آیا شیرپوینت قابلیت‌های بی حد‌و‌مرزی دارد؟

راه‌حل‌های مبتنی بر شیرپوینت، نیازهای بسیاری از سازمان‌ها را در زمینه مدیریت محتوا، ارتباطات و همکاری به خوبی رفع کرده است. این قابلیت‌های شیرپوینت باعث شده است که بسیاری از کاربران اغلب فکر کنند شیرپوینت دارای قابلیت‌های بی حد و اندازه‌ای است. اما اگرچه این پلتفرم بسیار انعطاف‌پذیر است و از قابلیت شخصی‌سازی بسیار غنی برخوردار است، اما نمی‌تواند در تمامی موارد شماره یک باشد. در موارد دیگر، استفاده از شیرپوینت حتی پس از سفارشی‌سازی‌های گسترده غیر قابل کارکرد باقی می‌ماند، زیرا این پلتفرم به‌راحتی با راه‌حل‌های تخصصی قابل رقابت است. در ادامه، ما سعی کرده‌ایم تا اپلیکیشن‌های تجاری را از نظر مناسب بودن شیرپوینت برای ساخت و طراحی آن‌ها تجزیه و تحلیل کنیم.

موارد استفاده از شیرپوینت

عملکرد خارج از حد پلتفرم به ندرت می‌تواند برای ایجاد راه‌حل‌های کارآمد مورد استفاده قرار گیرد. برای پاسخگویی به اکثر نیازهای تجاری، شیرپوینت به پیکربندی یا سفارشی‌سازی ویژه‌، اما نه خیلی زیاد نیاز دارد. از جمله این موارد:

سیستم مدیریت اسناد DMS

این پلتفرم، ایجاد سریع و راحت، ذخیره‌سازی ایمن، جستجوی سریع و بازیابی انواع اسناد، از جمله مدل‌های سه‌بعدی و پرونده‌هایی با پسوندهای نادر (مانند ods, xlsb, odt و غیره) را تضمین می‌کند. ویژگی‌هایی مانند جستجوی شرکت، همکاری در زمان واقعی و گردش کار خودکار، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بهره‌وری را افزایش دهند. ادغام با نرم‌افزار OCR و امضای الکترونیکی، به سیستم عامل امکان می‌دهند تا از اتوماسیون کامل چرخه عمر (از اسکن سند تا امضا و بایگانی آن) مطمئن شود. شیرپوینت می‌تواند با سیستم‌های سازمانی دیگر مانند CRM و ERP به صورت انتخابی ادغام شود تا به یک سازمان در حفظ تداوم تجاری آن کمک کند و از تکثیر اسناد در محیط دیجیتالی جلوگیری کند.

اینترانت

این پلتفرم مناسب برای ایجاد راه‌حل‌های همکاری جذاب، آسان برای استفاده و موثر برای ارتباط با ابزارهای ارتباطی و بهره‌وری، پروفایل‌های کاربران، اخبار و سایر ویژگی‌های دیگر است. از طریق سایت‌های تیمی، شیرپوینت فضاهای همکاری جداگانه‌ای را برای واحدهای سازمانی در نظر می‌گیرد. در این فضاها، تیم‌های سازمان می‌توانند بر روی پروژه‌های خود کار کنند، آن‌ها را به اشتراک بگذارند، جلسات خود را برنامه‌ریزی کنند، به بحث بپردازند و بسیاری موارد دیگر. عملکرد اینترانت شیرپوینت آنلاین به دلیل ادغام با برنامه‌های آفیس 365 مانند Yammer و Teams بسیار قابل افزایش است. شیرپوینت همچنین چندین قابلیت اجتماعی برای اینترانت‌ها مانند اجزای Gamification (بازی محور)، انجمن‌ها و گالری‌های رسانه‌ای فراهم کرده است، که به افزایش تعامل و انگیزه کارکنان کمک می‌کند.

سیستم‌های مدیریت دانش KMS

از شیرپوینت می‌توان برای ایجاد یک پایگاه دانش ساده مبتنی بر ویکی، یا یک راه‌حل قوی برای مدیریت دانش با ساختاری کاملا مشخص استفاده کرد که چندین سایت و زیرمجموعه، به یک منطقه دانشی خاص اختصاص یافته اند. این پلتفرم قابلیت جستجوی پیشرفته را به کاربران ارائه می‌دهد که آن‌ها به راحتی محتوای خاص خود را برای حل یک مشکل خاص پیدا کنند. شیرپوینت امکان جستجو در محتوا با نام یک فایل، کلمات کلیدی، فراداده را به کاربران ارائه می‌کند. هنگامی که شیرپوینت با هوش مصنوعی غنی می‌شود، این پلتفرم می‌تواند متن را از تصاویر و پرونده‌های ویدیویی استخراج کند، که باعث قابل جستجو شدن آن‌ها می‌شود. در KMS مبتنی بر شیرپوینت، کاربران نه تنها می‌توانند مطالب را از طریق وبلاگ‌ها، کاتالوگ‌ها و کتابچه‌های راهنما مشاهده کنند، بلکه می‌توانند گفتگوهایی را در مورد گروه‌های بحث و گفتگو، انجمن‌ها و غیره آغاز کنند.

