استفاده از آفیس 365 و شیرپوینت در مدیریت قرارداد
بانک اطلاعاتی مشترک
شیرپوینت و آفیس 365، با Onedrive که حداکثر 25 ترابایت را برای ذخیره اطلاعات و اسناد شما فراهم می‌کند، ارائه می‌شوند. شما می‌توانید اهداف، مسئولیت‌ها، نمایه‌ها و سایر اطلاعات مرتبط را در یک پایگاه داده واحد که در سراسر کسب‌و‌کار به اشتراک گذاشته شده است، ذخیره کنید. ویژگی جستجوی متمرکز، جستجو و فیلتر‌کردن اطلاعات و اسناد را در سیستم عامل برای مدیریت آسان می‌کند. شیرپوینت و آفیس 365 همچنین می‌توانند برای قراردادها نماهای سفارشی شده‌ای ایجاد کنند تا قابلیت جستجو را افزایش دهند.
امنیت پیشرفته
شیرپوینت و آفیس 365 دارای یک سیستم امنیتی پیشرفته هستند که به شما امکان می‌دهد تا اطلاعات حساس را بصورت ایمن نگه دارید. همچنین شما می‌توانید احراز هویت چندعاملی را تنظیم کرده، حساب‌های اختصاصی ایجاد کنید، بدافزارها را مسدود کرده، داده‌ها و پیام‌های خود را رمزگذاری کنید. همچنین می‌توانید امنیت پیشرفته را در برابر قراردادهای مخرب، وب‌سایت‌ها و حملات فیشینگ پیکربندی کنید.
ورود به سیستم واحد
شما می‌توانید با ورود به محیط آفیس 365، خود را از شر نرم‌افزارهای مدیریت قراردادهای گران‌قیمت راحت کنید. با ورود به سیستم Azure Active Directory، کاربران دسترسی نمایه‌ای به برنامه‌های آفیس 365 را دارند. بنابراین، مدیریت حساب متمرکز شده و نیازی به مدیریت چندین حساب کاربری برای نرم‌افزارهای مختلف نیست.
مخزن متمرکز
Dock با استفاده از شیرپوینت و آفیس 365، فضایی متمرکز برای ذخیره و مدیریت اسناد مربوط به قراردادها و همچنین نسخه‌های مختلف قرارداد سایر اسناد مهم را ارائه می‌دهد. این کار به ارائه دید بهتر از قراردادهای سازمانی کمک بسیاری می‌کند. کاربران همچنین می‌توانند با استفاده از هر دستگاهی در هر مکان و زمان، به‌راحتی قراردادهای کاری مورد نظر خود را جستجو کنند.
همکاری مشترک، داخلی و خارجی
گزارش‌های تعاملی
با استفاده از Power BI، داک (Dock) نمایی 360 درجه را برای کاربران خود فراهم می‌کند. به‌راحتی گزارش‌های تعاملی را در میان دستگاه‌های مختلف ایجاد، منتشر و به اشتراک بگذارید تا نیازهای تجاری بسیاری را رفع کنید. با تصویرسازی‌های قوی و دیدگاه‌های چندمنظوره، بینش‌های مهم کسب‌و‌کار را بدست آورید.
مدیریت فراداده‌ها
اگر شرکت شما چندین قرارداد را مدیریت می‌کند، فراداده می‌تواند بسیار مفید باشد. با استفاده از آفیس 365 و شیرپوینت، شما می‌توانید فراداده را برای اسناد خود ایجاد کنید. فراداده می‌تواند شامل حوزه تجاری قرارداد، نوع قرارداد، عنوان، تعداد، اختصاص تاریخ شروع یا تمدید، ارزش معامله و غیره باشد. همچنین می‌توانید فراداده را برای جستجو و مدیریت اسناد سفارشی کنید و پایگاه داده متمرکز به مدیریت اجازه می‌دهد تا پیکربندی و اعمال تغییرات در قرارداد را در کسب‌و‌کار انجام دهد.
جستجوی پیشرفته
همانطور که قبلا گفته شد، جستجوی یک قرارداد در میان هزاران قرارداد، مسئله‌ی مشکل‌سازی خواهد شد. قابلیت‌های جستجوی شیرپوینت و آفیس 365، این دو پلتفرم را به غول‌های بزرگی در نرم‌افزارهای مدیریتی تبدیل کرده است. تیم شما می‌تواند تعداد زیادی از اسناد را در نوار مخصوص جستجو کند.
