ویژگی های مایکروسافت شیرپوینت

به تازگی یک نظرسنجی از شرکت مایکروسافت اعلام کرده است که تقریبا 85 درصد از 500 شرکت برتر Fortune، از شیرپوینت استفاده می‌کنند. اما این تمام ماجرا نیست. با وجود بیش از 10 میلیون سایت، 190 میلیون کاربر و حدود 250 هزار سازمان، مایکروسافت شیرپوینت به یکی از محبوب‌ترین راه‌حل‌های شرکت مایکروسافت تبدیل شده است.

تعریف دقیق شیرپوینت کار بسیار سختی است، زیرا می‌توان از مفهوم شیرپوینت به روش‌های مختلف، تعریف‌های مختلفی را ارائه کرد. اما به‌صورت کلی، شیرپوینت یک پلتفرم است که به‌ بسیاری از فعالیت‌های مختلف سازمانی، مخصوصا مدیریت محتوا و همکاری قدرت می‌بخشد. به‌عبارت دیگر، شیرپوینت یک پلتفرم مشترک مبتنی بر وب است که با مایکروسافت آفیس به راحتی ادغام می‌شود. شیرپوینت در ابتدا به عنوان یک سیستم مدیریت و ذخیره‌سازی اسناد در سازمان‌ها مورد استفاده قرار گرفت، اما به دلیل انعطاف بالا و دامنه کاربری گسترده آن، اکنون در بسیاری از سازمان‌ها و برای کاربردهای مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد. شیرپوینت را می‌توان به دو گروه تقسیم کرد:

شیرپوینت آنلاین

شیرپوینت آنلاین برای کاربرانی مناسب است که نمی‌خواهند شیرپوینت سرور را در محل کار خود نصب و استقرار دهند و یک سرویس مبتنی بر ابر را ترجیح می‌دهند. کاربران با عضویت در یک طرح آفیس 365 یا سرویس مستقل شیرپوینت آنلاین، می‌توانند از شیرپوینت آنلاین استفاده کنند.

شیرپوینت سرور

سازمان‌ها می‌توانند به راحتی شیرپوینت سرور را مدیریت و مستقر کنند. در اینجا به برخی از ویژگی‌های اصلی شیرپوینت سرور اشاره می‌شود:

• پورتال اینترانت
• شبکه‌های اجتماعی
• مدیریت اسناد و پرونده
• وب‌سایت‌ها
• اکسترانت یا خارج شبکه
• افزایش راه‌حل‌های هوش تجاری
• قابلیت جستجوی پیشرفته

چگونه شیرپوینت به عنوان یک منبع همکاری برتر تجاری مشهور شده است؟

تا قبل از سال 2007 که شیرپوینت منتشر شد، بسیاری از مشاغل در مدیریت همکاری‌های خود با مشکلاتی مواجه بودند. علاوه‌بر‌این، مایکروسافت در ماه می سال 2016، نسخه‌های نهایی محصولات شیرپوینت سرور و آفیس آنلاین سرور خود را منتشر کرد، که به نوبه‌ی خود یک پیشرفت بسیار بزرگ در زمینه راه‌حل‌های سازمانی ارائه شده توسط شرکت مایکروسافت بود. دلیل این پیشرفته بزرگ این بود که شیرپوینت شامل قابلیت‌های جدید بی‌شماری برای متخصصان فناوری اطلاعات، کاربران نهایی و همچنین مدیران است. بسیاری از کاربران قبلا اظهار داشتند که شیرپوینت سرور 2016 قابل‌اطمینان‌ترین، ایمن‌ترین، مقیاس‌پذیرترین و بهترین عملکرد برای سرور شیرپوینت است. شیرپوینت همچنین شامل مواردی مانند شیرپوینت طراح، شیرپوینت آنلاین، بنیاد شیرپوینت، فضای کاربری شیرپوینت و سرور شیرپوینت است، که این موارد شیرپوینت سرور 2016 را بسیار منحصر بفرد ساخته اند.

مزایای مایکروسافت شیرپوینت

شیرپوینت علاوه بر شهرت بسیار زیاد خود، ویژگی‌های منحصربفردی را نیز شامل می‌شود. مطمئنا یک دلیل وجود دارد که این امر به یک راه‌حل بسیار محبوب برای ایجاد اینترانت‌های سازمانی و سایت‌های همکاری تبدیل شده است.

افزایش امنیت

برای تمام کسب‌و‌کارهای امروزی، امنیت بسیار ارزشمند و مهم است. دلیل مهم بودن امنیت، افزایش حملات سایبری، هک کردن سیستم و حتی طرح‌های کلاهبرداری است که می‌توانند به اطلاعات حساس مشتریان یا نام تجاری شما ضربه وارد کنند. تردیدی نیست که امنیت ضعیف ارتباطات نه تنها می‌تواند اعتبار شرکت شما را به خطر بیندازد، بلکه باعث می‌شود اطلاعات شما نیز از بین بروند، شرکت در معرض نقص عمده قرار گیرد و همچنین بسیاری از داده‌های مهم از دست بروند. از این رو، استفاده از شیرپوینت در عمل می‌تواند از برخی موارد امنیتی این‌چنینی جلوگیری کند. بدون افشای اطلاعات حساس و مهم، تیم سازمانی شما می‌توانند اطلاعات حیاتی را از طریق شیرپوینت با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

ارائه یک تجربه کاربری ساده، سازگار و آشنا

برای ارائه یک تجربه کاربری ثابت که نحوه تعامل افراد با محتوا، پردازش‌ها و داده‌های تجاری را توضیح می‌دهد، شیرپوینت کاملا با برنامه‌های دسکتاپ مشتریان، ایمیل و مرورگرهای وب ادغام می‌شود. می‌توان گفت که این عملکرد قوی و یکپارچه‌سازی فشرده به ما کمک می‌کند تا خودمان خدمات را به کار بگیریم و ارائه محصولات را تسهیل کنیم. علاوه‌براین، می‌توان ابزارها و راه‌حل‌های تجاری را حتی بدون نیاز به مشارکت یک توسعه‌دهنده حرفه‌ای توسعه داد. این پلتفرم، مدیریت داده و همکاری، سهولت استفاده بهینه را فراهم می‌کند و می‌توان آن را مدیریت کرد و به دانش عمیق کدگذاری نیازی ندارد.

