مدیریت هوشمندانه کارها با جریان های کاری شیرپوینت
تصور کنید در حال غرق شدن در حجم انبوهی از ایمیل ها و وظایف مختلف هستید. هرکدام از این کارها نیازمند طی کردن مراحلی است و هماهنگی با افراد مختلف را می طلبد. در این آشفته بازار، چطور می توان نظم را برقرار کرد و اطمینان حاصل نمود که هیچ کاری از قلم نمی افتد؟
اینجاست که جریان های کاری شیرپوینت (SharePoint Workflows) به کمک شما می آیند. این قابلیت قدرتمند، فرآیندهای کسب و کار شما را خودکار کرده و اطمینان می دهد که وظایف به درستی و به ترتیب انجام می شوند. با جریان های کاری، دیگر نیازی به پیگیری دستی کارها و سردرگمی در میان انبوهی از ایمیل ها نخواهید داشت.
جریان کاری چیست؟
جریان کاری (Workflow) یا همان گردش کار به معنی روندی از فعالیت هاست که به ترتیب خاصی انجام می شوند تا به یک نتیجه مشخص برسند. جریان های کاری در دنیای واقعی، می توانند به سادگی سفارش یک فنجان قهوه در کافی شاپ یا پیچیدگی فرآیند تولید یک محصول در کارخانه را شامل شوند.
در دنیای فناوری اطلاعات و به خصوص در نرم افزار مدیریت پروژه مانند شیرپوینت، جریان کاری به صورت الکترونیکی مدل سازی می شود. این مدل سازی به ما اجازه می دهد تا مراحل مختلف یک فرآیند را تعریف کرده و اطمینان حاصل کنیم که هر مرحله به درستی و توسط فرد مناسب انجام می شود.
جریان های کاری در شیرپوینت چه کمکی به ما می کنند؟
استفاده از جریان های کاری در شیرپوینت فواید متعددی به همراه دارد. برخی از مهم ترین این مزایا عبارتند از:
- افزایش بهره وری: با خودکارسازی مراحل تکراری، جریان های کاری باعث صرفه جویی در زمان و انرژی کارکنان می شوند.
- کاهش خطا: جریان های کاری اطمینان می دهند که مراحل مختلف یک فرآیند به درستی و به ترتیب انجام می شوند. این امر منجر به کاهش خطاهای انسانی و بهبود کیفیت خروجی کار می گردد.
- شفافیت بیشتر: جریان های کاری باعث ایجاد شفافیت در فرآیندهای کاری می شوند. با استفاده از جریان کاری، می توان به راحتی پیگیری کرد که هر کار در چه مرحله ای قرار دارد و چه کسی مسئول انجام آن است.
- هماهنگی بهتر: جریان های کاری به برقراری هماهنگی بین افراد مختلفی که در یک فرآیند دخیل هستند کمک می کنند.
- کاهش هزینه ها: با افزایش بهره وری و کاهش خطا، جریان های کاری در نهایت منجر به کاهش هزینه های عملیاتی سازمان می شوند.
انواع جریان های کاری در شیرپوینت
شیرپوینت از دو نوع گردشکار اصلی پشتیبانی می کند:
- جریان های کاری لیست (List Workflows): این نوع جریان کاری به طور خاص برای لیست های شیرپوینت (مانند لیست وظایف یا لیست مخاطبین) طراحی شده است. با استفاده از جریان های کاری لیست، می توان بر روی رویدادهایی که در یک لیست خاص رخ می دهند، اقداماتی را به صورت خودکار انجام داد. برای مثال، می توان یک جریان کاری تعریف کرد که به محض ایجاد یک آیتم جدید در لیست، به فرد مسئول آن کار یک ایمیل اطلاع رسانی ارسال کند.
- جریان های کاری سایت (Site Workflows): این نوع جریان کاری برای کل سایت شیرپوینت در نظر گرفته شده است. جریان های کاری سایت بر روی کل سایت یا مجموعه ای از کتابخانه ها و لیست ها قابل اجرا هستند.
اجزای تشکیل دهنده یک جریان کاری در شیرپوینت
- کنش ها (Actions): کنش ها، اقداماتی هستند که به طور خودکار در جریان کاری انجام می شوند. این کنش ها می توانند شامل ارسال ایمیل، به روز رسانی یک آیتم در لیست، یا اختصاص دادن یک وظیفه به فردی خاص باشند.
- متغیرها (Variables): متغیرها، مقادیری هستند که در طول جریان کاری ذخیره و بازیابی می شوند. می توان از متغیرها برای ذخیره اطلاعات مربوط به هر مرحله از جریان کاری یا برای ذخیره اطلاعات مربوط به آیتم های لیست استفاده کرد.
- تاریخ شروع (Start Date): تاریخ شروع، زمانی است که جریان کاری آغاز می شود.
- تاریخ پایان (End Date): تاریخ پایان، زمانی است که جریان کاری به پایان می رسد.
