ردیابی فعالیت‌های کاربران در محیط شیرپوینت با تحلیلگر آنلاین
پس از مدت‌ها استفاده از شیرپوینت، ممکن است فکری ذهن شما را به خود مشغول کند؛ شیرپوینت چه ارزشی به کسب‌وکار شما می‌افزاید؟ میزان سازگاری با این پلتفرم در میان پرسنل سازمان شما چقدر است؟ در این مقاله قصد داریم شما را با ابزار تحلیلگر SharePoint Online آشنا کنیم که به واسطه آن شما با دستیابی به تجزیه و تحلیل‌های شیرپوینت به درک بهتری از کاربرد شیرپوینت در سازمان خود می‌رسید.
مردم چند بار از سایت بازدید کرده و به محتوای آن دسترسی داشته‌اند؟ چه فایل‌هایی بیشترین بازدید را داشته‌اند؟ …؟
در راستای پاسخگویی به این سوالات، شما به دیدگاهی در مورد نحوه تعامل پرسنل با شیرپوینت و سایت‌های آن نیاز دارید. در ادامه، سه روش برای استفاده از تحلیل‌های شیرپوینت آنلاین را معرفی می‌کنیم.
- از گزارشات عملکردی شیرپوینت استفاده کنید
این نوع گزارش‌ها از پیش آماده‌اند و شامل اطلاعاتی درباره آمار بازدیدکنندگان، تعاملات، کاربران فعال، محتواهای پربازدید و … هستند.
ادمین شیرپوینت، اعضا، ادمین و مالک سایت و بازدیدکنندگان می‌توانند به داده‌ها دسترسی داشته باشند، اما فقط کاربرانی که مجوزهای لازم را دارند امکان دستیابی به این گزارشات را خواهند داشت.
نحوه دریافت ریز گزارش:
از طریق پنل ادمین به بخش گزارش‌ها رفته، Usage را انتخاب کنید و در صفحه اصلی داشبورد، روی View more کلیک کنید.
همچنی برای دریافت گزارشات با جزئیات بیشتر، می‌توانید ستون‌ها را از سمت راست انتخاب کنید تا اطلاعاتی مانند اشتراک‌گذاری‌های خارجی، صفحات بازدید شده، فایل‌های فعال و موارد دیگری را به گزارش خود اضافه کنید.
- از ادمین سایت خود پرس‌وجو کنید
برای نظارت بر تعاملات پرسنل همیشه لازم نیست که به دنبال گزارشات مدیریتی باشید. این هدف می‌تواند به سادگی با پرس‌وجو از ادمین سایت قابل دسترس باشد. به علاوه، شما می‌توانید یک نظرسنجی کوتاه تهیه کنید که شامل سوالات زیر باشد:
- فراوان‌ترین Queryهای سایت در بازه‌های زمانی روزانه و ماهانه کدام‌اند؟
- کاربران به طور متوسط چند بار جستجو می‌کنند؟
- کدام Queryها، پایین‌ترین نرخ کلیک را دارند و به چه علت؟
با بررسی و تحلیل پاسخ‌های این نظرسنجی، شما می‌توانید برای مواجهه با ریسک‌های امنیتی پخش داده‌ها در سازمان آماده شوید و برای محافظت از آن‌ها به شیوه درستی عمل کنید. مدیریت و کنترل فایل‌ها، گزارشات، تحلیل‌ها و مستندات شیرپوینت در گرو میزان پاسخگویی ادمین شیرپوینت است.
- از ابزارهای دیگری برای گزارش‌گیری استفاده کنید
به عنوان راهکار جایگزین می‌توانید از ابزارهایی که به همین منظور توسعه یافته‌اند، بهره‌مند شوید. این ابزارها گزارشات سفارشی برای نظارت، سازماندهی و حفظ امنیت محیط SharePoint و Teams را برای شما فراهم می‌کنند.
به طور دقیق بدانید که افراد و گروه‌ها چه دسترسی‌هایی دارند، کاربران خارجی را تحت نظر داشته باشید و محتوای به اشتراک گذاشته شده با آن‌ها از طریق لینک‌ها را ردیابی کنید. گزارش فعالیت به شما دید بهتری نسبت به تمامی فعالت‌های صورت گرفته در محیط شیرپوینت می‌دهد.
سخن پایانی
هنگامی که راهکار جدیدی مانند شیرپوینت را وارد سازمان خود می‌کنید، برایتان حائز اهمیت خواهد بود که تاثیر تجاری آن را ببینید. شیرپوینت با فراهم آوردن امکانات فراوانی در کنار قابلیت گزارش‌گیری، اطلاعات زیادی را برای کاربران و صاحبان کسب‌وکارها فراهم می‌کند و به شما در مدیریت بهتر کمک خواهد کرد.
