استفاده از شیرپوینت در کسب‌و‌کارهای کوچک

شیرپوینت یکی از محصولات نوآورانه‌ی شرکت مایکروسافت است که به مشتریان خود بستری انعطاف‌پذیر ارائه می‌دهد تا آن‌ها بتوانند به را‌حتی تصمیم بگیرند چگونه داده‌های خود را ذخیره و بعدا بازیابی کنند. شیرپوینت در اصل یک اینترانت است که کارکنان یک کسب و کار می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند و داده‌ها، پرونده‌ها و هر محتوایی که ممکن است برای کسب‌و‌کار با اهمیت باشد را بارگذاری یا مشاهده کنند. مدیریت همچنین می‌تواند به راحتی وظایف کاری را برای کارمندان سازمان تنظیم کند و پیام‌های روزانه را با آن‌ها به اشتراک بگذارد. مدیران با استفاده از شیرپوینت می‌توانند به جای استفاده از پوشه های حجیم و تنها با به اشتراک گذاشتن لینک‌های ساده، محتوای مورد نظر خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. با استفاده از شیرپوینت، شما می‌توانید تجربه مشتری را ساده کرده، راه‌حل‌های سفارشی جدید برای کسب‌و‌کار خود ایجاد کرده و در ابتکارات جدید با دیگر کارکنان همکاری کنید.

بسترهایی همچون شیرپوینت به کسب‌و‌کارها در هر اندازه امکان می‌دهد تا جریان کاری خود را ساده کرده و به نوآوری در تجارت بپردازند. قبل از در دسترس بودن شیرپوینت، هزینه اجرای شیرپوینت برای مشاغل کوچک بسیار زیاد بود. این هزینه‌ها شامل هزینه سخت‌افزار و صدور مجوز و همچنین حجم کاری که تیم فناوری اطلاعات برای اجرای آن متحمل می‌شود، است. اما با استفاده از آفیس 365 و شیرپوینت آنلاین، حتی کسب‌و‌کارهای کوچک نیز می‌توانند از مزایایی ابزارهای سازمانی با هزینه بسیار پایین بهره‌مند شوند. در ادامه به برخی از ویژگی‌هایی شیرپوینت در کسب‌و‌کارهای کوچک می‌پردازیم:

سفارشی سازی

کارکنان سازمان می‌توانند در صورت لزوم و نیاز، صفحات را ایجاد و سفارشی کنند. شیرپوینت برای ویرایش توسط کاربران نهایی طراحی شده است، بنابراین کارکنان احساس می‌کنند بر محیط کار دیجیتالی خود تسلط کامل دارند. آن‌ها همچنین می‌توانند پروژه‌های خود را به گونه‌ای طراحی کنند که بنظر منطقی باشد. کارکنان برای طراحی صفحات وب همچنین نیازی به دانستن کد‌گذاری ندارند.

مدیریت بهتر پروژه

این امر در مورد شرکت‌های بزرگ‌تر نیز به همین ترتیب است که با رشد تجارت، مدیریت منابع دشوارتر می‌شود. با گذشت زمان، کسب‌و‌کار کوچک رشد می‌کند و پیگیری آن بسیار دشوار می‌شود. ردیابی ضعیف پروژه منجر به کار و عملکرد نامنظم در تجارت خواهد شد. شما می‌توانید شیرپوینت را با ابزارهای مختلف دیگری مانند تجزیه و تحلیل PowerBI ادغام کرده و اطلاعات عمیق‌تری در مورد داده‌ها فراهم کنید.

سفارشی سازی امنیت

تعریف و ترسیم مرزهای امن اطراف محتوا با استفاده از شیرپوینت بسیار آسان است. ذخیره کلیه اطلاعات شرکت در اینترانت امکان‌پذیر است، اما دسترسی به اطلاعات بر اساس نقش و نیاز کارکنان تعریف می‌شود. اطلاعات ذخیره شده در اینترانت برای دسترسی به مدارک لازم است و قابل جستجو نیست، بنابراین برای کاربران عادی اینترانت قابل مشاهده نیست. این سطوح امنیتی باید هنگام راه‌اندازی اولیه تعریف شوند، اما با تغییر نیازهای کسب‌و‌کار، می‌توان آن‌ها را نیز تغییر داد.

