شیرپوینت برای چه کاری استفاده می‌شود؟

امروز، ما قصد داریم کار متفاوتی انجام دهیم؛ ما در مورد مزایای استفاده از شیرپوینت بحث خواهیم کرد و توضیح خواهیم داد که چرا فکر می‌کنیم شیرپوینت اساساً یک آفتاب پرست است، که بسته به محیط پوست خود را تغییر می‌دهد، تا همیشه متناسب با شرایط باشد. این مزیت، با توجه به تصمیم گیری برای استفاده از کاربردهای آن، توانایی دارد که خدمات مختلفی را به سازمان های مختلف ارائه بدهد.

به بیان ساده، شیرپوینت یکی از بهترین و محبوب‌ترین پلتفرم‌های مشارکتی وب است که با مایکروسافت ادغام می‌شود. این بدان معناست که شرکت شما می‌تواند شیرپوینت را به راحتی به سایر ویژگی‌های آفیس 365 (برای مثال: برنامه‌های مختلف مورداستفاده‌ی شما، دسترسی به ایمیل و…) متصل کند و شما از داشتن یک سیستم متمرکز برای مدیریت امن و ساده‌ی اسناد لذت ببرید.

ده ها هزار شرکت از شیرپوینت برای اهداف مختلف استفاده می‌کنند؛

با کمک شیرپوینت، کسب و کارها می‌توانند فرآیندهای پیش پا افتاده را به صورت خودکار انجام دهند، داده‌ها را به طور مؤثر در سازمان خود ساده‌سازی کنند و در یک محیط بدون دردسر، امن و کاربر پسند کار کنند. البته این مزیت، تنها نوک قله‌ی کوه مزیت‌های شِیرپوینت است.

از شیرپوینت در بسیاری از فرآیندهای مختلف تجاری یک شرکت، از جمله مدیریت پروژه، فعالیت‌های مربوط به منابع انسانی‌، نوآوری یا مدیریت دانش می‌توان استفاده کرد. شیرپوینت به طور گسترده به عنوان یک  پلتفرم اینترانت و اکسترانت مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما امروزه کسب و کارها آن را متناسب با سی ام اس وبسایت‌های عمومی خود طراحی کرده‌اند.

برای درک بهتر، بیایید نگاهی به فواید و کاربردهای آن در صنایع مختلف، بندازیم.

مراقبت های بهداشتی

بخش بهداشت و درمان یکی از بزرگ ترین بخش‌های صنعتی در جهان است. فقط در ایالات متحده هزینه‌های ملی مراقبت‌های بهداشتی بیش از 3 تریلیون دلار تخمین زده شده‌ است.

درست است! شما درست خوانده اید! تعداد آن‌ها به تریلیون است. از همه‌ی اینها تعجب برانگیز تر این است که پیش بینی می‌شود در پنج سال آینده حدوداً تا 5٪ رشد کند. وقتی با تریلیون ها سر و کار دارید، این 5٪ تفاوت زیادی ایجاد می‌کند.

مراقبت‌های بهداشتی جدا از اینکه یک صنعت بسیار غنی است، بخشی است که  قوانین زیادی دارد. صرف نظر از آنچه در مراقبت های بهداشتی انجام می‌دهید، مقررات سختگیرانه‌ای وجود دارد که باید آن‌ها را رعایت کنید. داده‌های حساس، جستجو، مجوزها، این ها تنها برخی از موارد اصلی بخش‌های مراقبت بهداشتی هستند که باید به دقت به آن‌ها توجه کنید.

شیرپوینت گزینه‌های بسیار خوبی برای سازماندهی و مدیریت اسناد ارائه می‌دهد و این برای اکثر سازمان‌های مراقبت‌های بهداشتی از اهمیت فوق العاده‌ای برخوردار است. پزشکان از سیستم عامل برای ذخیره و مدیریت مدارک حساس مانند فرم‌های بیماران، پرونده‌‌های الکترونیکی پزشکی‌، فرم‌های بیمه و فرم‌های پذیرش در یک فضای مرکزی استفاده می‌کنند.

وقتی همه‌ی داده‌ها در یک فضا قرار گرفتند، برای پزشکان آسان است که تاریخچه‌ی پزشکی بیماران را دنبال کنند. آن‌ها می‌توانند ویرایش‌های اسناد خود را بررسی کنند و از گزینه‌ی جستجو برای یافتن سریع یک بیمار خاص و بررسی جزئیات مربوط به آن استفاده کنند. شیرپوینت اگرچه مهم ترین داده‌ها را فقط با چند کلیک نمایش می‌دهد؛ اما آن‌ها را نیز ایمن  نگه می‌دارد.

پی بی اس به برنامه‌ای نیاز داشت که به آن‌ها کمک کند جلسات بالینی را از یک طرف بین مشتری و از طرف دیگر ارائه دهنده (کارکنان پزشکی) انجام دهند. از آنجایی که برنامه مجبور بود سیاست‌های سختگیرانه‌ای مانند قانون حمل و نقل و مسئولیت پذیری بیمه درمانی (HIPAA) را تصویب کند؛ ما باید مطمئن شویم که سیستم از امنیت بالایی برخوردار است.

از نظر سازمان‌های بهداشتی، امنیت تفاوت اساسی ایجاد می‌کند. داده هایی که این سازمان‌ها ذخیره می‌کنند، حساس هستند. بیماران باید بدانند که اطلاعات آن‌ها ایمن است. با استفاده از شیرپوینت، سازمان های بهداشتی می‌توانند کنترل و نگهداری و مدیریت اسناد را در یک محیط امن و شفاف کنترل کنند.

