اتوماسیون فرایند کسب و کار در شیرپوینت
داشتن فرایندهای کسب و کار قوی، کلید موفقیت شرکت شما است. با این حال، مدیریت آن‌ها نیاز به زمان و پول زیادی دارد. کارمندانی که وظایف روزمره مانند ورود اطلاعات به سیستم را انجام می‌دهند، کاری را که به صورت مستقیم به حمایت از بهره‌وری کمک می‌کند، انجام نمی‌دهند. آن‌ها همچنین ممکن است اشتباهات زیان بار و زمان‌بر داشته باشند. اتوماسیون فرایند کسب و کار SharePoint می‌تواند به شما در مورد این موضوع کمک کند.
با استفاده از اتوماسیون فرایند کسب و کار در شیرپوینت می‌توانید از چندین مزیت بهره‌مند شوید:
کاهش هزینه‌ها
با صرفه‌جویی در زمان کارکنان، اتوماسیون هزینه‌های شما را نیز کاهش می‌دهد. کارکنانی که زمان زیادی را برای مدیریت عملیات داخلی صرف می‌کردند، می‌توانند وظایف دیگری را انجام دهند. شما همچنین ممکن است بتوانید جلوی اضافه شدن کارمند جدید را بگیرید.
افزایش بهره‌وری
با کم کردن خطاها، اتوماسیون سریعا کارایی فرایندهای شما را بهبود می‌بخشد. شما همچنین می‌توانید موانعی را در فرایند کار شناسایی کرده و آن‌ها را برطرف کنید.
افزایش پیشرفت قابل مشاهده
اتوماسیون، نظارت و بهترین روش‌ها را اجرا کرده و قابلیت‌های تحلیلی را ارائه می‌دهد که برای شما اطلاعاتی در مورد کارهایی که همه در حال انجام آن هستند، وظایفی که زمان بیشتری می‌برند و چیزهایی که برای تصمیم‌گیری هوشمندانه نیاز دارید، فراهم می‌کند.
ساده‌سازی مدیریت اسناد و داده‌ها
فرایندهای اتوماتیک به همه کمک می‌کنند تا اسناد، ارتباطات نوشتاری و غیره را پیگیری کنند. تمامی اسناد و داده‌های شما در یک مکان قرار داده می‌شوند، که نیاز به انتقال داده از یک سیستم به سیستم دیگر را کاهش می‌دهد.
بهبود استانداردها
هنگامی‌که فرایندهای اتوماتیک به درستی راه‌اندازی می‌شوند، اطمینان حاصل می‌شود که تنها افراد مجاز قادر به انجام تغییرات هستند، اطلاعات صحیح را در زمان مناسب به افراد مناسب ارسال می‌کنند، و ثبت می‌کنند که چه کسی از چه داده‌هایی استفاده می‌کند، که باعث بهبود انطباق قوانین می‌شود.
بهبود رضایت مشتری و کارمندان
هیچ کس از وظایف خسته‌کننده و تکراری لذت نمی‌برد، بنابراین کارمندانی که به کارهای جذاب‌تری منتقل می‌شوند، خوشحال‌تر هستند. همچنین، با بهبود دقت، محصول یا خدمات بهتری به مشتریان ارائه می‌شود.
در دنیای امروز، شما نمی‌توانید بدون اتوماسیون تعداد زیادی از فرایندهای روزمره را انجام دهید. این کار به کارمندان نیز کمک می‌کند به جای انجام وظایف روتین مانند ورود داده، از آموزش و مهارت‌های خود استفاده کنند.
