قابلیتهای Sharing شیرپوینت

Sharing قابلیتی کلیدی در شیرپوینت است که به شما امکان می‌دهد سایت‌های SharePoint، کتابخانه‌ها و فایل‌ها را به راحتی با افراد و گروه‌های دیگر به اشتراک بگذارید. این قابلیت فراتر از یک اشتراک‌گذاری ساده عمل می‌کند. شما می‌توانید سطح دسترسی افراد را تعیین کنید، آن‌ها را به ویرایش یا صرفا مشاهده‌ی اسناد مجاز کنید و حتی لینک‌هایی برای دسترسی آسان ایجاد نمایید.

چرا از Sharing شیرپوینت استفاده کنیم؟

• همکاری آسان: دیگر نگران سردرگمی‌های ناشی از ارسال و دریافت ایمیل‌های حجیم حاوی فایل‌های مختلف نباشید. Sharing شیرپوینت یک پلتفرم مرکزی برای مدیریت و به اشتراک گذاری اسناد و فایل‌ها در اختیار شما قرار می‌دهد.
• کنترل دسترسی دقیق: به لطف Sharing، این شما هستید که تعیین می‌کنید چه کسی به چه چیزی دسترسی داشته باشد. سطوح دسترسی مختلفی وجود دارد که می‌توانید متناسب با نیازهای خود آن‌ها را تنظیم کنید.
• بهبود بهره‌وری: با حذف فرآیندهای دست و پا گیر ارسال و دریافت فایل‌ها، Sharing شیرپوینت به شما و تیم‌تان کمک می‌کند تا روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنید و بهره‌وری را به شکل قابل توجهی افزایش دهید.
• دسترسی امن: شیرپوینت از بالاترین استانداردهای امنیتی برای محافظت از اطلاعات شما بهره می‌برد. با استفاده از Sharing، خیال‌تان از بابت امنیت فایل‌های به اشتراک گذاشته شده راحت خواهد بود.
• به‌روزرسانی همزمان: دیگر نگران این نباشید که همزمان چند نفر روی یک سند تغییرات ایجاد کنند و در نهایت نسخه‌ی اشتباه باقی بماند. Sharing شیرپوینت اطمینان می‌دهد که همه با آخرین نسخه‌ی سند کار می‌کنند.

اشتراک گذاری سایت در شیرپوینت

علاوه بر به اشتراک گذاری فایل‌ها و کتابخانه‌ها، Sharing به شما امکان می‌دهد کل یک سایت شیرپوینت را با افراد و گروه‌های دیگر به اشتراک بگذارید. این قابلیت برای سناریوهایی مانند:

• ارائه اطلاعات به شرکای تجاری
• همکاری با تیم‌های برون‌سازمانی
• اشتراک‌گذاری دانش و اطلاعات سازمانی

دعوت به همکاری (Invite to Edit)

یکی از ویژگی‌های جذاب Sharing، امکان دعوت به همکاری (Invite to Edit) است. با این قابلیت می‌توانید افراد را برای ویرایش یک سند خاص دعوت کنید، بدون اینکه نیاز باشد سطح دسترسی آن‌ها به کل سایت یا کتابخانه را تغییر دهید. این ویژگی برای مواردی که نیاز به مشارکت افراد خاص روی یک سند مشخص وجود دارد، بسیار کاربردی است.

تعیین سطح دسترسی (Permission Levels)

همانطور که اشاره شد، Sharing به شما امکان می‌دهد سطوح دسترسی مختلفی را برای افراد و گروه‌ها در نظر بگیرید. برخی از سطوح دسترسی رایج در شیرپوینت عبارتند از:

• صاحب (Owner): بالاترین سطح دسترسی که امکان کنترل کامل بر روی سایت، کتابخانه یا فایل را می‌دهد.
• ویرایش‌گر (Editor): امکان ویرایش، حذف و آپلود فایل‌ها را فراهم می‌کند.
• خواننده (Reader): تنها امکان مشاهده‌ی محتوا را می‌دهد.
• مهمان (Guest): سطح دسترسی محدودی که برای کاربران خارجی در نظر گرفته می‌شود.

به اشتراک گذاری با لینک (Sharing with a Link)

یکی از روش‌های محبوب Sharing، به اشتراک گذاری با لینک است. با این روش می‌توانید برای یک سند یا کتابخانه یک لینک منحصر به فرد ایجاد کنید و آن را با افراد دیگر به اشتراک بگذار بگذارید. افرادی که لینک را دریافت می‌کنند، بدون نیاز به داشتن حساب کاربری در SharePoint، می‌توانند به محتوای مورد نظر دسترسی پیدا کنند.

