استفاده از آفیس 365 و شیرپوینت در مدیریت قرارداد
حمید رضا خداوردی

استفاده از آفیس 365 و شیرپوینت در مدیریت قرارداد

مدیریت قرارداد به کسب‌و‌کار شما امکان می‌دهد که با کنترل هزینه‌ها، کاهش ریسک، اطمینان از خروجی عالی خدمات و تولید ارزش متقابل، اقدامات مناسبی را انجام دهید. برای این منظور، شما باید چندین فرایند را برای مدیریت موثر قراردادها دنبال کنید، از جمله جستجوی فروشندگان و مشتریان مناسب، مدیریت جزئیات مربوط به قیمت، کیفیت کار و حفظ روابط تجاری با آن‌ها. این وظایف برای بسیاری از افراد سخت است، بنابراین برای جلوگیری از ایجاد مشکلات سازمانی، شرکت‌ها از شیرپوینت و آفیس 365 به عنوان پلتفرم‌های بسیار قوی در امر مدیریت قراردادها استفاده می‌کنند. با استفاده از این پلتفرم‌ها، مدیریت قراردادها بسیار آسان می‌شود. به علاوه، کسب‌و‌کارها می‌توانند با استفاده از این ابزارها، انتخاب بهتری از مشتریان، نظارت بر عملکرد فروشندگان، تعیین اهداف برای فروشندگان برای تولید ارزش، ایجاد روابط طولانی مدت و موارد دیگر داشته باشند.

 

مدیریت قرارداد

 

یکی از مزایای برجسته استفاده از شیرپوینت و آفیس 365 برای مدیریت قراردادها، قابلیت تلفیق این ابزار با برنامه‌های دیگر مایکروسافت است. اگر شما قبلا از برنامه‌های دیگری مانند اکسل، ورد، Outlook و غیره استفاده می‌کردید، این ویژگی بسیار مناسب برای سازمان شما خواهد بود، زیرا نیازی به آموزش تیم خود برای استفاده از یک نرم‌افزار جدید نخواهید داشت. با وارد / خارج کردن آسان داده‌های خود در بستر آفیس 365، می‌توانید زمان بسیاری را صرفه‌جویی کرده و بهره‌وری خود را افزایش دهید. به علاوه، اتوماسیون فرایندهای تکراری را حذف کرده و آن‌ها را کارآمدتر کنید. تیم حقوقی شما می‌تواند مجوزهای کاربری را برای مدیریت کارآمد فروش و قراردادها ایجاد، بررسی، نظارت و مدیریت کند.

بانک اطلاعاتی مشترک

شیرپوینت و آفیس 365، با Onedrive که حداکثر 25 ترابایت را برای ذخیره اطلاعات و اسناد شما فراهم می‌کند، ارائه می‌شوند. شما می‌توانید اهداف، مسئولیت‌ها، نمایه‌ها و سایر اطلاعات مرتبط را در یک پایگاه داده واحد که در سراسر کسب‌و‌کار به اشتراک گذاشته شده است، ذخیره کنید. ویژگی جستجوی متمرکز، جستجو و فیلتر‌کردن اطلاعات و اسناد را در سیستم عامل برای مدیریت آسان می‌کند. شیرپوینت و آفیس 365 همچنین می‌توانند برای قراردادها نماهای سفارشی شده‌ای ایجاد کنند تا قابلیت جستجو را افزایش دهند.

 

مدیریت قرارداد

امنیت پیشرفته

شیرپوینت و آفیس 365 دارای یک سیستم امنیتی پیشرفته هستند که به شما امکان می‌دهد تا اطلاعات حساس را بصورت ایمن نگه دارید. همچنین شما می‌توانید احراز هویت چندعاملی را تنظیم کرده، حساب‌های اختصاصی ایجاد کنید، بدافزارها را مسدود کرده، داده‌ها و پیام‌های خود را رمزگذاری کنید. همچنین می‌توانید امنیت پیشرفته را در برابر قراردادهای مخرب، وب‌سایت‌ها و حملات فیشینگ پیکربندی کنید.

