استفاده از آفیس 365 و شیرپوینت در مدیریت قرارداد
مدیریت قرارداد به کسب‌و‌کار شما این اختیار را می‌دهد تا اقدامات مناسبی جهت کنترل هزینه‌ها، کاهش ریسک، اطمینان از خروجی عالی خدمات و همچنین تولید ارزش متقابل انجام دهید. شما در کسب‌و‌کار خود باید چندین فرایند را برای مدیریت موثر قراردادها دنبال کنید، از جمله جستجوی فروشندگان و مشتریان مناسب، یافتن و مدیریت جزئیات مربوط به قیمت، اندازه‌گیری کیفیت کار، حفظ روابط تجاری با فروشندگان و مشتریان و غیره. پیگیری این وظایف برای بسیاری از افراد بسیار سخت است، بنابراین برای جلوگیری از ایجاد مشکلات سازمانی، شرکت‌ها از شیرپوینت و آفیس 365 به عنوان پلتفرم‌های بسیار قوی در امر مدیریت قراردادها استفاده می‌کنند. با استفاده از شیرپوینت و آفیس 365، مدیریت قراردادها بسیار آسان می‌شود. کسب‌و‌کارها همچنین می‌توانند انتخاب بهتری از مشتریان، نظارت بر عملکرد فروشندگان، تعیین اهداف برای فروشندگان برای تولید ارزش، ایجاد روابط طولانی مدت و موارد دیگر داشته باشند.
برجسته‌ترین دلیل استفاده از شیرپوینت و آفیس 365 برای مدیریت قراردادها این است که هیچ نرم‌افزار مدیریتی دیگری به این اندازه با برنامه‌های دیگر مایکروسافت تلفیق نمی‌شود. اگر قبلا از برنامه‌های دیگر مایکروسافت مانند اکسل، ورد، Outlook و غیره استفاده می‌کردید، این ویژگی می‌تواند برای سازمان شما بسیار مناسب باشد زیرا مجبور نیستید تیم خود را برای استفاده از نرم‌افزار مدیریتی جدید آموزش دهید. با وارد / خارج کردن آسان داده‌های خود در بستر آفیس 365، شما می‌توانید زمان بسیاری را صرفه‌جویی کرده و بهره‌وری خود را افزایش دهید. این کار به شما این امکان را می‌دهد تا فرایندهای تکراری را حذف کرده و سطحی از اتوماسیون را برای فرایندهای خود ایجاد کرده و آن‌ها را کارآمدتر کنید. تیم حقوقی کسب‌و‌کار شما می‌تواند مجوزهای کاربری را برای مدیریت کارآمد فروش و قراردادها ایجاد، بررسی، نظارت و مدیریت کند.
بانک اطلاعاتی مشترک
شیرپوینت و آفیس 365، با Onedrive که حداکثر 25 ترابایت را برای ذخیره اطلاعات و اسناد شما فراهم می‌کند، ارائه می‌شوند. شما می‌توانید اهداف، مسئولیت‌ها، نمایه‌ها و سایر اطلاعات مرتبط را در یک پایگاه داده واحد که در سراسر کسب‌و‌کار به اشتراک گذاشته شده است، ذخیره کنید. ویژگی جستجوی متمرکز، جستجو و فیلتر‌کردن اطلاعات و اسناد را در سیستم عامل برای مدیریت آسان می‌کند. شیرپوینت و آفیس 365 همچنین می‌توانند برای قراردادها نماهای سفارشی شده‌ای ایجاد کنند تا قابلیت جستجو را افزایش دهند.
امنیت پیشرفته
شیرپوینت و آفیس 365 دارای یک سیستم امنیتی پیشرفته هستند که به شما امکان می‌دهد تا اطلاعات حساس را بصورت ایمن نگه دارید. همچنین شما می‌توانید احراز هویت چندعاملی را تنظیم کرده، حساب‌های اختصاصی ایجاد کنید، بدافزارها را مسدود کرده، داده‌ها و پیام‌های خود را رمزگذاری کنید. همچنین می‌توانید امنیت پیشرفته را در برابر قراردادهای مخرب، وب‌سایت‌ها و حملات فیشینگ پیکربندی کنید.
