نرم افزار مدیریت عملکرد سازمانی چیست؟

در حال حاضر اصطلاحات رقابتی فراوانی نظیر BPM (مدیریت عملکرد کسب و کار)، CPM (مدیریت عملکرد شرکت) و FMP (مدیریت عملکرد مالی) وجود دارد. با این حال ما مدیریت عملکرد سازمانی را به دلیل عملکرد بی‌نظیرش ترجیح می‌دهیم. مدیریت عملکرد سازمانی یک فرایند و سیستم نرم‌افزاری است که برای پیوند استراتژی‌های سازمان‌ها به برنامه‌ها و عملیات اجرایی آن‌ها طراحی شده است (شرکت‌ها، نهادهای دولتی، مؤسسات آموزشی و مؤسسات غیرانتفاعی) و از این طریق به آن‌ها کمک می‌کند. همان‌طور که یک سازمان شروع به رشد می‌کند با چالش‌های مدیریتی روبه‌رو می‌شود. این نرم افزار سازمانی فرایندهای مدیریتی زیر را در بر می‌‌گیرد:

• بودجه‌بندی، برنامه‌ریزی، پیش‌بینی و مدل‌سازی
• تثبیت نتایج و بستن دوره‌ای حساب‌ها
• ارائه گزارش نتایج به سهامداران داخلی و خارجی
• تجزیه و تحلیل عملکرد در برابر برنامه، سال‌های گذشته، بخش‌ها یا محصولات

سازمان‌ها فرایندها را در یک چرخه مدیریت اجرا می‌کنند. این چرخه حداقل به صورت سالیانه و در بیشتر موارد به صورت فصلی یا دوره‌های طولانی‌تر اجرا می‌شود. هدف نرم افزار مدیریت عملکرد سازمانی این است که مقاصد استراتژی‌ها و اهداف به طور کاملاً شفاف و واضح با مدیران ارتباط برقرار کنند و درک شوند و در نهایت در بودجه و برنامه‌های این افراد انعکاس پیدا کنند. همسو کردن بخش‌های مختلف یک سازمان حول محور مقاصد و اهداف، نقطه شروع بسیار حیاتی برای سازمان‌هاست.

دنیای تجارت تبدیل به دنیایی غیرقابل پیش‌بینی و ناپایدار شده است؛ این ویژگی‌ها باعث می‌شود این سامانه کاربردی تلقی شود و به طور دوره‌ای بخش‌های مختلف سازمان را بازنگری کند. ذینفعان داخلی (تیم مدیریت) و ذینفعان خارجی (هیئت مدیره و یا سرمایه‌گذاران)، افرادی هستند که می‌توانند از طریق ارائه گزارشات دوره و بررسی نتایج این کار را انجام دهند. دوره‌های بازنگری به طور معمول ماهانه، سه ماهه و سالانه تعریف می‌شود، اما سازمان‌ها می‌توانند این کار را به صورت هفتگی نیز در بخش‌های تولید و یا CPG انجام دهند. صنایعی همچون خدمات مالی و حمل و نقل که نیازمند سرعت بالاتری هستند می‌توانند این فرایند را به صورت روزانه اجرا کنند.

چرخه مدیریت

فرایند سامانه مدیریت عملکرد سازمانی شامل نظارت و مدیریت شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) می‌شود. این فرایند امکان درک روندهای کلیدی بازار و کسب و کار را به صورت منظم (ساعتی، روزانه، هفتگی، ماهانه، سه ماهه) برای مدیران دپارتمان‌ها و بخش‌های مختلف یک سازمان فراهم می‌سازد. در صورتی که مدیران برای کسب و کار یا بخشی از سازمان برنامه‌ریزی نکرده باشند، این سامانه به منظور دسترسی به اهداف سازمانی به سرعت واکنش نشان می‌دهد و آن‌ها را آگاه می‌سازد.

