چرا از نرم افزار منابع انسانی استفاده کنیم؟
برای هر مشکلی که سازمان شما با آن روبه رو است، نرم‌افزار منابع انسانی، راه‌حل برای برطرف کردن آن ارائه می‌دهد. نرم‌افزار منابع انسانی تمام جنبه‌های سازمان مانند مدیریت، حسابداری، بازاریابی و… را به‌صورت یکپارچه مدیریت میکند. در اکثر شرکت‌ها فقط از نرم‌افزاری که نیازهای منابع انسانی را برطرف میکند، استفاده می‌شود که قابلیت یکپارچه‌سازی در کل فرایندهای سازمان را ندارد. نرم‌افزار منابع انسانی یک راه‌حل، برای ساده کردن کلیه فرایندهای سازمان ارائه می‌دهد.
نرم افزار منابع انسانی تکران کلیه فرایندهای سازمان شما را یکپارچه و قابل مدیریت و کنترل میکند.
نرم‌افزار منابع انسانی چیست؟
نرم‌افزار منابع انسانی پلتفرمی است که با در اختیار قرار دادن ابزارها و فرایندهای موردنیاز، باعث می‌شود تا کارکنان خود را در زمان واقعی، ارزیابی کنید.
این نرم‌افزار به شما اطلاعات کافی درباره میزان در دسترس بودن و انجام دادن کارهای کارمندان را می‌دهد که احتمال خطای ارزیابی شما را کاهش می‌دهد. همچنین این پلتفرم ابزارهای مدیریت داده را برای جمع‌آوری و ذخیره سوابق کارمندان مطابق با نیاز سازمان در اختیار شما قرار می‌دهد.
این نرم‌افزار یک راه‌حل واحد برای بهبود جریان کار منابع انسانی ارائه می‌دهد که برای تیم مدیریت سازمان راه‌حلی جامع برای ذخیره و بازیابی اطلاعات سازمان جهت زمان‌بندی و بررسی‌های سالیانه و سایر فرایندها مطابق نیاز هر سازمان است. بسیار کاربرپسند بوده و به کارمندان شما این اجازه را می‌دهد تا ساعات کاری خود را ملاحظه کنند، درخواست‌های خود را از قبیل مرخصی، اضافه‌کاری و… ثبت و پیگیری نمایند.
راه‌حل‌های نرم‌افزار منابع انسانی، یک پلتفرم مدیریت واحد برای کارمندان منابع انسانی ارائه می‌دهد، به این صورت که از طریق جمع‌آوری اطلاعات لازم با حفظ انطباق‌های سازمان، گزارشهای مناسب ارائه دهند.
این نرم افزار راهی مطمئن و سازگار برای ذخیره کلیه اطلاعات پرسنل و نگهداری سوابق پرسنلی ارائه می‌دهد. به کارمندان امکان ثبت و کنترل کلیه درخواست‌ها و مدیریت بهتر برنامه‌هایشان را می‌دهد.
امکان نصب بر روی گوشی‌های تلفن همراه را نیز دارد تا کارمندان بتوانند هر زمانی از روز حتی زمان‌هایی که در شرکت حضور ندارند با سازمان در تماس باشند، درخواست‌های خود را به راحتی ثبت و پیگیری کنند، بنابراین هیچ درخواست و ارتباطی از دست نمی‌رود.
هدف نرم‌افزار منابع انسانی چیست؟
نرم‌افزار منابع انسانی وظایف بخش منابع انسانی و اطلاعات پرسنلی را به طور خودکار سازماندهی میکند و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا با حفظ انطباق‌های سازمان، گردش کار خود را ساده کنند. با گزارش‌گیری‌های قوی و ساده کردن فرایندهای کاری می‌توانند وظایف پیچیده منابع انسانی را پیگیری نمایند.
سیستم‌های نرم‌افزار منابع انسانی در سازمان به شما این امکانات را می‌دهد که : به اطلاعات خود دسترسی آسان داشته باشید، درخواست‌های خود را ثبت کنید، مدیریت زمان انجام کارها را داشته باشید. این نرم‌افزار درواقع ارتباطات را بهبود داده و تمام اطلاعات و فرایندهای سازمان را ردیابی میکند و یک رکورد مداوم برای تمام کارمندان و درنهایت کل سازمان را فراهم می‌آورد. همچنین نکته حائز اهمیت آن این است که نیاز به سوابق کاغذی را کاهش یا کامل حذف میکند و بخش منابع انسانی را به‌صورت دیجیتالی متحول میکند.
تفاوت بین HRMS ، HRIS و HCM چیست؟
همه این اصطلاحات در رابطه با سیستم نرم‌افزاری HR استفاده می‌شود. در ابتدا شاید تمام این اصطلاحات یکسان به نظر برسند، اما آن‌ها کمی متفاوت از هم هستند. به هریک از آن‌ها نگاهی بیاندازیم:
HRIS: Human Resources Information System
مخفف سیستم اطلاعات منابع انسانی است. این یک نرم‌افزار تخصصی است که فقط شامل بخش‌های بسیار محدودی همچون استخدام، آموزش، سازماندهی سوابق پرسنل و مدیریت زمان می‌شود.