ورود به سیستم واحد
شما می‌توانید با ورود به محیط آفیس 365، خود را از شر نرم‌افزارهای مدیریت قراردادهای گران‌قیمت راحت کنید. با ورود به سیستم Azure Active Directory، کاربران دسترسی نمایه‌ای به برنامه‌های آفیس 365 را دارند. بنابراین، مدیریت حساب متمرکز شده و نیازی به مدیریت چندین حساب کاربری برای نرم‌افزارهای مختلف نیست.
مخزن متمرکز
Dock با استفاده از شیرپوینت و آفیس 365، فضایی متمرکز برای ذخیره و مدیریت اسناد مربوط به قراردادها و همچنین نسخه‌های مختلف قرارداد سایر اسناد مهم را ارائه می‌دهد. این کار به ارائه دید بهتر از قراردادهای سازمانی کمک بسیاری می‌کند. کاربران همچنین می‌توانند با استفاده از هر دستگاهی در هر مکان و زمان، به‌راحتی قراردادهای کاری مورد نظر خود را جستجو کنند.
همکاری مشترک، داخلی و خارجی
به کارمندان خود اجازه دهید تا بدون توجه به مکان، زمان یا نوع دستگاه و با استفاده از رابط کاربری آشنای مایکروسافت آفیس، سند قرارداد مشابه را بدون زحمت تنظیم کنند. شما نه تنها می‌توانید با تیم داخلی خود بلکه با افراد خارج سازمان مانند فروشندگان نیز همکاری داشته باشید. اسناد را از طریق پیوندهای مطمئن با افراد داخلی و خارجی به اشتراک بگذارید. با استفاده از Dock همچنین به‌راحتی می‌توانید فروشنده‌ها را به همراه جزئیات مانند نام فروشنده، نوع خدمت، نام مخاطب و مشخصات تماس اضافه کنید.
گزارش‌های تعاملی
با استفاده از Power BI، داک (Dock) نمایی 360 درجه را برای کاربران خود فراهم می‌کند. به‌راحتی گزارش‌های تعاملی را در میان دستگاه‌های مختلف ایجاد، منتشر و به اشتراک بگذارید تا نیازهای تجاری بسیاری را رفع کنید. با تصویرسازی‌های قوی و دیدگاه‌های چندمنظوره، بینش‌های مهم کسب‌و‌کار را بدست آورید.
مدیریت فراداده‌ها
اگر شرکت شما چندین قرارداد را مدیریت کند، فراداده می‌تواند بسیار مفید باشد. با استفاده از آفیس 365 و شیرپوینت، شما می‌توانید فراداده را برای اسناد خود ایجاد کنید. فراداده می‌تواند شامل حوزه تجاری قرارداد، نوع قرارداد، عنوان، تعداد، اختصاص تاریخ شروع یا تمدید، ارزش معامله و غیره باشد. همچنین می‌توانید فراداده را برای جستجو و مدیریت اسناد سفارشی کنید و پایگاه داده متمرکز به مدیریت اجازه می‌دهد تا پیکربندی و اعمال تغییرات در قرارداد را در کسب‌و‌کار انجام دهد.
جستجوی پیشرفته
همانطور که قبلا گفته شد، جستجوی یک قرارداد در میان هزاران قرارداد، مسئله‌ی مشکل‌سازی خواهد شد. قابلیت‌های جستجوی شیرپوینت و آفیس 365، این دو پلتفرم را به غول‌های بزرگی در نرم‌افزارهای مدیریتی تبدیل کرده است. تیم شما می‌تواند تعداد زیادی از اسناد را در نوار مخصوص جستجو کند.