نمونه‌هایی از اتوماسیون فرایند کسب و کار در شیرپوینت
در حال حاضر، شما می‌دانید که اتوماسیون فرایند کسب‌وکار برای سازمان شما ضروری و مهم است. آیا می‌دانید چه نوع اموری می‌توانند و باید اتوماتیک شوند؟ در ادامه چند مثال آورده شده است:
درخواست‌های تأیید
یک گردش کار در شیرپوینت برای درخواست‌های تأیید، تضمین می‌کند که هر درخواست به ترتیب صحیح به افراد مناسب ارسال شود. همچنین، داشتن قانونی که بر اساس آن درخواست‌های تأیید باید از طریق سیستم انجام شوند، به محافظت از شرکت و کارمندان شما در برابر کلاهبرداری‌های ایمیل تجاری (BEC) کمک می‌کند، جایی که کلاهبردار برای به دست آوردن اطلاعات یا پول، خود را به جای یک کارمند عالی رتبه جا می‌زند.
اتوماسیون گردش کار تأیید، از ارسال تأییدیه‌ها از طریق ایمیل‌های معمولی که به راحتی قابل جعل هستند، جلوگیری می‌کند.
تامین حساب کاربری
این یک اصطلاح تخصصی برای توصیف تمام کارهایی است که بخش IT برای راه‌اندازی حساب کاربری یک کارمند جدید یا قطع دسترسی کارمندی که از شرکت جدا شده است، انجام می‌دهد. تأمین حساب کاربری با بزرگتر شدن شرکت شما می‌تواند پیچیده‌تر شود. اتوماسیون تأمین حساب کاربری به شما این امکان را می‌دهد که با فشردن یک دکمه به صورت لحظه‌ای، یک حساب کاربری ایجاد کنید. این بدان معناست که کارمندان جدید می‌توانند وارد دفتر شوند، از طریق VPN وارد سیستم شوند و از همان ابتدا همه چیز برایشان آماده باشد. دیگر نیازی به انتظار برای بخش IT در بیشتر ساعات روز اول کاری نیست.
همچنین، این بدان معناست که در صورت نیاز می‌توانید به سرعت دسترسی کسی را لغو کنید. Microsoft 365 می‌تواند فراتر عمل کرده و یک فرایند خوش آمدگویی کاملاً سفارشی ارائه دهد.
سفارشات خرید
پر کردن فرم‌های سفارش خرید، زمان‌بر، خسته کننده و انجام آن به درستی دشوار است. با اتوماسیون گردش کار SharePoint، سفارشات خرید را می‌توان ساده کرد و اطلاعات مشتری را می‌توان از یک پایگاه داده استخراج کرد.
این سفارشات به صورت خودکار تأیید و سپس به فروشنده ارسال می‌شوند. در این صورت، خطر تأخیر سفارش به دلیل اشتباه تایپی در آدرس ایمیل فروشنده (برای مثال) کاهش می‌یابد.
تقویت و رشد ارتباط با مشتریان پیشگام
اتوماسیون رشد و تقویت ارتباط با مشتریان پیشگام می‌تواند به شما در صرفه‌جویی زیادی از نظر هزینه در فروش‌های از دست رفته کمک کند. یک جریان کاری اتوماتیک مطمئن می‌شود که در زمان‌های مناسب، با اطلاعات دقیق و بدون فشار بیش از حد، که ممکن است آن‌ها را منصرف کند، مورد برقراری ارتباط و یادآوری قرار گیرد. مشتریان پیشگام می‌توانند به صورت روان از بخش فروش اولیه به مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) منتقل شوند.
یکی از خدمات شرکت تکران ارائه راهکارهای سازمانی مشتری محور مایکروسافت مانند نرم افزار CRM است.
کارهای سفارشی
اتوماسیون کارهای سفارشی باعث می‌شود همه چیز برای مشتری، اگر کسب و کار شما شامل تعمیرات است، بی‌دردسر شود. مشتریان می‌توانند در صورت تمایل قرار ملاقات تعیین کنند و از پدیده “ما روز پنجشنبه بین ساعت 9 تا 5 بعد از ظهر آنجا خواهیم بود و شما باید در خانه باشید” که بسیاری را خسته می‌کند، اجتناب کنند. برای تعمیرات داخل مغازه، اتوماسیون کارهای سفارشی می‌تواند زمان تحویل را کاهش دهد و رضایت مشتری را بهبود بخشد.