- شرکت کنندگان (Participants): شرکت کنندگان، افرادی هستند که در جریان کاری نقش دارند. این افراد می توانند شامل مسئولان انجام وظایف، افراد ناظر بر جریان کاری و یا افراد دریافت کننده ایمیل های اطلاع رسانی باشند.
نحوه ایجاد یک گردشکار در شیرپوینت
ایجاد یک جریان کاری در شیرپوینت به تخصص فنی خاصی نیاز ندارد. با استفاده از رابط کاربری بصری شیرپوینت، می توان به راحتی مراحل زیر را دنبال کرد و یک جریان کاری را ایجاد کرد:
- به سایت شیرپوینت خود رفته و لیست یا سایتی که می خواهید برای آن جریان کاری ایجاد کنید را انتخاب کنید.
- به تب “Workflows” بروید و گزینه “Create a workflow” را انتخاب کنید.
- نوع جریان کاری مورد نظر خود را (لیست یا سایت) انتخاب کنید.
- نامی برای جریان کاری خود انتخاب کنید.
- مراحل، فعالیت ها، شرایط و کنش های جریان کاری خود را تعریف کنید.
- تاریخ شروع و پایان جریان کاری خود را تعریف کنید.
- شرکت کنندگان در جریان کاری را مشخص کنید.
- جریان کاری خود را ذخیره و منتشر کنید.
مثال هایی از کاربردهای جریان های کاری در شیرپوینت
جریان های کاری در شیرپوینت کاربردهای بسیار متنوعی دارند. در ادامه به چند نمونه از این کاربردها اشاره می کنیم:
- تأیید محتوا: با استفاده از جریان کاری می توان فرآیند تأیید و انتشار محتوا در سایت شیرپوینت را خودکار کرد. برای مثال، می توان یک جریان کاری تعریف کرد که به محض ایجاد یک آیتم جدید در لیست مقالات، آن را به طور خودکار برای چند نفر ارسال کند تا آن ها محتوا را بررسی و تأیید کنند.
- مدیریت وظایف: با استفاده از جریان کاری می توان وظایف را به افراد مختلف در سازمان تان اختصاص داده و پیشرفت آنها را پیگیری کرد. برای مثال، می توان یک جریان کاری برای فرآیند استخدام کارکنان جدید تعریف کرد که شامل مراحل مختلفی مانند مصاحبه، بررسی مدارک و گزینش نهایی باشد.
- جمع آوری اطلاعات: با استفاده از جریان کاری می توان فرم های نظرسنجی و پرسشنامه ایجاد کرده و اطلاعات مورد نظر خود را از کاربران جمع آوری کنید.
- اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار: با استفاده از جریان های کاری می توان فرآیندهای پیچیده کسب و کار خود را خودکار کرده و راندمان آنها را به طور قابل توجهی افزایش دهید. برای مثال، می توان یک جریان کاری برای فرآیند سفارش و ارسال کالا در یک فروشگاه آنلاین تعریف کرد که شامل مراحل مختلفی مانند دریافت سفارش، پرداخت آنلاین، انبارداری و ارسال کالا باشد.
نکات مهم در مورد استفاده از جریان های کاری در شیرپوینت
- قبل از ایجاد یک جریان کاری، به طور کامل فرآیند مورد نظر خود را تجزیه و تحلیل کنید و مراحل مختلف آن را مشخص کنید.
- از رابط کاربری بصری شیرپوینت برای ایجاد جریان کاری خود استفاده کنید.
- از متغیرها برای ذخیره اطلاعات مربوط به هر مرحله از جریان کاری یا برای ذخیره اطلاعات مربوط به آیتم های لیست استفاده کنید.
- تاریخ شروع و پایان جریان کاری خود را به طور دقیق مشخص کنید.
- شرکت کنندگان در جریان کاری را به طور دقیق مشخص کنید و وظایف هر یک را به طور واضح تعریف کنید.
- قبل از انتشار جریان کاری خود، آن را به طور کامل تست کنید.
نتیجه گیری
جریان های کاری در شیرپوینت ابزاری قدرتمند برای خودکارسازی فرآیندهای کاری و افزایش راندمان آنها هستند. با استفاده از جریان های کاری می توانید وظایف را به طور خودکار به افراد مختلف در سازمان تان اختصاص داده و پیشرفت آنها را پیگیری کنید، فرآیندهای پیچیده کسب و کار خود را خودکار کرده و راندمان آنها را به طور قابل توجهی افزایش دهید.
با استفاده از این ابزار قدرتمند، می توانید نظم و انضباط را به فرآیندهای کاری خود ببخشید و از سردرگمی و اتلاف وقت و هزینه جلوگیری کنید. یکی از خدمات شرکت تکران ارائه راهکارهای سازمانی مبتنی بر محصولات مایکروسافت مخصوصا شیرپوینت است برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید با شماره های زیر با ما در تماس باشید!
021-22130288
021-26741787