مدیریت یادگیری

شیرپوینت برای ایجاد، ذخیره و ارائه محتوای یادگیری، از جمله تصاویر و فیلم‌ها بسیار مناسب است. شیرپوینت سازوکارهایی برای ارزیابی دانش، مانند آزمون‌ها و همچنین نظرسنجی‌هایی که به دریافت بازخورد کمک می‌کنند، ارائه می‌دهد. شیرپوینت یک بستر بسیار محبوب برای آموزش است، زیرا افراد می‌توانند محتوای یادگیری خود را از دستگاه‌های تلفن همراه خود نیز مشاهده کنند.

مدیریت منابع انسانی

شیرپوینت به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندها و رویه‌های منابع انسانی از جمله استخدام، جابه‌جایی، ثبت‌نام آموزش حرفه‌ای، معرفی سیاست‌های سازمان و غیره را به صورت خودکار انجام دهند. شیرپوینت فعالیت‌های مختلف اداری یک تیم منابع انسانی مانند برنامه‌ریزی، تصویب قراردادها، مدیریت حقوق و دستمزد و غیره را تسهیل می‌کند.

بیشترین موارد استفاده از شیرپوینت

برای ایجاد راه‌حل‌های قوی شیرپوینت برای موارد زیر، به سفارشی‌سازی‌ها و ادغام‌های گسترده‌ای نیاز است.

مدیریت پروژه: در مورد مدیریت پروژه، شیرپوینت رقبای بسیار زیادی دارد. اما با این سیستم عامل می‌توانید از مجموعه آفیس 365 نیز استفاده کنید که ابزارهای ویژه مدیریت پروژه مانند Project online ,Planner ,To-Do را به شما ارائه می‌کند. شیرپوینت نیز چندین ویژگی مرتبط را ارائه می‌دهد:

• لیست وظایف شیرپوینت: این ابزار امکان ایجاد وظایف و نمایش آن‌ها را در جدول زمانی پروژه فراهم می‌کند. همچنین این امکان را برای کاربران فراهم می‌کند تا وظایف خود را مدیریت کنند و آن‌ها را در نماهای مختلف مانند نمودار گانت ارائه دهند. سفارشی‌سازی‌ امکان جمع کردن چندین جدول زمانی را فراهم می‌کند و فرایند گزارش گیری را فعال می‌کند، که یکی از بزرگترین ویژگی‌ها برای پروژه‌های سازمانی بزرگ است.
• سایت پروژه شیرپوینت: یک سایت پروژه شیرپوینت به کاربران امکان برقراری ارتباط، همکاری در مورد اسناد، ارسال اخبار و موارد دیگر را می‌دهد. این برنامه همچنین تقویت‌های تیمی، مخزن مستندات پروژه و قطعات وب را برای ردیابی وظایف فراهم می‌کند.

Ticketing یا برچسب زدن

شیرپوینت با کمی سفارشی سازی، ایجاد فرم‌های درخواست، پیوست فایل‌ها و امضاها به یک برچسب، برچسب زدن کارکنان، اولویت بندی برچسب‌ها و موارد دیگر را امکان‌پذیر می‌کند. چنین عملکردی برای تهیه برچسب اولیه کافی است. با شخصی سازی عمیق، این پلتفرم می‌تواند کارکنان را قادر به ادغام، گروه‌بندی، تعیین تکلیف و انتقال برچسب، ایجاد خودکار اعلان در مورد برچسب‌های جدید، تغییر درآن‌ها، نقص‌های SLA و موارد دیگر کند. صنایع نظارتی مانند مراقبت‌های بهداشتی و مالی که امنیت داده‌ها را در اولویت قرار می‌دهند، معمولا چنین ویژگی‌های پیشرفته برچسب‌زنی را برای خود انتخاب می‌کنند.

موارد کم استفاده از شیرپوینت

این گروه از موارد برای پلتفرم بسیار پیچیده و بدون سفارشی‌سازی گسترده هستند، و راه‌حل‌های تخصصی هنوز هم در این شرایط بسیار خوب عمل می‌کنند.

مدیریت محتوای وب

رابط کاربری شیرپوینت برای ایجاد وب‌سایت‌های عمومی مناسب نیست. این رابط کاربری، کاربر پسند نیست و به توسعه زیادی نیاز دارد. اگرچه نمونه‌های موفقی از وب سایت‌های شیرپوینت محور وجود دارد، اما آن‌ها معمولا متعلق به شرکت‌های بزرگ با بودجه‌های کلان و برای استفاده داخلی گسترده از سیستم‌عامل هستند. این مورد استفاده خیلی محبوب نیست، بطوریکه مایکروسافت حتی پشتیبانی از وب‌سایت‌های شیرپوینت را در فضای ابری متوقف کرده است.

سیستم‌های سازمانی

شیرپوینت برای ایجاد یک سیستم سازمانی موفق مانند CRM یا ERP فاقد قابلیت‌های مربوط است. شیرپوینت در مقایسه با داینامیک 365 که برای نرم‌افزار CRM و همچنین ERP بسیار مهم است، نمی‌تواند بین داده‌های مختلف رابطه‌ای ایجاد کند. برای انطباق با الزامات سیستم‌های سازمانی، راه‌حل‌های مبتنی بر شیرپوینت نیاز به سفارشی‌سازی پیچیده، طولانی و پرهزینه دارند. بسیاری از راه‌حل‌های تخصصی مبتنی بر ابر وجود دارد که بسیار ارزان هستند و حتی پیاده‌سازی آن‌ها آسان‌تر است. راه‌حل‌های کاملا سفارشی شیرپوینت، به تنظیم و پشتیبانی مداوم پس از استقرار نیاز دارند که این امر باعث هزینه‌های اضافی می‌شود.