مقایسه شیرپوینت و مایکروسافت تیمز

تغییرات پلتفرم مایکروسافت 365 آنقدر زیاد است که کاربران احساس می‌کنند در دریایی از اپلیکیشن‌هایی با نام و قابلیت‌های مشابه گم شده‌اند! مثلا وان‌درایو و وان‌نوت را در نظر بگیرید، یا سایت Team و نرم‌افزار Teams را مقایسه کنید. به همین دلیل است که بسیاری از کاربران نمی‌دانند از کدام راهکار در چه زمانی باید استفاده کرد. در این مقاله به مقایسه شیرپوینت و مایکروسافت تیمز پرداخته‌ایم.

تعیین جایگاه اپلیکیشن‌های مایکروسافت 365 حتی برای دپارتمان‌های آی‌تی نیز دشوار است. هم SharePoint و هم Microsoft Teams نقاط مشترک زیادی دارند و خیلی مهم است که بدانیم این دو راهکار چطور با یکدیگر ادغام می‌شوند و بهترین روش استفاده از آن‌ها چیست.

شیرپوینت در زمینه مدیریت اسناد و همکاری اشتراکی حرف اول را می‌زند و مایکروسافت به سرمایه‌گذاری در بخش تجربه کاربری و قابلیت‌های مدرن شیرپوینت ادامه می‌دهد. شیرپوینت فراتر از سایت، صفحه، کتابخانه یا لیست است. به لطف اکوسیستم اختصاصی برای توسعه و اپلیکیشن‌های ثالث متنوع، مشخص است که این راهکار به این زودی از دور خارج نمی‌شود.

همکاری مدرن نیازمند ارتباطات بی‌درنگ افراد با یکدیگر است. در زمانه‌ای که ایمیل و پیام‌های متنی دیگر کافی نیستند، Microsoft Teams با ارائه توانمندی‌های عالی در بخش همکاری و ارتباطات، به سازمان‌ها کمک می‌کند. مایکروسافت تیمز تا حدود زیادی شبیه یکدیگرند. وقتی در Teams یک تیم جدید را ایجاد می‌کنید، همزمان به یک گروه امنیتی مایکروسافت 365، یک گروه آدرس ایمیل و یک سایت مدرن در شیرپوینت نیز دسترسی پیدا خواهید کرد.

البته، Teams فراتر از قابلیت چت کردن یا مدیریت فایل‌ است؛ مایکروسافت Teams در واقع یک پلتفرم کامل است که می‌تواند در کنار سایر اپلیکیشن‌های ثالث و جریان‌های کاری مختلف به کار گرفته شود. بدین ترتیب می‌توانید مایکروسافت Teams را با نیازهای سازمان یا دپارتمان خود هماهنگ کنید.

قابلیت ادغام مایکروسافت Teams و SharePoint می‌تواند به صورت یک اپلیکیشن Teams یا تب Channel به کار گرفته شود. در گزینه App می‌توانید از شیرپوینت برای اتصال به صفحات و لیست‌ها بهره ببرید و یا با استفاده از SharePoint News، خبرهای سایتتان را در دسترس اعضای تیم قرار دهید.

به تازگی یک اپلیکیشن سوم تحت عنوان Lists نیز ارائه شده است. این اپ در واقع یک قابلیت شیرپوینت است که حالا به صورت یک اپ مستقل تحت عنوان Microsoft Lists ارائه شده است.

قابلیت ارائه یکی از صفحات شیرپوینت در Teams این امکان را به شما می‌دهد تا اطلاعات و منابع هدفمند را در یک پلتفرم واحد در دسترس اعضای تیم قرار دهید. برای مثال، با استفاده از اپلیکیشن شیرپوینت می‌توانید کاربران را به یک سایت آموزشی مرکزی یا لیستی از سخنرانان یک کنفرانس یا رویداد ارجاع دهید.

یکی دیگر از مثال‌های استفاده از اپلیکیشن شیرپوینت، امکان ارائه اطلاعات، فرایندها و توانمندی‌های کسب‌وکار به مایکروسافت Teams است. بدین منظور کافیست یک لیست شیرپوینت را در Teams اضافه کنید. مثلا می‌توانید یک لیست مربوط به برنامه سفر کاری برای حضور در رویدادی مشخص را به یکی از تیم‌ها اضافه کنید.

یا می‌توانید یک لیست پیگیری مشکل را به یکی از تیم‌های پروژه اضافه کنید. بدین ترتیب اعضای تیم بدون ترک پلتفرم مایکروسافت Teams می‌توانند به تمام اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.

