استفاده از شیرپوینت در کسب‌و‌کارهای کوچک
شیرپوینت، یکی از محصولات نوآورانه شرکت مایکروسافت، به کاربران یک بستر انعطاف‌پذیر برای ذخیره و بازیابی داده‌ها ارائه می‌دهد. با استفاده از شیرپوینت، کاربران می‌توانند به سادگی به محتوای مهم کسب و کار خود دسترسی داشته و آن‌ها را بارگذاری یا مشاهده کنند. همچنین، مدیران می‌توانند وظایف کاری را برای کارمندان تنظیم کرده و پیام‌ها و اطلاعیه‌های روزانه را با آن‌ها به اشتراک بگذارند.
از مزایای استفاده از شیرپوینت می‌توان به سادگی به اشتراک گذاشتن محتوا و جایگزینی پوشه‌های حجیم با لینک‌های ساده اشاره کرد. با استفاده از این بستر، کسب‌و‌کارها می‌توانند تجربه مشتری را بهبود بخشید، راه‌حل‌های سفارشی جدید ایجاد کرده و با دیگران در ابتکارهای جدید همکاری کنند.
قبل از وجود شیرپوینت آنلاین، هزینه اجرای این بستر برای کسب‌و‌کارهای کوچک بسیار بالا بود. اما با وجود آفیس ۳۶۵ و شیرپوینت آنلاین، حتی کسب‌و‌کارهای کوچک نیز می‌توانند با هزینه بسیار کم از این ابزار استفاده کنند.
در ادامه به برخی از ویژگی‌هایی شیرپوینت در کسب‌و‌کارهای کوچک می‌پردازیم:
سفارشی سازی
کارکنان سازمان می‌توانند در صورت لزوم و نیاز، صفحات را ایجاد و سفارشی کنند. شیرپوینت برای ویرایش توسط کاربران نهایی طراحی شده است، بنابراین کارکنان احساس می‌کنند بر محیط کار دیجیتالی خود تسلط کامل دارند. آن‌ها همچنین می‌توانند پروژه‌های خود را به گونه‌ای طراحی کنند که بنظر منطقی باشد. کارکنان برای طراحی صفحات وب همچنین نیازی به دانستن کد‌گذاری ندارند.
مدیریت بهتر پروژه
این امر در مورد شرکت‌های بزرگ‌تر نیز به همین ترتیب است که با رشد تجارت، مدیریت منابع دشوارتر می‌شود. با گذشت زمان، کسب‌و‌کار کوچک رشد می‌کند و پیگیری آن بسیار دشوار می‌شود. ردیابی ضعیف پروژه منجر به کار و عملکرد نامنظم در تجارت خواهد شد. شما می‌توانید شیرپوینت را با ابزارهای مختلف دیگری مانند تجزیه و تحلیل PowerBI ادغام کرده و اطلاعات عمیق‌تری در مورد داده‌ها فراهم کنید.
سفارشی سازی امنیت
تعریف و ترسیم مرزهای امن اطراف محتوا با استفاده از شیرپوینت بسیار آسان است. ذخیره کلیه اطلاعات شرکت در اینترانت امکان‌پذیر است، اما دسترسی به اطلاعات بر اساس نقش و نیاز کارکنان تعریف می‌شود. اطلاعات ذخیره شده در اینترانت برای دسترسی به مدارک لازم است و قابل جستجو نیست، بنابراین برای کاربران عادی اینترانت قابل مشاهده نیست. این سطوح امنیتی باید هنگام راه‌اندازی اولیه تعریف شوند، اما با تغییر نیازهای کسب‌و‌کار، می‌توان آن‌ها را نیز تغییر داد.
ثبت پرونده‌ها و پروتکل‌های امنیتی
با تشدید قوانین حفاظت از داده‌ها در سراسر جهان، شرکت‌ها مجبور هستند داده‌های خود را به‌طور فعال حفظ و مدیریت کنند. شیرپوینت یک ابزار قدرتمند برای امن‌سازی داده‌های شخصی است که می‌تواند سوابق مختلف با تاریخ انقضا را ذخیره کند. به‌طور کلی، شیرپوینت به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا تعهدات قانونی خود در مورد ذخیره‌سازی و انتقال داده‌ها را به‌طور کاملا واضح و روشن بیان کنند، بدون نیاز به برنامه‌نویسی خاص توسط تیم داخلی.
همکاری یکپارچه
شیرپوینت به‌عنوان یک سیستم مدیریت اسناد DMS، به کاربران امکان می‌دهد تا به داده‌های خود از طریق یک راه‌حل متمرکز دسترسی داشته باشند. با ادغام کامل با OneDrive، کاربران می‌توانند پرونده‌های خود را از هر جای دیگری به اشتراک بگذارند. شیرپوینت همچنین به کارکنان اجازه می‌دهد تا به راحتی اسناد تجاری و پرونده‌های همکاری را که به آن‌ها دسترسی دارند، پیدا کنند، بدون نیاز به هرگونه برنامه‌نویسی.
اطلاعات متمرکز
شیرپوینت به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا اطلاعات خود را به‌صورت متمرکز مدیریت کنند، به‌طوری‌که کارکنان به راحتی به تمام برنامه‌ها و داده‌های روزمره دسترسی داشته باشند. با عملکرد جستجوی قدرتمند و مشارکت در زمان واقعی، شیرپوینت به‌عنوان یک پایگاه دانش شرکتی عمل می‌کند. کارکنان می‌توانند به راحتی محتوای خود را جستجو، ویرایش و به اشتراک بگذارند و با سایر همکاران در ارتباط باشند. با استفاده از شیرپوینت، شرکت‌ها می‌توانند از داده‌های تحلیلی موردنیاز خود به‌صورت سریع‌تر و به‌طور موثرتر بهره بگیرند.
برقراری ارتباط در طول جلسات
اکنون که بسیاری از جلسات به صورت مجازی برگزار می‌شود، شیرپوینت به عنوان یک ابزار مفید برای به اشتراک گذاشتن سریع اسناد در طول جلسات مجازی مطرح است. با استفاده از شیرپوینت، شرکت‌کنندگان می‌توانند نظرات و پیشنهادات خود را به اشتراک بگذارند و به کارهای بیشتری بپردازند.
پورتال مشتری و اعضا
علاوه بر استفاده داخلی، شیرپوینت را می‌توان به گونه‌ای پیکربندی کرد که به اعضا و مشتریان اجازه دسترسی به آن داده شود. با این کار، شیرپوینت دنیایی از امکانات را برای مدیریت پروژه‌ها، روابط مشتریان و روابط اعضا فراهم می‌کند.
جمع‌آوری بازخورد از کارکنان
شیرپوینت همچنین امکان جمع‌آوری بازخورد از کارکنان را فراهم می‌کند. با استفاده از درخواست‌های نظرسنجی و سایر درخواست‌های بازخورد، شرکت‌ها می‌توانند به سرعت به درخواست‌های کارکنان پاسخ داده و به طور سریع تر تصمیماتی را اتخاذ کنند. این قابلیت به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با چابکی بیشتری عمل کنند و از داده‌های تحلیلی مورد نیاز خود بهره بگیرند.