HRMS: Human Resources Management System
مخفف سیستم مدیریت منابع انسانی است که یک نرم‌افزار جامع به شمار می‌رود. این نرم‌افزار شامل همه فرایندهایی که منابع انسانی برای سازماندهی اطلاعات، حفظ انطباق و برقراری ارتباط با کارکنان نیاز دارد، می شود. همچنین شامل مواردی مانند حقوق و دستمزد و مزایا و همچنین جنبه‌های مدیریت کلی تداوم کسب و کار است.
HCM: Human Capital Management
ابزاری است که مخفف مدیریت سرمایه انسانی است.
چرا هر شرکتی به نرم‌افزار منابع انسانی نیاز دارد؟
مهم نیست اندازه شرکت یا صنعتی که در آن مشغول به کار هستید، چقدر است. هر سازمانی می‌تواند از ابزار مدیریت منابع انسانی متناسب با نیازهای سازمان خود استفاده کند.
راه‌حل‌های نرم‌افزار منابع انسانی به‌گونه‌ای طراحی شده که قابل درک و دیدن است. به مدیران هر سازمان کمک میکند تا فرایندها را ساده‌تر، قابل‌فهم و منطبق با قوانین سازمان خود بهبود دهد. و درعین‌حال بهره‌وری را برای پرسنل بهبود می‌بخشد.
مزایای نرم‌افزار منابع انسانی چیست؟
اصلی‌ترین هدف نرم‌افزار منابع انسانی این است که فرایندهای مدیریت کارکنان سازمان شما را بهبود می‌بخشد. در اینجا چند مورد از مزایای استفاده از پلتفرم‌های منابع انسانی آورده شده است:
- تسلط بر اطلاعات: با ارائه گزارشهای قوی، این پلتفرم می‌تواند بینش‌هایی را برای تصمیم‌گیری بهتر و راه‌حل‌هایی مناسب برای کارکنان ایجاد کند.
- زمان حضور و غیاب: زمان حضور و غیاب پرسنل را به راحتی کنترل و پیگیری کنید.
- سازگار با موبایل: با اپلیکیشن که بر روی موبایل به راحتی نصب می‌کنید، تیم منابع انسانی و کارمندان شما می‌توانند از هر کجا و با هر موقعیتی به داده‌های موردنیاز خود دسترسی داشته باشند.
- ادغام با کسب و کار شما: نرم‌افزار منابع انسانی به راحتی با سایر برنامه‌های سازمان شما ادغام می‌شود که انعطاف‌پذیری بالایی برای افزایش بهره‌وری و راندمان دارد.
- مالیات و انطباق: با این نرم‌افزار پیچیدگی‌های ساختار مالیاتی سازمان خود را ساده‌تر کنید.
- مدیریت ارتقا موقعیت: با نظارت عالی مدیران بر موقعیت کارکنان، امکان ترفیع و ارتقا کارکنان افزایش می‌یابد.
چگونه نرم‌افزار منابع انسانی به استخدام کمک میکند؟
از ویژگی‌های این نرم‌افزار وجود تعدادی ابزار برای بهبود طرح‌های استخدام است. سیستم منابع انسانی شما می‌تواند بهترین رزومه‌ها را اسکن و ذخیره کند، فرایندهای آموزشی و حضوری را توسعه دهد و درنهایت برای اینکه مطمئن شود هیچ مرحله ای از دست نرفته است چک‌لیست‌هایی تهیه میکند.
نکات مفیدی که قبل از خرید نرم‌افزار منابع انسانی باید بدانیم چیست؟
سیستم نرم‌افزار منابع انسانی برای بهبود فرایند کاری مدیران و کارمندان طراحی شده است که این ویژگی فرایندهای کاری پیچیده را ساده‌تر میکند و به شرکت شما اجازه می‌دهد تا اطلاعات را به‌صورت مطمئن جمع‌آوری و سازماندهی کنید.
در هنگام ارزیابی و بررسی نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی، باید فرهنگ و نیازهای شرکت خود را درنظر بگیرید. برخی از موارد کلی که باید به دنبال آن‌ها باشید عبارتند از:
- رابط کاربری: برای محدود کردن نیازهای آموزشی و بهبود انطباق‌ها، این نرم‌افزار باید کاربرپسند باشد.
- متناسب با اندازه شرکت: تمام راه‌حل‌ها برای همه شرکت‌ها ساخته نشده‌اند، اطمینان حاصل کنید راه‌حلی که انتخاب می‌کنید دارای تمام ابزارهایی است که برای رشد کارکنان و سازمان موثر است.
- گزارش‌دهی قوی: نرم‌افزار باید شامل گزینه‌های گزارش‌دهی برای کمک به مدیریت بهتر کارکنان و کنترل عملکرد آنان باشد.
- ویژگی‌ها: مطمئن شوید که ابزارها و ویژگی‌های منابع انسانی ارائه شده، همان چیزهایی هستند که شرکت شما به‌طور کامل از آن‌ها استفاده خواهد کرد.
- قیمت: یک تحلیل هزینه و فایده انجام دهید تا مطمئن شوید که استفاده از این پلتفرم، ارزش سرمایه‌گذاری دارد.
- پشتیبانی فنی و آموزش: واحد فروش سازمان شما باید پشتیبانی فنی و گزینه‌های آموزشی جامعی در اختیار داشته باشد.
