آیا شیرپوینت قابلیت‌های بی حد‌و‌مرزی دارد؟

راه‌حل‌های مبتنی بر شیرپوینت، نیازهای مدیریت محتوا، ارتباطات و همکاری بسیاری از سازمان‌ها را به خوبی رفع کرده است. اما علیرغم قابلیت شخصی‌سازی بسیار غنی شیرپوینت، نمی‌تواند در تمامی موارد بهترین پلتفرم باشد. در برخی موارد، حتی با سفارشی‌سازی‌های گسترده، استفاده از شیرپوینت غیر قابل کارکرد باقی می‌ماند و باید به راه‌حل‌های متناسب با نیازهای تخصصی روی آورد. بنابراین، برای طراحی اپلیکیشن‌های تجاری، نیاز به بررسی دقیق نیازهای خاص سازمان و مطالعه‌ی دقیق قابلیت‌ها و محدودیت‌های شیرپوینت و رقابت با راه حل‌های دیگر وجود دارد.

موارد استفاده از شیرپوینت

عملکرد خارج از حد پلتفرم به ندرت می‌تواند برای ایجاد راه‌حل‌های کارآمد مورد استفاده قرار گیرد. برای پاسخگویی به اکثر نیازهای تجاری، شیرپوینت به پیکربندی یا سفارشی‌سازی ویژه‌، اما نه خیلی زیاد نیاز دارد. از جمله این موارد:

سیستم مدیریت اسناد DMS

شیرپوینت به سازمان‌ها امکان ایجاد سریع و راحت، ذخیره‌سازی ایمن و جستجوی سریع و بازیابی انواع اسناد از جمله مدل‌های سه‌بعدی و پرونده‌هایی با پسوندهای نادر (مانند ods، xlsb، odt و غیره) را تأمین می‌کند. ویژگی‌هایی نظیر جستجوی شرکت، همکاری در زمان واقعی و گردش کار خودکار، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بهره‌وری خود را افزایش دهند. ادغام با نرم‌افزار OCR و امضای الکترونیکی، به سیستم امکان می‌دهد تا از اتوماسیون کامل چرخه عمر اسناد (از اسکن تا امضا و بایگانی) مطمئن شود. همچنین، شیرپوینت قادر است با سیستم‌های سازمانی دیگر مانند CRM و ERP به صورت انتخابی ادغام شود تا به یک سازمان در حفظ تداوم تجاری آن کمک کند و از تکثیر اسناد در محیط دیجیتالی جلوگیری کند.

اینترانت

شیرپوینت برای ایجاد راه‌حل‌های همکاری جذاب، آسان برای استفاده و موثر برای ارتباط با ابزارهای ارتباطی و بهره‌وری، پروفایل‌های کاربران، اخبار و ویژگی‌های دیگر مناسب است. این پلتفرم از طریق سایت‌های تیمی، فضاهای همکاری جداگانه‌ای را برای واحدهای سازمانی فراهم می‌کند. در این فضاها، تیم‌های سازمان می‌توانند بر روی پروژه‌های خود کار کنند، آن‌ها را به اشتراک بگذارند، جلسات خود را برنامه‌ریزی کنند و بسیاری موارد دیگر. شیرپوینت آنلاین با ادغام با برنامه‌های آفیس ۳۶۵ مانند Yammer و Teams، عملکرد اینترانت را بهبود می‌بخشد. همچنین، شیرپوینت چندین قابلیت اجتماعی برای اینترانت‌ها مانند اجزای بازی‌محور، انجمن‌ها و گالری‌های رسانه‌ای فراهم کرده است، که به افزایش تعامل و انگیزه کارکنان کمک می‌کند.

سیستم‌های مدیریت دانش KMS

شیرپوینت می‌تواند برای ایجاد یک پایگاه دانش ساده مبتنی بر ویکی، یا یک راه‌حل قوی برای مدیریت دانش با ساختاری کاملاً مشخص استفاده شود که مجموعه‌ای از سایت‌ها و زیرمجموعه‌ها را به یک منطقه دانشی خاص اختصاص می‌دهد. با استفاده از این پلتفرم، کاربران می‌توانند به راحتی محتوای خود را جستجو کرده و به دانش مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند. شیرپوینت امکان جستجوی پیشرفته را با قابلیت جستجو در محتوا با نام فایل، کلمات کلیدی و فراداده به کاربران ارائه می‌دهد. با اضافه شدن هوش مصنوعی به شیرپوینت، این پلتفرم قادر است متن را از تصاویر و پرونده‌های ویدیویی استخراج کند و آن‌ها را جستجو کند. در KMS مبتنی بر شیرپوینت، کاربران نه تنها می‌توانند محتوای مختلفی را مشاهده کنند، بلکه می‌توانند در مورد گروه‌های بحث و گفتگو، انجمن‌ها و غیره بحث و گفتگو کنند.