کنترل دسترسی لینک‌های به اشتراک گذاشته شده (Link Permissions)

قابلیت Sharing حتی در زمان به اشتراک گذاری با لینک هم به شما کنترل کاملی بر دسترسی‌ها می‌دهد. شما می‌توانید تعیین کنید که گیرندگان لینک امکان ویرایش، دانلود یا صرفا مشاهده‌ی محتوا را داشته باشند.

به اشتراک گذاری با کاربران خارجی (External Sharing)

یکی از قابلیت‌های برجسته‌ی Sharing شیرپوینت، امکان به اشتراک گذاری محتوا با کاربران خارجی است. این قابلیت برای سازمان‌هایی که با شرکای تجاری، پیمانکاران یا مشتریان خود به صورت آنلاین همکاری می‌کنند، بسیار حائز اهمیت است. با استفاده از External Sharing، می‌توانید بدون نیاز به ایجاد حساب کاربری برای افراد خارجی، به آن‌ها دسترسی امن به فایل‌ها، کتابخانه‌ها و حتی کل سایت‌های SharePoint خود را بدهید.

مزایای به اشتراک گذاری با کاربران خارجی

• همکاری آسان: External Sharing به شما امکان می‌دهد به طور موثر با افراد خارج از سازمان خود همکاری کنید، بدون اینکه نگران موانع امنیتی یا پیچیدگی‌های ورود و خروج به سیستم باشید.
• بهبود ارتباطات: به اشتراک گذاری آسان اسناد و اطلاعات با شرکا، پیمانکاران و مشتریان، به شما کمک می‌کند تا ارتباطات خود را تقویت کرده و تعاملاتتان را به سطح بالاتری ارتقا دهید.
• افزایش بهره‌وری: با حذف نیاز به ارسال و دریافت ایمیل‌های حجیم و کاغذبازی‌های اداری، External Sharing به شما و تیمتان کمک می‌کند تا روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنید و بهره‌وری را افزایش دهید.
• کاهش هزینه‌ها: External Sharing می‌تواند در هزینه‌های مرتبط با چاپ، کپی و ارسال اسناد کاغذی صرفه‌جویی قابل توجهی به ارمغان بیاورد.

نحوه به اشتراک گذاری با کاربران خارجی

به اشتراک گذاری محتوا با کاربران خارجی در شیرپوینت بسیار آسان است. برای انجام این کار کافی است مراحل زیر را دنبال کنید:

1. به فایلی که می‌خواهید به اشتراک بگذارید بروید.
2. روی دکمه‌ی Sharing کلیک کنید.
3. در کادر People and groups، آدرس ایمیل فرد یا گروه خارجی را که می‌خواهید با او به اشتراک بگذارید، وارد کنید.
4. سطح دسترسی مورد نظر خود را انتخاب کنید (مثلا Reader یا Editor).
5. در صورت تمایل، می‌توانید یک پیام نیز برای فرد مورد نظر ارسال کنید.
6. روی دکمه‌ی Send کلیک کنید.

با انجام این مراحل، یک ایمیل حاوی لینک به محتوای مورد نظر برای فرد خارجی ارسال خواهد شد.

نکات امنیتی در به اشتراک گذاری با کاربران خارجی

• از سطوح دسترسی مناسب استفاده کنید: به افراد خارجی فقط همان سطح دسترسی را که برای انجام وظایفشان ضروری است، بدهید.
• از به اشتراک گذاری اطلاعات حساس خودداری کنید: هرگز اطلاعات محرمانه یا حساس سازمان خود را با کاربران خارجی به اشتراک نگذارید.
• تاریخ انقضا برای لینک‌های به اشتراک گذاشته شده تعیین کنید: می‌توانید برای لینک‌های به اشتراک گذاشته شده با کاربران خارجی، تاریخ انقضا تعیین کنید تا پس از آن تاریخ، دسترسی به محتوا لغو شود.
• فعالیت‌های اشتراک گذاری را رصد کنید: شیرپوینت به شما امکان می‌دهد تا فعالیت‌های اشتراک گذاری، از جمله افرادی که به محتوا دسترسی داشته‌اند و تاریخچه‌ی تغییرات را رصد کنید.

جمع‌بندی

Sharing در شیرپوینت ابزاری قدرتمند و انعطاف‌پذیر برای به اشتراک گذاری محتوا با افراد و گروه‌های مختلف، چه داخل و چه خارج از سازمان است. با استفاده از این قابلیت می‌توانید به طور موثر با همکارانتان همکاری کنید، ارتباطات خود را با شرکا و مشتریان تقویت کرده و بهره‌وری را به طور قابل توجهی افزایش دهید. به یاد داشته باشید که برای استفاده از External Sharing و به اشتراک گذاری محتوا با کاربران خارجی، باید نکات امنیتی را نیز مدنظر قرار دهید تا از اطلاعات حساس سازمان خود محافظت کنید.