ورود به سیستم واحد

شما می‌توانید با ورود به محیط آفیس 365، خود را از شر نرم‌افزارهای مدیریت قراردادهای گران‌قیمت راحت کنید. با ورود به سیستم Azure Active Directory، کاربران دسترسی نمایه‌ای به برنامه‌های آفیس 365 را دارند. بنابراین، مدیریت حساب متمرکز شده و نیازی به مدیریت چندین حساب کاربری برای نرم‌افزارهای مختلف نیست.

مخزن متمرکز

Dock با استفاده از شیرپوینت و آفیس 365، فضایی متمرکز برای ذخیره و مدیریت اسناد مربوط به قراردادها و همچنین نسخه‌های مختلف قرارداد سایر اسناد مهم را ارائه می‌دهد. این کار به ارائه دید بهتر از قراردادهای سازمانی کمک بسیاری می‌کند. کاربران همچنین می‌توانند با استفاده از هر دستگاهی در هر مکان و زمان، به‌راحتی قراردادهای کاری مورد نظر خود را جستجو کنند.

 

مدیریت قرارداد

همکاری مشترک، داخلی و خارجی

به کارمندانتان اجازه دهید تا بدون در نظر گرفتن مکان، زمان و نوع دستگاه، با استفاده از رابط کاربری آشنای مایکروسافت آفیس، به راحتی قرارداد‌های مشابه را تنظیم کنند. با این راه‌حل شما می‌توانید با تیم داخلی و همچنین با افراد خارج از سازمان مانند فروشندگان همکاری کنید. همچنین شما می‌توانید اسناد را از طریق پیوندهای امن با افراد داخلی و خارجی به اشتراک بگذارید. با استفاده از Dock می‌توانید به‌راحتی جزئیات فروشنده‌ها را اضافه کنید، از جمله نام فروشنده، نوع خدمت، نام مخاطب و مشخصات تماس.

گزارش‌های تعاملی

با استفاده از Power BI، داک (Dock) نمایی 360 درجه را برای کاربران خود فراهم می‌کند. به‌راحتی گزارش‌های تعاملی را در میان دستگاه‌های مختلف ایجاد، منتشر و به اشتراک بگذارید تا نیازهای تجاری بسیاری را رفع کنید. با تصویرسازی‌های قوی و دیدگاه‌های چندمنظوره، بینش‌های مهم کسب‌و‌کار را بدست آورید.

مدیریت فراداده‌ها

اگر شرکت شما چندین قرارداد را مدیریت می‌کند، فراداده می‌تواند بسیار مفید باشد. با استفاده از آفیس 365 و شیرپوینت، شما می‌توانید فراداده را برای اسناد خود ایجاد کنید. فراداده می‌تواند شامل حوزه تجاری قرارداد، نوع قرارداد، عنوان، تعداد، اختصاص تاریخ شروع یا تمدید، ارزش معامله و غیره باشد. همچنین می‌توانید فراداده را برای جستجو و مدیریت اسناد سفارشی کنید و پایگاه داده متمرکز به مدیریت اجازه می‌دهد تا پیکربندی و اعمال تغییرات در قرارداد را در کسب‌و‌کار انجام دهد.

 

مدیریت قرارداد

جستجوی پیشرفته

همانطور که قبلا گفته شد، جستجوی یک قرارداد در میان هزاران قرارداد، مسئله‌ی مشکل‌سازی خواهد شد. قابلیت‌های جستجوی شیرپوینت و آفیس 365، این دو پلتفرم‌ را به غول‌های بزرگی در نرم‌افزارهای مدیریتی تبدیل کرده است. تیم شما می‌تواند تعداد زیادی از اسناد را در نوار مخصوص جستجو کند.

می تونی با سیستم جستجوی زیر مقاله های دیگه تکران رو هم بخونی

Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Post Type Selectors

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این سایت توسط reCAPTCHA و گوگل محافظت می‌شود حریم خصوصی و شرایط استفاده از خدمات اعمال.

The reCAPTCHA verification period has expired. Please reload the page.

021-22130288 021-26741787

برای ارتباط با ما می توانید از طریق فرم تماس در صفحه زیر اقدام نمایید.

تماس با ما