مدیریت یادگیری

شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم مناسب برای ساخت، ذخیره و ارائه محتوای آموزشی، از جمله تصاویر و فیلم‌ها استفاده می‌شود. این پلتفرم برای ارزیابی دانش، از روش‌هایی مانند آزمون و نظرسنجی استفاده می‌کند که به دریافت بازخورد کمک می‌کنند. شیرپوینت به عنوان یک بستر آموزشی محبوب شناخته می‌شود، زیرا افراد می‌توانند محتوای آموزشی خود را از دستگاه‌های تلفن همراه خود نیز مشاهده کنند.

مدیریت منابع انسانی

شیرپوینت به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندها و رویه‌های منابع انسانی از جمله استخدام، جابه‌جایی، ثبت‌نام آموزش حرفه‌ای، معرفی سیاست‌های سازمان و غیره را به صورت خودکار انجام دهند. شیرپوینت فعالیت‌های مختلف اداری یک تیم منابع انسانی مانند برنامه‌ریزی، تصویب قراردادها، مدیریت حقوق و دستمزد و غیره را تسهیل می‌کند.

بیشترین موارد استفاده از شیرپوینت

برای ایجاد راه‌حل‌های قوی شیرپوینت برای موارد زیر، به سفارشی‌سازی‌ها و ادغام‌های گسترده‌ای نیاز است.

مدیریت پروژه: در مورد مدیریت پروژه، شیرپوینت رقبای بسیار زیادی دارد. اما با این سیستم عامل می‌توانید از مجموعه آفیس 365 نیز استفاده کنید که ابزارهای ویژه مدیریت پروژه مانند Project online ,Planner ,To-Do را به شما ارائه می‌کند. شیرپوینت نیز چندین ویژگی مرتبط را ارائه می‌دهد:

• لیست وظایف شیرپوینت: این ابزار امکان ایجاد وظایف و نمایش آن‌ها را در جدول زمانی پروژه فراهم می‌کند. همچنین این امکان را برای کاربران فراهم می‌کند تا وظایف خود را مدیریت کنند و آن‌ها را در نماهای مختلف مانند نمودار گانت ارائه دهند. سفارشی‌سازی‌ امکان جمع کردن چندین جدول زمانی را فراهم می‌کند و فرایند گزارش گیری را فعال می‌کند، که یکی از بزرگترین ویژگی‌ها برای پروژه‌های سازمانی بزرگ است.
• سایت پروژه شیرپوینت: یک سایت پروژه شیرپوینت به کاربران امکان برقراری ارتباط، همکاری در مورد اسناد، ارسال اخبار و موارد دیگر را می‌دهد. این برنامه همچنین تقویت‌های تیمی، مخزن مستندات پروژه و قطعات وب را برای ردیابی وظایف فراهم می‌کند.

Ticketing یا برچسب زدن

شیرپوینت با انجام کمی سفارشی سازی، قابلیت‌هایی مانند ایجاد فرم‌های درخواست، پیوست فایل‌ها و امضاها به یک برچسب، برچسب زدن کارکنان، اولویت بندی برچسب‌ها و سایر ویژگی‌های پیشرفته برچسب‌زنی را فراهم می‌کند. امکانات شخصی سازی عمیق، شامل ادغام، گروه‌بندی، تعیین تکلیف و انتقال برچسب، ایجاد خودکار اعلان در مورد برچسب‌های جدید، تغییر درآن‌ها، نقص‌های SLA و دیگر امور مرتبط است. این قابلیت‌های پیشرفته برچسب‌زنی، بیشتر در صنایعی مانند مراقبت‌های بهداشتی و مالی که امنیت داده‌ها در اولویت قرار دارد، استفاده می‌شود.

موارد کم استفاده از شیرپوینت

این گروه از موارد برای پلتفرم بسیار پیچیده و بدون سفارشی‌سازی گسترده هستند، و راه‌حل‌های تخصصی هنوز هم در این شرایط بسیار خوب عمل می‌کنند.

مدیریت محتوای وب

به دلیل پیچیدگی بسیار پلتفرم و نیاز به سفارشی‌سازی گسترده، برخی موارد استفاده از شیرپوینت کمتر مرسوم است. به عنوان مثال، رابط کاربری شیرپوینت برای ایجاد وب‌سایت‌های عمومی مناسب نیست و به توسعه زیادی نیاز دارد

سیستم‌های سازمانی

شیرپوینت برای ایجاد سیستم‌های سازمانی مانند CRM یا ERP، قابلیت‌های لازم را فراهم نمی‌کند و به سفارشی‌سازی پیچیده نیاز دارد. در مقابل، راه‌حل‌های تخصصی دیگری وجود دارند که بسیار ارزان‌تر و پیاده‌سازی آن‌ها آسان‌تر است.