احتمالاً می‌توانید به وظیفه‌ای خاص در شرکت خود فکر کنید که خسته کننده، وقت گیر، مستعد خطا یا هر سه مورد باشد. اتوماسیون فرایند کسب و کار به شما در انجام همه این کارها کمک می‌کند. هنگامی‌که همه چیز را به طور کامل راه اندازی کردید، لازم نیست کارهای خسته کننده انجام دهید، اگرچه باید دائماً نظارت کنید تا ببینید آیا می‌توانید سیستم‌های خود را بیشتر بهبود بخشید.
چرا از شیرپوینت برای اتوماسیون فرایندهای تجاری استفاده کنیم؟
مهم‌ترین دلیل این است که شیرپوینت یک محصول مایکروسافت است. این بدان معناست که جزئیات رابط کاربری آن با برنامه‌هایی که شما و کارمندان شما قبلاً کاملاً با آن‌ها آشنا هستید، مانند Word و Teams، مشترک است.
این یک جزء اصلی از مجموعه Microsoft 365 است، بنابراین ممکن است از قبل برای آن مجوز داشته باشید، به این معنی که هزینه اضافی ندارد. شیرپوینت نباید با OneDrive اشتباه گرفته شود، چون فقط یک سیستم ذخیره‌سازی فایل نیست، بلکه یک سیستم مدیریت محتوا و اینترانت است که برای پشتیبانی از همه کارمندان شما با داده‌ها و اسنادی که نیاز دارند، طراحی شده است.
اینکه SharePoint یک محصول مایکروسافت است، منحنی یادگیری را کاهش می‌دهد و هزینه‌ای را که در غیر این صورت برای آموزش کارمندان برای استفاده از نرم‌افزار کاملا جدید صرف می‌کردید، صرفه‌جویی می‌کند. در حالی که همچنان نیاز به آموزش است، رابط کاربری آن کاربرپسند و تا حد امکان برای استفاده آسان طراحی شده است.
شیرپوینت همچنین با Power Automate و Power Apps ادغام می‌شود، ابزارهای مؤثر و قابل تنظیمی که به شما امکان می‌دهند فرایندهای خاص شرکت خود را خودکار کنید و همه چیز را برای رفع نیازهای خود تنظیم کنید. همچنین با Visio یکپارچه شده است، ابزاری که می‌تواند فرایندهای کسب و کار شما را تجسم و ترسیم کند و به شما کمک کند تا مشکلات و مواردی را که نیاز به تنظیم یا به‌روزرسانی دارند، بهتر شناسایی کنید.
شیرپوینت قابلیت همکاری بین ابزارها را ارائه می‌دهد تا به همه اسناد Word و Excel به راحتی در محیط SharePoint دسترسی داشته باشید. همچنین داده‌های شما را در لیست‌ها و کتابخانه‌ها جمع‌آوری و مدیریت می‌کند و یافتن همه چیز را آسان می‌کند و دسترسی مبتنی بر کار را بهبود می‌بخشد تا به کارمندان فقط به آنچه نیاز دارند دسترسی دهد و با ایمن‌سازی حساب‌های به خطر افتاده، باعث کاهش ریسک می‌شود و خسارتی را که یک کارمند ناراضی وارد می‌کند، کاهش می‌دهد.
چگونه از Power Automate و Power Apps برای اتوماسیون فرایندها و گردش کار استفاده کنیم؟
Power Automate و Power Apps، هر دو بخشی از پلتفرم پاور مایکروسافت (Microsoft Power Platform) هستند، سیستم‌های اتوماسیون بسیار قابل تنظیمی هستند که از رابط‌های طراحی بصری شهودی استفاده می‌کنند. شما برای راه‌اندازی همه چیز به بخش IT نیاز ندارید. هر کسی می‌تواند از این ابزارها استفاده کند. با این حال قبل از شروع، تعیین اهداف خود و دانستن دقیق کاری که می‌خواهید هر آیتم انجام دهد، ضروری است. این دو ابزار حوزه‌های مختلفی را پوشش می‌دهند.
