ویژگی های مایکروسافت شیرپوینت

شرکت مایکروسافت اعلام کرده است که تقریبا 85 درصد از 500 شرکت برتر Fortune از شیرپوینت استفاده می‌کنند. این نشان می‌دهد که شیرپوینت به یکی از محبوب‌ترین راه‌حل‌های شرکت مایکروسافت تبدیل شده است. با بیش از 10 میلیون سایت، 190 میلیون کاربر و حدود 250 هزار سازمان، شیرپوینت یک پلتفرم است که به فعالیت‌های مختلف سازمانی، به‌ویژه مدیریت محتوا و همکاری، کمک می‌کند. با ادغام آسان با مایکروسافت آفیس، شیرپوینت یک پلتفرم مشترک مبتنی بر وب است. در ابتدا، شیرپوینت به عنوان یک سیستم مدیریت و ذخیره‌سازی اسناد در سازمان‌ها مورد استفاده قرار گرفت، اما به دلیل انعطاف بالا و دامنه کاربری گسترده آن، اکنون در بسیاری از سازمان‌ها و برای کاربردهای مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد. هرچند تعریف دقیق شیرپوینت کار سختی است و می‌توان از مفاهیم و تعریف‌های متفاوتی استفاده کرد، اما به‌طور کلی می‌توان گفت که شیرپوینت یک پلتفرم مشترک وبی است که سازمان‌ها را در فعالیت‌های مختلفی کمک می‌کند.
شیرپوینت را می‌توان به دو گروه تقسیم کرد:

شیرپوینت آنلاین

شیرپوینت آنلاین برای کاربرانی مناسب است که نمی‌خواهند شیرپوینت سرور را در محل کار خود نصب و استقرار دهند و یک سرویس مبتنی بر ابر را ترجیح می‌دهند. کاربران با عضویت در یک طرح آفیس 365 یا سرویس مستقل شیرپوینت آنلاین، می‌توانند از شیرپوینت آنلاین استفاده کنند.

شیرپوینت سرور

سازمان‌ها می‌توانند به راحتی شیرپوینت سرور را مدیریت و مستقر کنند. در اینجا به برخی از ویژگی‌های اصلی شیرپوینت سرور اشاره می‌شود:

• پورتال اینترانت
• شبکه‌های اجتماعی
• مدیریت اسناد و پرونده
• وب‌سایت‌ها
• اکسترانت یا خارج شبکه
• افزایش راه‌حل‌های هوش تجاری
• قابلیت جستجوی پیشرفته

چگونه شیرپوینت به عنوان یک منبع همکاری برتر تجاری مشهور شده است؟

شیرپوینت به دلیل قابلیت های بی شماری که برای متخصصان فناوری اطلاعات، کاربران نهایی و مدیران فراهم کرده است، به عنوان یکی از منابع همکاری برتر تجاری مشهور شده است. پیش از معرفی شیرپوینت در سال 2007، بسیاری از شرکت ها با مشکلات مدیریت همکاری های خود روبه‌رو بودند.

آخرین نسخه شیرپوینت در حال حاضر شیرپوینت 2021 (SharePoint 2021) است. این نسخه در ماه آوریل 2021 منتشر شد و شامل به‌روزرسانی‌های بسیاری در زمینه بهبود عملکرد، امنیت، قابلیت استفاده و افزایش تجربه کاربری است. همچنین، این نسخه شامل ابزارهای جدیدی برای مدیریت محتوا، همکاری و ارتباطات سازمانی است. با این حال، باید توجه داشت که مایکروسافت همچنان به به‌روزرسانی‌های مداوم برای شیرپوینت ادامه می‌دهد و در آینده نسخه‌های جدیدتری نیز عرضه خواهد کرد.

مزایای مایکروسافت شیرپوینت

شیرپوینت به دلیل ویژگی‌های منحصربه‌فرد و شهرت بسیاری که دارد، به یک راه‌حل محبوب برای ساخت اینترانت‌های سازمانی و سایت‌های همکاری تبدیل شده است.

افزایش امنیت

یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های شیرپوینت، افزایش امنیت است. امروزه، امنیت برای تمامی کسب‌و‌کارها بسیار ارزشمند و حیاتی است. با توجه به افزایش حملات سایبری، هک سیستم‌ها و طرح‌های کلاهبرداری، داشتن امنیت قوی برای اطلاعات شما امری حیاتی و مهم است. استفاده از شیرپوینت می‌تواند در جلوگیری از برخی موارد امنیتی کمک کند و با امنیت قوی، تیم سازمانی شما می‌توانند به راحتی اطلاعات حیاتی را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

ارائه یک تجربه کاربری ساده، سازگار و آشنا

شیرپوینت با ارائه تجربه کاربری ساده، سازگار و آشنا، با برنامه‌های دسکتاپ مشتریان، ایمیل و مرورگرهای وب ادغام می‌شود و می‌تواند خدمات و محصولات شما را به راحتی تسهیل کند. این پلتفرم، مدیریت داده و همکاری را به سهولت فراهم می‌کند و نیازی به دانش عمیق کدگذاری ندارد. بنابراین، ابزارها و راه‌حل‌های تجاری را می‌توان به سادگی بدون نیاز به مشارکت توسعه‌دهنده‌های حرفه‌ای، توسعه داد.