مزایای تجاری نرم افزار مدیریت عملکرد سازمانی

هر نسل از نرم افزارهای مدیریت عملکرد سازمانی امتیازات جدیدی را برای کاربران و سازمان‌ها به همراه دارند. صفحات گسترده نقش مهمی در تسریع روند جمع‌آوری، ثبت و محاسبه داده‌ها ایفا می‌کند. ایمیل اشتراک گذاری این فایل‌ها را ساده‌تر کرده است. از مزایای این مجموعه که به افزایش کارایی سازمان می‌انجامند می‌توان به حذف و افزودن صفحات گسترده، بهبود فرایندهای برنامه ریزی و گزارش دهی از طریق پایگاه مرکزی داده‌ها، گردش کار و اداره فرایندها اشاره کرد. نرم افزار مدیریت عملکرد با ایجاد همسویی در اهداف استراتژیک، مالی و اجرایی، افزایش مشارکت کنندگان بودجه بندی و همچنین توانمندسازی مدیران از طریق اطلاع رسانی به موقع، می‌تواند در سراسر سازمان به ایجاد مسئولیت بپردازد. این نرم افزار به سازمان‌ها کمک می‌کند وظایف دستی را به صورت خودکار انجام دهند، سرعت فرایندهای کلیدی مالی را افزایش دهند و بین بخش‌های مالی و اجرایی هماهنگی دقیق‌تری ایجاد کنند.

نرم افزار مدیریت عملکرد سازمانی مکمل سیستم‌های ERP و سایر سیستم‌های IT است

با وجود اینکه نرم افزار مدیریت عملکرد سازمانی ارزش قابل توجهی برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند، اما نمی‌تواند به تنهایی این کار را انجام دهد. نرم افزار مدیریت عملکرد سازمانی به داده‌های بدست آمده و تولید شده در سیستم‌های دیگر، سیستم‌هایی نظیر GLs ،ERP ،HCM ،CRM متکی است. قدرت این پلتفرم را می‌توان در طراحی منحصر به فردش در جمع‌آوری و ادغام داده‌ها از چندین منابع مختلف و پشتیبانی از فرایندهای کلیدی مدیریت عملکرد سازمانی، مانند بودجه بندی، پیش‌ بینی، گزارش‌ دهی مالی و مدل سازی جستجو کرد.

به طور کلی این نرم افزار و ای آر پی مکمل یکدیگر هستند و عملکرد بهتری با یکدیگر دارند. سیستم‌های ERP‌ (سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان) متمرکز بر خودکارسازی فرایندهای تراکنش هستند، اما سیستم‌های مدیریت عملکرد سازمانی بر خودکار سازی فرایند‌های مدیریتی تمرکز دارند. گاهی اوقات نیز درک عملکرد نرم افزار مدیریت عملکرد سازمانی  در مقابل نرم‌ افزار هوش تجاری (BI) دشوار است. لازم به ذکر است که نرم‌ افزارهای مدیریت عملکرد سازمانی و BI با یکدیگر ارتباط دارند و هر دو بخشی از نرم افزار جامع‌تر بیزینس آنالیتیکس هستند. رابطه این دو نرم افزار را می‌توان اینگونه شرح داد:

BI مجموعه ای از ابزارها یا یک پلتفرم متمرکز بر تحویل اطلاعات است که عمدتاً برای بخش‌های فناوری اطلاعات طراحی شده و هدف اصلی آن گزارش ‌دهی و تجزیه و تحلیل همه جانبه در سراسر سازمان به کاربران حسابداری است.

این نرم افزار از فرایندهایی پشتیبانی می‌کند که به طور معمول توسط سازمان مالی اداره می‌شود و به دیگر بخش‌های تجاری گسترش پیدا می‌کند. این نرم افزار نقش مهمی در مدل سازی، برنامه ریزی، تثبیت، گزارش دهی و تجزیه و تحلیل ایفا می‌کند. بسیاری از پلتفرم‌های مدرن این پلتفرم شامل ابزارهای BI و تجزیه و تحلیلی هستند که از طریق اپلیکیشن‌های مدیریت عملکرد سازمانی و سایر منابع برای گزارش دهی و تجزیه و تحلیل داده‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.

به طور خلاصه این پلتفرم را می‌توان اینگونه توضیح داد: مدیریت عملکرد سازمانی فرایندی است که با پیوند استراتژی‌ها به اپلیکشین‌ها و عملیات اجرایی کمک قابل توجهی به سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌کند. سامانه مدیریت عملکرد سازمانی به منظور پشتیبانی از فرایندهایی همچون بودجه بندی، برنامه ریزی، پیش‌ بینی، تثبیت مالی، گزارش دهی، مدل سازی و تجزیه و تحلیل طراحی شده است. این نرم افزار تکامل یافته را هم‌اکنون می‌توانید به صورت آنلاین مورد استفاده قرار دهید. از مزایایی جدید این نرم افزار می‌توان به خودکار سازی و سرعت‌ بخشی به فرایندهای مدیریتی و کمک به بهبود همسویی در سراسر سازمان اشاره کرد. علاوه بر این، این سامانه دیگر سیستم‌های IT نظیر ERP، CRM‌ و BI است.