مدیریت کیفیت داده‌های CRM

پایبندی به استانداردهایی برای تضمین کیفیت داده‌ها در CRM می‌تواند سکوی پرش شما و باعث رشد شرکت شود، در این مقاله با ما همراه باشید تا شما را با مدیریت کیفیت داده‌ها آشنا کنیم.

مفهوم “داده‌های با کیفیت” در واقع به ارزش اطلاعات سیستم اشاره دارد. داده‌های بی کیفیت منجر به آمارها و تحلیل‌های اشتباه، تجربه کاربری ضعیف و حتی بازگشت کارمندان به سمت ابزارهای قدیمی می‌شود.

قبل از شروع به فرآیند جمع‌آوری مستمر داده‌ها، مراحل زیر را طی کنید:

• اهداف کسب و کار خود را روشن کنید: شما امیدوارید با استفاده از سیستم CRM چه چیزی بدست آورید؟ پاسخ به این سوال به تعریف داده‌هایی که باید جمع‌آوری شوند کمک خواهد کرد.
• فرآیند ورود داده‌ها را مشخص کنید: تعامل کارمندانتان با سیستم CRM را در نظر بگیرید و مطمئن شوید که فرآیند ورود داده‌ها واضح است.
• مهم‌ترین اطلاعات دریافتی را برجسته کنید: اطلاعات ضروری را که باید از مشتری کنونی و حتی مشتریان احتمالی جمع‌آوری شود در سیستم اجباری کنید.

در ادامه نکاتی را در رابطه با بهبود کیفیت داده‌ها مطرح می‌کنیم:

1. سیستم CRM شما تنها منبع اطلاعاتی سازمان است

نرم افزار CRM باید تمامی داده‌ها را جمع‌آوری کند تا بخش‌های مختلف در سازمان بتوانند تعاملات سازنده‌ای داشته باشند. این تعاملات به اشکال متفاوتی صورت می‌گیرد، از جمله: تماس‌هایی برای فروش، شبکه‌سازی، فرم‌های وبسایت، جلسات، سرویس‌های خدمات مشتریان، تعاملات اجتماعی و… . در صورت ادغام CRM با سایر نرم‌افزارها و پلتفرم‌های مورد استفاده در سازمان، داده‌ها به راحتی و خودکار منتقل می‌شوند و دیگر نیازی به انتقال دستی اطلاعات یا نگرانی برای از بین رفتن آن‌ها ندارید.

2. همکاری بین تیم‌ها برای بهبود داده‌ها

وضع استانداردهایی که باعث جریان یکسانی از مدیریت داده‌ها در سراسر سازمان باشد، ضروری است. بدون دستورالعمل‌های واضح، کیفیت داده‌ها به سرعت کاهش می‌یابد.

3. بیشترین داده‌ها را جمع‌آوری کنید

در یک فرم، اجباری کردن فیلدهای خاصی مفید است. علاوه بر این ضبط مکالمات پشتیبانی، فعالیت در شبکه‌های اجتماعی و حتی مکالمات رو در رو نیز مهم است. هرچه جزئیات سوابق شما بیشتر باشد، کیفیت داده‌های CRM شما بهتر است.

4. سازگاری کاربر با آموزش مداوم را اولویت قرار دهید

تیم‌های شما باید با فرآیندهای جدید و مزایایشان آشنا و با آن‌ها سازگار شوند.

ارائه‌دهنده نرم‌افزار CRM شما، آموزش‌هایی را ارائه می‌دهد. با این حال آموزش نباید تنها زمانی انجام شود که سیستم به تازگی پیاده‌سازی و یا آپدیت شده است. بهتر این است که برای آموزش مداوم برنامه‌ریزی کنید، یا مستنداتی ایجاد کنید که در هنگام مواجه کاربران با مشکلات، به آن‌ها مراجعه کنند.

5. یک CRM که در موبایل هم قابل اجرا است انتخاب کنید

انتخاب یک CRM که از طریق موبایل، تبلت یا دسکتاپ قابل دسترسی است باعث می‌شود کارمندان به جای اینکه منتظر بمانند تا پشت میز خود برگردند و داده‌ها را بر اساس آنچه در خاطرشان مانده ثبت کنند، داده‌ها را به صورت لحظه‌ای ذخیره کرده و دقت و کیفیت بالاتری داشته باشند.

6. از داشبوردها و تحلیل‌های هوش تجاری برای پیش‌بینی و بهبود عملکرد استفاده کنید.

داشبوردها چشم و گوش شما در سازمان هستند و تصویر واضحی از فعالیت‌های سازمان در اختیارتان قرار می‌دهند. به عنوان مثال، یک داشبورد فروش نشان می‌دهد که فرصت‌ها کجا هستند، کدامیک به زودی منقضی می‌شوند و چه وظایفی را باید اولویت‌بندی کنید.

ابزارهای هوش تجاری مانند Microsoft Power BI به شما کمک می‌کنند، ولی فقط در حد داده‌هایی که وارد می‌کنید خوب هستند، بنابراین کیفیت بالای داده‌ها بسیار مهم است.

7. داده‌ها را بررسی کنید

برنامه‌ریزی منظم برای بررسی داده‌ها باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه شما می‌شود. گاهی حتی پاک کردن همه چیز، از شماره تلفن‌های ناقص تا سوابق تکراری و ایمیل‌ها، برای جلوگیری از تناقضات مفید هستند.

8. داده‌های خود را دسته‌بندی کنید

دسته‌بندی داده‌ها به تیم‌های فروش و بازاریابی به شما این امکان را می‌دهد که:

• به راحتی مشتریان بالقوه را پیدا کنید.
• استراتژی‌های بازاریابی اثربخش‌تری استفاده کنید.
• بدانید مشتریان شما در سفر خود از کجا خرید می‌کنند.
• کمپین‌های بازاریابی ایجاد کنید.
• تلاش‌های مثمر ثمر را افزایش دهید.

9. ورود اطلاعات زمان‌بر را خودکار کنید

استفاده از یک CRM که دارای قابلیت‌های اتوماسیون است باعث بهبود کارایی، افزایش دقت داده‌ها، پر کردن داده‌های از بین رفته و حذف تکراری‌ها می‌شود.

10. ایمنی داده‌های خود را حفظ کنید

اعطای مجوزهای امنیتی خاص برای محدود کردن دسترسی افراد و غیرفعال کردن حساب‌های کاربری از جمله قابلیت‌های این ویژگی هستند.