Microsoft Power Automate
پاور اتوماسیون، که قبلاً با نام Microsoft Flow شناخته می‌شد، برای ایجاد و بهینه‌سازی گردش کار استفاده می‌شود. شما می‌توانید با یکی از ده‌ها قالب از پیش ساخته شده شروع کنید، مانند انتقال فایل‌ها به پوشه دیگری در صورت تأیید، ایجاد آیتم‌های جدید در هنگام اضافه‌شدن سفارش در Salesforce و غیره.
همچنین می‌توانید کاملاً از ابتدا شروع کنید، اگرچه این روش فقط برای افرادی که تا حدودی با سیستم آشنا هستند توصیه می‌شود. هر کاری که انجام می‌دهید می‌تواند به طور کامل برای کسب و کار شما سفارشی شود.
Power Automate می‌تواند به تمام داده‌های شما در اکوسیستم مایکروسافت دسترسی داشته باشد و تجزیه و تحلیل را به داده‌های جریان شما متصل کند تا به سرعت هر گونه مشکلی در گردش کار خود را ببینید و سپس به عقب برگردید و آن را تغییر دهید.
بهترین بخش این است که برای این کار نیازی نیست به بخش IT مراجعه کنید. رابط کاربری بصری به شما امکان می‌دهد تا گردش کار خود را ترسیم کنید، مشخص کنید چه چیزی باید به صورت خودکار انجام شود و آن را انجام دهید.
Microsoft Power Apps
آیا یک برنامه موبایلی داخلی دارید که کارمندان شما بتوانند از هر کجا به داده‌ها و گردش کار دسترسی داشته باشند؟ در دنیای امروز، با نیروی کار توزیع شده، از همیشه مهم‌تر است که افراد بتوانند به راحتی از دفتر، خانه یا در تعطیلات کنار ساحل کار کنند.
Power Apps به شما امکان می‌دهد با استفاده از یک رابط کاربری کلیک-و-کشیدن، یک برنامه سفارشی طراحی کنید، چه از روی الگو یا از ابتدا، و آن را در اندروید، iOS و ویندوز منتشر کنید. شما نیازی به کد نویسی جداگانه برای هر برنامه، صرف هزینه هنگفت برای انعقاد قرارداد با توسعه دهنده برنامه و غیره ندارید.
Power Apps به گردش کار خودکار شما متصل می‌شود. سرپرستان می‌توانند در حین رفتن به جلسه، اسناد را تأیید کنند و از آنجایی که همان برنامه بر روی موبایل و دسکتاپ در دسترس است، منحنی یادگیری کمتری برای کارمندان وجود دارد.
سپس با Excel یا Power BI ادغام می‌شود تا اطمینان حاصل شود که همه گزارشات خود را دریافت می‌کنید.
استفاده از Visio برای ترسیم فرایندها
یک ابزار مفید دیگر مایکروسافت Visio است. Visio را می‌توان برای ایجاد انواع مختلفی از نمودارهای گردش کار، از جمله نمودارهای مربوط به ساخت و ساز و شبکه‌های کامپیوتری استفاده کرد.
همچنین با SharePoint ادغام می‌شود. اگر رابط کاربری Visio را ترجیح می‌دهید، می‌توانید یک نمودار گردش کار با توضیحات حاشیه‌ای در Visio ایجاد کنید و سپس آن را به طور مستقیم به SharePoint Designer صادر کنید. Visio یک اشتراک اضافی است، اما اگر کارهای زیادی مانند تجسم داده‌ها، ایجاد نمودارهای جریان و غیره انجام می‌دهید، مفید است. همچنین با Power BI ادغام می‌شود.
این یک مرحله اضافی است که می‌تواند اتوماسیون شما را حتی قابل مدیریت‌تر کند. Visio Plan 2 امکان دسترسی به یکپارچه‌سازی با Power Automate و Power BI را فراهم می‌کند که می‌توان با هزینه اضافی، به صورت اشتراک یا خرید یکباره تهیه کرد.
