ما واقعاً چقدر برای کارهای تکراری وقت می‌گذاریم؟

در مطالعاتی مربوط به سال جاری، یک سوال اساسی مطرح شده است: “هر روزه چه بخشی از زمان را صرف کارهای تکراری می‌کنیم؟”

تحقیقات نشان می‌دهد که 90% از کارمندان اغلب با وظایف خسته‌کننده و تکراری مواجه هستند. با ما همراه باشید تا علاوه بر ارائه توضیحاتی درباره کارهای روتین و مثال‌هایی درباره آن، عمیق‌تر به این موضوع نگاه کنیم.

کارهای روتین چه فعالیت‌هایی را شامل می‌شود

کارهای تکراری در فواصل زمانی معین به صورت ساعتی، روزانه، هفتگی یا ماهانه تکرار می‌شوند. برای مثال، به صورت روزانه ایمیل‌هایتان را چک کرده و پاسخ دهید و یا به صورت هفتگی در جلسات تیم شرکت کنید.

سایر فعالیت‌ها در صورت نیاز تکرار می‌شوند. به طور مثال، دپارتمان منابع انسانی مراحل استخدام جدید را طی می‌کند، یا افراد تیم پشتیبانی اغلب به سوالات مشابه پاسخ می‌دهند.

برخی دیگر از این نوع کارها زمانی اتفاق می‌افتند که مسئولیتی قبلاً بر عهده یکی از اعضای تیم بوده است و به دلیل عدم شفافیت، دوباره انجام می‌شود.

کارهای تکراری اغلب به عنوان کارهای سطح پایین در نظر گرفته می‌شوند که افراد می‌توانند با سازماندهی بهتر، زمان بیشتری برای کارهای با ارزش بالاتر صرف کنند.

آیا تا به حال از خود پرسیده‌اید که چقدر برای کارهای تکراری وقت می‌گذارید؟

بر اساس گزارش آسانا، افراد حدود 60% از زمان خود را در محل کار صرف «کارهای مرتبط با کار» می‌کنند که شامل موارد زیر هستند:

• پاسخ دادن به ایمیل‌ها یا پیام‌ها
• شرکت در جلسات غیر ضروری
• پیگیری روند پیشرفت کار از همکاران
• انتظار برای بازخورد و تایید
• جستجوی مستندات
• دوباره کاری‌ها

براساس محاسبات انجام شده، این روتین‌ها برای هر کارمند حدود 19 روز کاری از سال را هدر می‌دهد.

میانگین زمانی که مردم سراسر دنیا برای کارهای تکراری در هفته صرف می‌کنند، 4 ساعت و 38 دقیقه است که حدود 10% از ساعات کاری را تشکیل می‌دهد. این زمان کوتاه بنظر می‌رسد، اما 219 ساعت در سال برای کار بر روی وظایفی که قبلاً انجام شده است، هدر می‌رود.

اگر کنجکاو شده‌اید که شرکت‌ها به دلیل کارهای تکراری چقدر ضرر می‌کنند، کافی است این زمان را در حداقل دستمزد ساعتی ضرب کنید. رقم به دست آمده، ضرری است که شرکت بابت هر کارمند متحمل می‌شود و حالا این رقم را در تعداد کارمندها نیز ضرب کنید، چه رقمی بدست آمد؟ هر چه شرکت بزرگ‌تر و تعداد کارکنان بیشتر باشد و توجه کمتری به مدیریت صحیح وظایف شود، این رقم قابل توجه‌تر خواهد بود.

نتیجه تحقیقات نشان داد که ایالات متحده سالانه 1.8 تریلیون دلار به علت وظایف تکراری زیان‌ده می‌شود. این اعداد در کشورهای دیگر نیز به همین شکل است:

یک شرکت استرالیایی با 500 کارمند، سالانه نزدیک به 1.65 میلیون دلار از دست می‌دهد. یک شرکت نیوزلندی با همان تعداد پرسنل، کمی بیش از 1.5 میلیون دلار ضرر می‌کند. حتی در پایین ترین ارقام، برای ژاپن 457600 دلار و برای بریتانیا حدود 1.28 میلیون دلار است.

در نظر داشته باشید که این محاسبات فقط برای کارمندانی است که با حداقل دستمزد کار می‌کنند. این اعداد برای سایر برنامه‌ها و روتین‌ها بسیار بیشتر است.

دیگر راه‌هایی که باعث ضرر شرکت‌ها می‌شوند

ضرر مالی فقط بخشی از آورده‌های انجام دوباره کاری‌ها است، نباید از دست دادن زمان مفید و با ارزش کاری و همچنین به وجود آمدن مشکلاتی در گردش کار را نادیده گرفت.

خلاقیت، بهره‌وری و انگیزه از بین می‌رود

کارهای روتین باعث می‌شود کارمندان احساس بی‌حوصلگی کنند، حتی دچار عارضه‌هایی مانند: تنگی نفس، ناامیدی و فرسودگی شوند. انگیزه، خلاقیت، هدف برای یافتن و ایجاد ارزش معنادار در این شرایط از بین می‌رود.