ساده‌سازی فعالیت‌های منظم کسب‌و‌کار

گزارش‌دادن و ردیابی فعالیت‌های مشترک تجاری مانند پیگیری موضوع و جمع‌آوری امضا، بررسی و تایید سند و بسیاری از فعالیت‌های دیگر با استفاده از شیرپوینت آسان می‌شوند. این فعالیت‌ها را می‌توان بدون هیچ‌گونه کدگذاری کامل کرد و همچنین یک تجربه ساده و سازگار را به کاربران ارائه می‌دهد.

برآورده کردن نیازهای نظارتی

کاربران می‌توانند با تعیین تنظیمات امنیتی، سیاست‌های ذخیره‌سازی، سیاست‌های حسابرسی و اقدامات زمانی برای سوابق تجاری به دنبال مقررات انطباق، مطمئن شوند که اطلاعات حساس کسب‌و‌کار به درستی مدیریت و کنترل می‌شود. همچنین خطر ایجاد دعوی قضایی نیز کاهش داده می‌شود.

قابلیت تنظیم بالا

اصطلاح قابلیت تنظیم در اینجا بدین معنی است که سیستم شیرپوینت شما هرکاری را که شما می‌خواهید انجام دهید را مطمئنا به درستی انجام می‌دهد. شیرپوینت یک محصول نیست، بلکه یک پلتفرم است. این بدان معنی است که می‌توان انواع و اقسام قابلیت‌ها را به آن اضافه کرد.

هدف‌گذاری مجدد و مدیریت محتوا

تولیدکنندگان محتوا و کاربران تجاری می‌توانند محتوا را برای استقرار برنامه‌ریزی شده و تایید به سایت‌های اینترنتی یا اینترانت ارسال کنند. بعلاوه مدیریت محتوای چند زبانه از طریق الگوهای جدید کتابخانه اسناد، بویژه مواردی که برای حفظ رابطه میان نسخه اصلی و ترجمه‌های دیگر سند طراحی شده اند، ساده شده است.

اتصال کارکنان با اطلاعات و تخصص‌ها

برای تولید نتایج جامع و مرتبط، جستجوی سازمانی یا Enterprise search، داده‌های تجاری را به همراه اطلاعات مربوط به اسناد، صفحات وب و همچنین افراد در بر می‌گیرد. با استفاده از ویژگی‌هایی مانند جمع شدن تکراری، تصحیح املایی و هشدارها برای بهبود ارتباط نتایج، می‌توان به راحتی نیاز افراد را شناسایی کرد. علاوه بر این، شیرپوینت یک تبادل اطلاعاتی ساده را به کاربران خود ارائه می‌کند. این تبادل بدین معناست که با همکاری بهتر، تبادل اطلاعات آسان اتفاق می‌افتند. کارکنان از طریق ویژگی‌های منحصر به فردی مانند هشدارها، می‌توانند به راحتی بدون برقراری ارتباط اشتباه یا تاخیرهای پرهزینه، اطلاعات مدنظر خود دریافت کنند.

تسریع فرآیندهای تجاری مشترک

برای جمع‌آوری اطلاعات مهم تجاری از مشتریان، شرکا و تامین‌کنندگان، می‌توان تنها از یک مرورگر وب و راه‌حل هوشمند الکترونیکی، بدون نیاز به رمزگذاری‌های طاقت‌فرسا استفاده کرد. همچنین، برای جلوگیری از افزونگی و خطاهایی که در نتیجه ورود مجدد داده‌ها به وجود می‌آیند، قوانین اعتبارسنجی اطلاعات داخلی به شما کمک می‌کند تا داده‌های دقیق و سازگاری را جمع‌آوری کنید.

اشتراک‌گذاری بدون افشای اطلاعات حساس

شیرپوینت از طریق سرویس‌های اکسل به کارکنان امکان دسترسی به صفحات گسترده تعاملی و واقعی مایکروسافت اکسل را از یک مرورگر وب می‌دهد.

توانمندسازی کارکنان برای اتخاذ تصمیمات بهتر

شیرپوینت با استفاده از قابلیت‌های هوش تجاری یکپارچه مانند داشبورد، کارت امتیاز متوازن، اجزای وب یا Web parts، شاخص‌های کلیدی عملکرد و فناوری‌های اتصال داده‌های تجاری، به راحتی درگاه‌های تعاملی هوش تجاری که کار مونتاژ و نمایش اطلاعات تجاری مهم از منابع مختلف را انجام می‌دهند را ایجاد می‌کند.

ارائه یک پلتفرم مجتمع و واحد

با پشتیبانی از سرویس‌های وب و استانداردهای قابلیت همکاری از جمله XML و پروتکل دسترسی ساده به اشیا SOAP، شیرپوینت بر اساس معماری باز و قابل توسعه ساخته شده است. بعلاوه، شیرپوینت دارای رابط‌های برنامه‌نویسی کاربردی غنی و باز APIs و کنترل‌کننده‌های رویدادی برای اسناد و لیست‌های سازمانی است.