‌کند و کمک میکند محتوایی را که روی آن کار می‌کنید، قبل از جستجو پیدا کنید.

نتیجه

مایکروسافت یک نیروی تکنولوژی برتر در دنیای تجارت امروزی است. سال‌ها در بازار به مطالعه الزامات کسب‌و‌کار و توسعه راه‌حل‌هایی برای پوشش همه نیازهای تجاری پرداخته است. در چندین سال گذشته، ما شاهد یک حرکت عظیم به سمت فضای ابری از سوی تمام بازیگران اصلی فناوری هستیم. انجام این کار آسان نیست، زیرا بسیاری از کسب‌و‌کارها سال ها صرف ساخت زیرساخت‌های فناوری اطلاعات خود کرده‌اند و رها کردن آن بسیار سخت است. از سوی دیگر، داشتن همه منابع در فضای ابری، تسهیل ادغام میان خدمات برای شرکت‌های بزرگ را آسان‌تر می‌کند. یکپارچه‌سازی شیرپوینت یکی از ادغام‌های درخواستی برای هر شرکتی است که از داینامیک 365 استفاد می‌کند. اسناد بخش بزرگی از هر کسب‌و‌کار را تشکیل می‌دهند، بنابراین داشتن یکپارچگی روان میان داینامیک 365 و شیرپوینت برای مدیریت اسناد در سطح بالا و بهره‌وری بالاتر بسیار مهم است.

یکی از خدمات شرکت تکران ارائه راهکارهای سازمانی اختصاصی براساس نیاز سازمان شما است. برای کسب اطلاعات بیشتر به لینک زیر مراجعه نمایید:

راهکارهای سازمانی سفارشی