منابع انسانی

منابع انسانی یکی از رایج‌ترین بخش‌هایی است که شیرپوینت برای آن کارایی بالایی دارد. بسیاری از سازمان‌ها از راه‌حل‌ها و پورتال‌های مبتنی بر شیرپوینت برای مدیریت داده‌های کارمندان، ذخیره‌‌‌‌ی اسناد منابع انسانی، پردازش خودکار، انجام ارزیابی عملکرد و پیگیری آموزش کارکنان استفاده می‌کنند.

به عنوان مثال PBS Corporation، وقت زیادی را برای پردازش برنامه‌های شغلی تلف می‌کرد. آن‌ها مجبور بودند همه‌ی برنامه‌هایی که برای یک جلسه نیاز داشتند را به صورت دستی مرور کنند و سپس بهترین انتخاب را از میان برنامه‌های مورد نیازشان بردارند. به گفته‌ی مسئولین استخدام در PBS، برای هر متقاضی 45 تا 60 دقیقه وقت می‌گذاشتند، تا فقط بفهمد که آیا مناسب شرکت است یا خیر.

با کمک شیرپوینت، برنامه‌ای برای آن‌ها تهیه شد که باعث می‌شود افراد PBS بتوانند داوطلبان مناسب را از میان متقاضیان انتخاب کنند. برنامه‌ای طراحی شد که لازم بود متقاضیان کار، قبل از ارسال رزومه به برخی از سوالات مربوط به خود پاسخ دهند. آن‌ها مجبور به ضبط و بارگذاری فیلم‌هایی از خودشان بودند، که بعداً مدیران PBS از طریق برنامه‌ی شیرپوینت پورتال بررسی می‌کردند؛ سپس با بهترین داوطلبان تماس می‌گرفتند، تا برای مصاحبه حضوری بیایند.

شیرپوینت علاوه بر کمک به روند استخدام، یک ابزار پردازشی عالی نیز هست. ErgomedPLC مانند پی بی سی، زمان زیادی را صرف تحقیق درباره استخدام می‌کرد؛ با ساخت یک LMS سفارشی بر بستر شیرپوینت، متقاضیان شغل از آن برای گذراندن دوره‌های مختلف، فیلم‌های آموزشی مختلف، آزمون‌ها و فعالیت‌هایی برای یادگیری استفاده می‌کردند. هنگامی که متقاضیان دوره را تمام کنند، LMS آن‌ها به طور خودکار گواهی نامه‌ای را برای آن‌ها ارسال می‌کند، که به منزله‌ی اثبات این است که آن‌ها آموزش‌های لازم را برای کار در ErgomedPLC به پایان رسانده‌اند.

می‌توان از این دو مثال این نتیجه را گرفت که شیرپوینت برای بهینه سازی رویه‌های منابع انسانی و کاهش فرایندهای طاقت فرسا به اندازه‌ی کافی مناسب است.

امور مالی و بانکی

در صنعت مالی و بانکی، همه چیز حول محور داده‌ها می‌چرخد. بانک‌ها هر روز اطلاعات زیادی را اداره می‌کنند و این اطلاعات معمولاً از طریق چندین ذینفع با سطوح مختلف ایجاد می‌شوند.

هر بانک، یک سیستم سلسله مراتبی دقیق دارد. در چنین سیستمی، ایجاد جریان مداوم بین داده‌ها و به دست آوردن اطلاعات مناسب برای افراد لایق از اهمیت بالایی برخوردار است. دسترسی به فرم‌های اصلی و مستندات فرآیند، قابلیت جستجو، نحوه‌ی نمایش و سازماندهی اطلاعات، توانایی به روزرسانی محتوا، ثبات و بالاترین سطح امنیت و غیره از عملکردها و ارزش‌های اصلی هر سیستم بانکی است؛ که نیاز به کار مؤثر دارد. علاوه بر این، مانند مشاغل دیگر، بانک‌ها نیز به متقاضی نیاز دارند. فروش، نقش مهمی در تجارت بانکی، به ویژه از نظر رقابت در بازار دارد.

چرخه‌ی فروش در بانکداری، یک فرآیند ظریف و پیچیده است. اگرچه از شیرپوینت معمولاً برای چنین اهدافی استفاده نمی‌شود، اما می‌تواند در فروش کمک کند و از فروشندگان در بستن معاملات پشتیبانی کند.

شرکت Semper Constantia به راه حلی نیاز داشت، که در فروش محصولاتشان به آن‌ها یاری برساند. قسمت عمده‌ای از بخش فروش در حال ایجاد “خارج از مارکت” بودند، که مدیریت بیشتر احساس می‌کرد در هنگام بستن معاملات به شانس آن‌ها آسیب می‌رساند. بنابراین، آنچه آن‌ها نیاز داشتند سیستمی بود که به آن‌ها کمک کند تا سخنرانی‌هایی مطابق با استانداردهای بانک Semper Constantia ارائه دهند.

با کمک SharePoint سیستمی برای آن‌ها ایجاد شد که به آن‌ها این امکان را می‌داد که الگوها و اسلایدهای پاورپوینت از پیش ساخته شده را از هم جدا، ویرایش و استفاده‌ی مجدد کنند، یا با هم ترکیب کنند و در کمترین زمان، ارائه دهند. تمام آنچه که فروشندگان باید انجام دهند این است که اسلایدها را به ترتیبی که دوست دارند بچینند، ارائه‌ی خود را تغییر نام دهند، بارگذاری کنند و سپس برای مشتری بفرستند؛ مثل آب خوردن است.

این سیستم به تنهایی به بانک Semper Constantia کمک کرد تا یکی از بزرگترین نقاط ضعف خود را در روند فروش رفع کند و در وقت خود صرفه جویی کند.