افزایش احتمال خطای انسانی

تحقیقاتی در مورد اثرات استرس، تکرار مکررات و محیط کاری بر خطای انسانی در صنایع تولیدی ثابت کرد که روتین‌ها در یک دوره زمانی طولانی باعث ایجاد احساس خستگی در کارکنان می‌شود. این خستگی آن‌ها را به سمت زیر سوق می‌دهد:

• تمرکز خود را سریع‌تر از دست می‌دهند.
• خطاها را نادیده می‌گیرند.
• باعث ایجاد حوادثی در محل کار شده که ممکن است منجر به صدمات جدی و خسارت شود.
• افزایش نارضایتی و کاهش تعامل کارکنان

به گفته گالوپ، این گونه کارمندان:

• 37 درصد بیشتر غیبت می‌کنند.
• 18 درصد بازده کمتری دارند.
• 15 درصد باعث کاهش سود می‌شوند.

منجر به کاهش کیفیت در انجام امور می‌شود

این نکته نتیجه موارد قبلی است. به طور کلی، کاهش سطح عملکرد، انگیزه و خلاقیت کارکنان منجر به کاهش تعامل و رضایت و افزایش خطای انسانی می‌شود.

چگونه کارهای تکراری را به ثمر برسانیم؟

مسائل کارهای تکراری ناشی از انجام مجموعه‌ای از وظایف است، پس هر اندازه که امکان دارد کارهای تکراری را خودکار کنید. شما می‌توانید از یک سیستم اتوماسیون استفاده کنید، در این باره آمارها نشان می‌دهد که بهبودهایی در کارکنان مشاهده می‌شود:

• کیفیت بهتر در انجام امور (52%)
• دقت بیشتر (48%)
• دید بهتر، قابلیت تشخیص و انطباق (38%)
• افزایش انگیزه کارکنان (37%)
• زمان بیشتر برای تمرکز بر مشتریان (31%)

چگونه با استفاده از Dynamics CRM می‌توانید کارهای تکراری را خودکار نمایید؟

به منظور جلوگیری از انجام کارهای تکراری میتوانید از نرم‌افزار Dynamics CRM استفاده کنید تا علاوه بر جلوگیری از اتلاف وقت خود و سازمانتان، بهره‌وری و کارایی را افزایش دهید. این امر از روشهای زیر حاصل می‌گردد:

1. شناسایی فعالیت‌های تکرار شونده: با استفاده از Service Calendar در یک نمای واحد می‌توانید تمامی وظایف همه اعضای تیم خود را مشاهده نمایید و از این طریق متوجه شوید که کدامیک از فعالیت ها تکرار شونده هستند و برای خودکارسازی آنها اقدام نمایید.

2. حذف فعالیت‌های تکرار شونده با استفاده از گردش کارها: در Dynamics CRM می‌توانید پس از شناسایی فعالیت‌های تکرار شونده با استفاده از تعریف گردش کارهای سفارشی فرآیندها را خودکار نمایید و از انجام دستی فعالیت های تکرار شونده و بروز اتلاف وقت در سازمانتان جلوگیری نمایید. به عنوان مثال شاید در سازمانتان کارشناسی مجبور باشد به صورت روزانه لیست مشتریان، اشخاص و سرنخ های تجاری را چک کند و موارد تکراری را حذف یا با یکدیگر ادغام نماید. در Dynamics CRM براحتی می‌توانید با استفاده از تعریف یک گردش کار به صورت خودکار موارد تکراری را شناسایی نموده و اقدام لازم را بر روی این رکوردها انجام دهید.

3. تسهیل در برنامه‌های کاری: در اپ Project Operation در نرم افزار Dynamics CRM می‌توانید با تعریف برآورد زمانی به ازای هر پروژه و تسک برنامه زمانی خود را مدیریت کنید و مشخص نمایید که کدامیک از کاربران مطابق برنامه در حال فعالیت است و کدامیک کار را مطابق برنامه پیش نمی‌برد. در این نقطه می‌توانید عدم تطابق زمانی را بررسی کنید و اقدام به رفع مشکل نمایید.

4. تسریع در کارها با استفاده از قالب‌های آماده: در Dynamics CRM میتوانید با استفاده از تعریف قالب‌های آماده تحت Word یا Excel در تولید مستندات خود باعث افزایش بهره‌وری شوید. بدین صورت که قالب را یکبار با استفاده از فیلدهای داینامیک هر رکورد در CRM تعریف می‌کنید و دفعات بعد از همان قالب برای سایر فعالیت های مرتبط با آن موضوع می‌توانید استفاده نمایید.

در مجموع با استفاده از نرم افزار Dynamics CRM میتوان از انجام کارهای تکراری جلوگیری نمود و با خودکارسازی فعالیت‌ها و فرآیندها منجر به افزایش کارایی کارکنان و بالا رفتن بهره‌وری شد و با جلوگیری از بروز اتلاف وقت در سازمان در نتیجه باعث افزایش درآمد سازمان شد.