صرفه جویی در زمان با مایکروسافت 365
نظارت در سازمان موضوعی گسترده و گاهی پراسترس برای بسیاری از ذینفعان است. بطور سنتی، یک ساختار نظارتی در سازمان، وضعیت موجود را میان “شرایط و ضوابط” و “قراردادها” در سازمان حفظ می‌کند. مسئولیت‌های نظارتی اغلب به بخش‌های مالی، حقوق و فناوری اطلاعات تقسیم می‌شوند. مسئولیت مشترک میان این بخش‌ها باید تقسیم شود، اما سوال اصلی اینجاست که چگونه می‌توانیم مطمئن شویم که رعایت اصول فناوری اطلاعات، ساده و آسان خواهد بود؟
نظارت بر منابع فناوری اطلاعات
نظارت و اداره‌ی فناوری اطلاعات، نظارت بر منابع فناوری اطلاعات مربوط به تمام ذینفعان قراردادی است و همچنین حصول اطمینان از انطباق آنچه می‌توانید با استفاده از منابع فناوری اطلاعات بدست آورید. بنابراین، هر عملی که به‌طور بالقوه بتواند تداوم تجارت را از دیدگاه فناوری اطلاعات به‌خطر بیندازد، برای اطمینان از تداوم تجارت به قوانینی نیاز دارد. در اینجا به برخی از زمینه‌های اصلی نظارت در سازمان اشاره می‌شود:
- راه‌حل‌های فناوری اطلاعات
- نرم‌افزار
- سخت‌افزار
- خدمات
- داده‌ها
- اطلاعات
- همکاری سازمانی
با این حال، اکنون همه‌چیز پیچیده و گیج‌کننده است. ما با مباحث جزئی در نظارت روبرو هستیم و مسئولیت‌ها کمرنگ و تار شده اند. گاهی اوقات تمایز میان نظارت اطلاعات، نظارت فناوری اطلاعات، نظارت خدمات و محافظت از اطلاعات اصلا آسان نیست.شما باید برای ساختار نظارتی خود، مرزها و اصول مشخصی را بیان کنید.
نظارت بر اطلاعات
داده‌ها و اطلاعات معمولا در قلب نظارت سازمانی قرار دارند. بنابراین، بخش‌های فناوری اطلاعات مسئول چگونگی دستیابی، انتقال و استفاده از این داده‌ها و اطلاعات برای تداوم تجارت هستند. داده‌ها بسته به الزامات نظارتی، باید به یک طول عمر مشخص پایبند باشند. به عبارت دیگر، داده‌ها نباید زودهنگام حذف شوند، همیشه نگه داشته شوند و تا زمانی که مشکلی بوجود نیاید فراموش نشوند. نگهداری و برچسب‌های نگهداری، باعث کنترل داده‌ها می‌شوند و این جایی است که مرکز انطباق مایکروسافت 365 پشتیبانی خود را ارائه می‌کند.
نظارت بر خدمات
برای دستیابی به اهداف عملیاتی خدمتی که ارائه می‌کنیدد، به فرایندهایی نیاز دارید که مطمئن شوید همه ذینفعان از این خدمات طبق آنچه در رابطه با فعالیت‌های مرتبط با فناوری اطلاعات در نظر گرفته شده، استفاده می‌کنند. یک مثال بسیار واضح به هنگام بررسی نظارت خدمات، مایکروسافت تیمز Teams است. وظیفه مایکروسافت محافظت از سرویس (تیمز) است و مسئولیت سازمان شما حفاظت از داده‌ها، هویت‌ها و دستگاه‌های کاربران سازمان است. با همکاری میان مایکروسافت و سازمان، شما می‌توانید ساختار نظارتی، انطباق و همچنین موقعیت امنیتی خودکار خود را تقویت کنید.
نظارت بر همکاری
نظارت همکاری بدین معنی است که چگونه کاربران می‌توانند به دسترسی و جابه‌جایی منابع برای همکاری تجاری دست یابند. اقدامات باید مطابق با مقررات و استانداردهای تعیین شده توسط سازمان انجام شوند. OneDrive، شیرپوینت و تیمز، نمونه‌هایی کامل از ذخیره، همکاری و انتقال اطلاعات در سراسر سازمان شما هستند.
حفاظت از اطلاعات
اگر نظارت اطلاعات، وضعیت موجود در مورد داده‌ها و تداوم تجارت را حفظ کند، حفاظت از اطلاعات چگونه خواهد بود؟ با حفاظت از اطلاعات، ما می‌توانیم به شناسایی فرصت‌های ریسکی، ارزیابی و مدیریت این فرصت‌ها بپردازیم. درحالیکه نظارت، چارچوب یا پارامترهایی است که ذینفعان و داده‌ها می‌توانند در آن به تقابل با هم بپردازند. وقتی یک ریسک سازمانی، شناسایی، تجزیه و تحلیل و مقداری برای آن اعمال شد، ممکن است لازم باشد تا یک برنامه نظارتی مطابق با قانون جدید ارائه شود.
چگونه ساختار نظارتی خود را ساده و در وقت صرفه جویی کنیم؟
باید راهی وجود داشته باشد تا بسیاری از چارچوب‌های نظارتی و همچنین سهامداران سازمان را کنترل کنیم. شما نه تنها باید در مورد تخلفات داخلی و خارجی اقدام لازم را بعمل آورید، بلکه اطلاعات را به کسانی که مسئولیت مشترکی با آن‌ها دارید، انتقال دهید. شما قصد دارید تا به اطلاعات سریع، قابل اعتماد و قابل فهم دسترسی پیدا کنید تا به شما در انجام وظایف کمک کند. متاسفانه هنگام برخورد با انبوه داده‌ها، اطلاعات و تخلفات، زمان یک نعمت بسیار گران قیمت است. به هر حال، شما باید داده‌ها را به سرعت و به طور مداوم جمع‌آوری و ارزیابی کرده و بر روی آن‌ها اقدامات لازم را اعمال کنید.