ساده‌سازی فعالیت‌های منظم کسب‌و‌کار

استفاده از شیرپوینت به کسب‌و‌کارها در ساده‌سازی فعالیت‌های منظمشان مانند پیگیری موضوع، جمع‌آوری امضا و بررسی و تایید سند، کمک می‌کند. این فعالیت‌ها بدون نیاز به کدگذاری کامل انجام می‌شوند و تجربه ساده و سازگاری را به کاربران ارائه می‌دهند.

برآورده کردن نیازهای نظارتی

شیرپوینت به کاربران این امکان را می‌دهد که با تعیین تنظیمات امنیتی، سیاست‌های ذخیره‌سازی و حسابرسی، به دنبال مطابقت با مقررات باشند و از کنترل دقیق بر اطلاعات حساس کسب‌و‌کار خود اطمینان حاصل کنند. همچنین، خطر ایجاد دعوی قضایی نیز کاهش می‌یابد.

قابلیت تنظیم بالا

شیرپوینت یک پلتفرم است که با قابلیت تنظیم بالا، هرکاری را که کسب‌و‌کار شما نیاز دارد، انجام می‌دهد. همچنین، تولیدکنندگان محتوا و کاربران تجاری می‌توانند محتوای خود را برای استقرار برنامه‌ریزی شده و تایید به سایت‌های اینترنتی یا اینترانت ارسال کنند. مدیریت محتوای چند زبانه نیز با استفاده از الگوهای جدید کتابخانه اسناد، به سادگی انجام می‌شود.

تبادل اطلاعات آسان تر با شیرپوینت

جستجوی سازمانی یا “Enterprise Search”، داده‌های تجاری را به همراه اطلاعات مربوط به اسناد، صفحات وب و افراد، جمع‌آوری و ارائه می‌کند. این روش با استفاده از ویژگی‌هایی مانند جمع‌آوری تکراری، تصحیح املایی و هشدارها به منظور بهبود ارتباط نتایج، به راحتی نیاز افراد را شناسایی می‌کند.

با شیرپوینت، تبادل اطلاعات بسیار ساده است و کاربران می‌توانند با همکاری بهتر، به راحتی اطلاعات را به اشتراک بگذارند. هشدارها و ویژگی‌های دیگر، به کاربران کمک می‌کنند تا بدون تاخیرهای پرهزینه، به اطلاعات مدنظر خود دسترسی پیدا کنند.

تسریع فرآیندهای تجاری مشترک

برای جمع‌آوری اطلاعات مهم تجاری از مشتریان، شرکا و تامین‌کنندگان، نیازی به رمزگذاری‌های پیچیده نیست. با استفاده از یک مرورگر وب و راه‌حل هوشمند الکترونیکی، می‌توانید به سادگی اطلاعات را جمع‌آوری کنید. همچنین، با اعتبارسنجی داده‌های داخلی، می‌توانید از افزونگی و خطاهایی که در نتیجه ورود مجدد داده‌ها به وجود می‌آیند، جلوگیری کنید و داده‌های دقیق و سازگاری را جمع‌آوری کنید.

اشتراک‌گذاری بدون افشای اطلاعات حساس

شیرپوینت از طریق سرویس‌های اکسل به کارکنان امکان دسترسی به صفحات گسترده تعاملی و واقعی مایکروسافت اکسل را از یک مرورگر وب می‌دهد.

توانمندسازی کارکنان برای اتخاذ تصمیمات بهتر

شیرپوینت با قابلیت‌های هوش تجاری یکپارچه مانند داشبورد، کارت امتیاز متوازن، اجزای وب (Web parts)، شاخص‌های کلیدی عملکرد و فناوری‌های اتصال داده‌های تجاری، به راحتی درگاه‌های تعاملی هوش تجاری ایجاد می‌کند که کار مونتاژ و نمایش اطلاعات تجاری مهم از منابع مختلف را تسهیل می‌کند و به کارکنان کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بگیرند.

ارائه یک پلتفرم مجتمع و واحد

شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم مجتمع و واحد، با استفاده از سرویس‌های وب و استانداردهای قابلیت همکاری مانند XML و پروتکل دسترسی ساده به اشیا SOAP، بر پایه معماری باز و قابل توسعه طراحی شده است. همچنین، با داشتن رابط‌های برنامه‌نویسی کاربردی غنی و باز APIs و کنترل‌کننده‌های رویدادی برای اسناد و لیست‌های سازمانی، شیرپوینت امکان ایجاد ارتباطات بین سیستم‌ها و برنامه‌های مختلف را به کاربران خود می‌دهد.