اپلیکیشن SharePoint News برای پست‌های خبری جدید نوتیفیکیشن ارسال می‌کند که در قسمت کانال Teams قابل مشاهده هستند. SharePoint News یک راهکار عالی پوش کردن خبرها برای کاربران است.

گزینه SharePoint Channels Tab در مایکروسافت Teams شامل یک کتابخانه سند (Document Library) است که فضای ذخیره‌سازی سایر سایت‌های شیرپوینت را افزایش می‌دهد. با اضافه کردن یک کتابخانه سند به نرم‌افزار Teams نه تنها منابع اضافی را در دسترس کاربران مورد نظر قرار می‌دهید، بلکه سرمایه‌گذاری‌های انجام شده در شیرپوینت نیز هدر نمی‌رود.

برای مثال، با افزودن یک کتابخانه سند تحت عنوان «فرم کارکنان» از سایت منابع انسانی به یک تیم سطح سازمانی، می‌توانید محتوای کاربردی و مفیدی را در دسترس کارکنان قرار دهید که تا پیش از این دسترسی به آن‌ها دشوار بود. یک کاربرد عالی دیگر تب کتابخانه سند، قابلیت اضافه کردن کتابخانه‌های سند یک سایت قدیمی دپارتمان Team به سایت جدید آن‌ها است.

هنگام ادغام‌سازی مایکروسافت شیرپوینت در مایکروسافت Teams به نکات زیر توجه داشته باشید:

ادغام معنادار

در مقایسه شیرپوینت و مایکروسافت تیمز به این نتیجه رسیدیم که این دو راهکار را به صورت بی‌هدف ادغام نکنید. مطمئن شوید تجربه کاربران Teams با این کار بهبود می‌یابد. مثلا می‌توانید منابعی از شیرپوینت که برای کاربران پرکاربرد هستند را به Teams بیاورید و یا محتوایی (مانند مقالات پایگاه دانش) که در قالب یک صفحه وب تجربه بهتری را به ارمغان می‌آورد در دسترس کاربران قرار دهید.

انتقال محتوای قدیمی

اگر تمام کاربران شیرپوینت در Teams نیز حضور دارند، می‌توانید یک کتابخانه سند مربوط به سایت قدیمی Team را در Teams ارائه دهید. با این کار منابع لازم به صورت یکپارچه و در یک پلتفرم در دسترس کاربران قرار می‌گیرد.

معماری اطلاعات

معماری اطلاعات در Teams تفاوت زیادی با شیرپوینت دارد. در شیرپوینت، معماری اطلاعات معمولا به صورت نگاشت کتابخانه‌های اسناد به کانال‌ها به Teams منتقل می‌شود. بدین ترتیب، سرمایه‌گذاری‌های قبلی شما در شیرپوینت تاثیر مثبتش را در بهبود تجربه کاربران در پلتفرم Teams نشان می‌دهد.

قابلیت Lists و Power Automate

در مقایسه شیرپوینت و مایکروسافت تیمز به این نتیجه رسیدیم که این دو قابلیت با یکدیگر عملکرد بهتری را ارائه می‌دهند. با قابلیت Lists هوشمندتر کار کنید و به Power Automate اجازه دهید تا کارهای ساده و تکراری (مثل ارسال ایمیل‌های یادآور برای کارهای دیرهنگام) را انجام دهد.

دسترسی‌ها در مقایسه شیرپوینت و مایکروسافت تیمز

دسترسی‌ها یا Permissions در هر دو پلتفرم مشابه هستند، اما این به معنی یکسان بودن آن‌ها نیست. پلتفرم Teams برای همکاری اشتراکی (خواندن و نوشتن) تمام کاربران طراحی شده است. مجوزهای دسترسی در شیرپوینت برای سطوح مختلف قابل انتخاب است و همچنین امکان شخصی‌سازی مجوزها (خواندن، خواندن و نوشتن و غیره) وجود دارد.

احتمالا شما هم مانند بسیاری از کاربران Microsoft Teams، زمان زیادی از ساعت کاریتان را به چت با همکاران، گفتگو با اعضای تیم یا تولید، اشتراک‌گذاری یا مشاهده محتوا اختصاص خواهید داد. شاید از این نظر، شیرپوینت یک ابزار جانبی برای پلتفرم Teams به نظر بیاید، اما واقعیت این است که Teams یک ابزار الحاقی برای شیرپوینت محسوب می‌شود! وقتی این دو ابزار را در کنار هم استفاده کنید، عملکرد به مراتب بهتری را تجربه می‌کنید.

مترجم: مصطفی طبری