ثبت پرونده‌ها و پروتکل‌های امنیتی

با تشدید مقررات محافظت از داده‌ها در سراسر جهان، کسب‌و‌کارها مجبورند به‌طور فعال داده‌ها خود را حفظ کرده و مدیریت کنند. با استفاده از شیرپوینت می‌توان داده‌های شخصی را بسیار ایمن‌سازی کرد. به‌عنوان نمونه برخی از سوابق را می‌توان با تاریخ انقضا ذخیره کرد. در مورد تعهدات قانونی خود در مورد ذخیره‌سازی و انتقال داده‌ها و نحوه مدیریت شیرپوینت پیش‌فرض داده‌ها، به جای برنامه‌نویسی خاص توسط تیم شما، کاملا واضح و روشن عمل کنید.

همکاری یکپارچه

شیرپوینت در هسته‌ی اصلی خود یک سیستم مدیریت اسناد DMS است که برای کمک به کسب‌و‌کارها برای دسترسی به داده‌های خود از طریق یک راه‌حل متمرکز طراحی شده است. با این وجود، این درجه از راحتی همچنین به کاربران امکان می‌دهد تا به لطف ادغام کامل با OneDrive، پرونده‌های خود را از هر جای دیگر باهم به اشتراک بگذارند. شیرپوینت به عنوان هسته‌ی اصلی از سری محصولات و خدمات آفیس 365، به کارکنان اجازه می‌دهد تا اسناد تجاری و پرونده‌های همکاری را که به آن‌ها دسترسی لازم را دارند، به راحتی پیدا کنند. تقریبا تمام مواردی که از طرف کاربر مورد نیاز است، از هر دستگاه متصل به اینترنت مانند تلفن‌همراه هوشمند، تبلت یا لپ‌تاپ، قابل دسترس است.

اطلاعات متمرکز

دسترسی ساده و تمرکز بر اطلاعات شرکت، شیرپوینت را به یک پلتفرم راحت برای به اشتراک گذاشتن محتوای سازمانی تبدیل کرده است. شیرپوینت کمک می‌کند تا با دسترسی متمرکز به همه برنامه‌ها و داده‌های روزمره که برای کار استفاده می‌شوند، کارکنان را در هرجایی که هستند مطلق کند. شیرپوینت به لطف عملکرد جستجوی قدرتمند خود، مشارکت در زمان واقعی و تجزیه و تحلیل داخلی، می‌تواند به عنوان یک پایگاه دانش شرکتی عمل کند. کارکنان می‌توانند محتوای مورد نظر خود را جستجو، ویرایش و به اشتراک بگذارند و همچنین از طریق یک کلیک ساده می‌توانند با سایر کارکنان سازمان در ارتباط باشند.

برقراری ارتباط در طول جلسات

کارکنان امروزه ممکن است بیشتر از جلسات رو‌در‌رو، جلسات مجازی داشته باشند. از شیرپوینت می‌توان برای به اشتراک گذاشتن سریع اسناد به روز در طول جلسات مجازی استفاده کرد، به افرادی که در جلسات شرکت می‌کنند امکان ارائه نظرات و پیشنهادات داده و کارهای بیشتری انجام داد.

پورتال مشتری و اعضا

شیرپوینت اغلب به عنوان یک ابزار داخلی در نظر گرفته می‌شود. با این حال، شیرپوینت را می‌توان جوری پیکربندی کرد تا به اعضا و مشتریان اجازه دسترسی به آن را داد. شیرپوینت دنیایی از امکانات را برای مدیریت پروژه، روابط مشتری و روابط اعضا باز می‌کند. به عنوان مثال، انجمن‌ها و سازمان‌های غیرانتفاعی می‌توانند سایتی فقط برای اعضا، مدیریت تماس و اشتراک اعلانات ارائه دهند.

جمع‌آوری بازخورد از کارکنان

درخواست‌های نظرسنجی و سایر درخواست‌های بازخورد را می‌توان از طریق شیرپوینت مدیریت کرد تا سریع و با جزئیات بیشتر به آن‌ها پاسخ داد. از طریق این قابلیت، شرکت‌ها می‌توانند چابک‌تر عمل کنند، سریع‌تر تصمیم بگیرند و از طریق یک فرایند ساده، داده‌های تحلیل مورد نیاز خود را جمع‌آوری کنند.