سیستم مدیریت فروشندگان Vendor management
فروشندگان و واسطه‌های فروش برای موفقیت کسب‌و‌کار شما حیاتی هستند. آن‌ها می‌توانند رشد جدیدی را در کسب‌و‌کار شما ایجاد کنند و توانایی شما را در دستیابی به اهداف تجاری و سود تضمین کنند. فروشندگان در قلب بسیاری از فرایندها و فعالیت‌های سازمان شما قرار دارند. با تکامل محیط‌های کار دیجیتالی و افزایش مقررات تجاری، مدیریت فروشنده یا Vendor management به‌عنوان بخشی از استراتژی کلی کسب‌و‌کار در نظر گرفته می‌شود. سازمان‌های مترقی، برنامه‌های کارآمد مدیریت فروشنده را اتخاذ می‌کنند. سازمان‌های زیادی برای مدیریت فروشندگان و قراردادها به چندین راه حل بر پایه شخص ثالث اعتماد می‌کنند. با این حال، مدیریت فروشندگان می‌تواند فرایندی واقعا پیچیده باشد. این فروشندگان، افراد و مشاغل ارائه دهنده کالاها و خدمات به سازمان شما هستند. این احتمال وجود دارد که کسب‌و‌کار شما با صدها فروشنده مختلف کار کند که هرکدام با نرخ های پرداخت مختلف، شرایط قراردادی و نقاط تماس مختلف فعالیت می‌کنند. بدون مدیریت صحیح این فروشندگان، به‌زودی خواهید فهمید که سازمان شما برای کالاها و خدمات، هزینه‌ی زیادی می‌کند و یا پرداخت هزینه‌های پنهان بالا، ضرر بسیاری می‌کند.
مدیریت فروشنده، فرآیندی است که شامل تحقیق و تامین منابع فروشندگان، به‌دست آوردن قیمت، مدیریت قراردادها و روابط فروشنده، ارزیابی عملکرد فروشنده و پرداخت به فروشندگان است. ساده‌سازی این فرایندهای باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه کسب‌و‌کار شما خواهد شد.
انتخاب یک راه‌حل مدیریت قرارداد فروشندگان که با زیرساخت‌های موجود در بستر فناوری اطلاعات سازمان شما هماهنگ باشد، مزایای بسیار زیادی را به همراه دارد. مایکروسافت شیرپوینت و آفیس 365، اصلی‌ترین محصولاتی هستند که توسط سازمان‌های بسیار زیادی در امر همکاری سازمانی استفاده می‌شوند. پذیرش جهانی شیرپوینت و آفیس 365 توسط سازمان‌های بزرگ، کار تیم‌های حقوقی و پیمانی را برای سهولت کار با قراردادهای فروشندگان، آسان کرده است.
شما می‌توانید فروشندگان خود را مستقیما از طریق پورتال اینترانت شیرپوینت داک 365 مدیریت کنید و دیگر نیازی نیست تا از راه‌حل‌های گران قیمت استفاده کنید. استفاده از آفیس 365 می‌تواند تمام خدمات و محصولات ارائه شده توسط هر فروشنده را مدیریت کند. پورتال مدیریت فروشنده، یک برنامه همکاری مبتنی بر وب است که به سازمان شما اجازه می‌دهد خدمات کارکنان را به‌صورت موقت، دائمی یا قراردادی تامین و مدیریت کند. استفاده از این سیستم کمک می‌کند تا مسائل پیچیده‌ای که پیرامون کارکنان وجود دارد را متمرکز کنید. شیرپوینت با استفاده از پورتال داک 365، یک سیستم مدیریت فروشنده منحصر بفرد به شما ارائه می‌دهد که به کسب‌و‌کار شما کمک بسیار می‌کند.
سرویس Dock، مدیریت فروشنده بسیار موثری را به شما ارائه می‌دهد که فراتر از کاهش ریسک و اطمینان از انطباق با شرایط، مزایای بیشتری برای شما فراهم می‌کند. کاهش هزینه‌ها، بهبود شرایط قراردادها و در نهایت کمک به کسب‌و‌کار شما برای بدست آوردن ارزش بیشتر از طرف هر فروشنده، از جمله مزایایی استفاده از نرم‌افزار مدیریت فروشنده است. سیستم مدیریت فروشنده، کل عملیات مدیریت فروشنده‌ی کسب‌و‌کار شما را متمرکز می‌کند. بنابراین، استفاده از این سیستم باعث کنترل بیشتر بر فروشندگان و قراردادهای کسب‌و‌کار می‌شود. در ادامه به برخی موارد کاربردی استفاده از Dock 365 در مدیریت فروشنده پرداخته می‌شود:
کاهش ریسک
با استفاده از یک سیستم مدیریت فروشنده متمرکز، شما به راحتی می‌توانید فروشندگان خود را ردیابی کنید، خطرات و ریسک‌ها را از نظر هزینه‌های پیش‌بینی نشده، از نظر مقررات شناسایی کنید و اقدامات لازم را برای کاهش این ریسک‌ها انجام دهید. استفاده از سیستم مدیریت فروشنده، دید شما را در زمینه مدیریت فروشندگان افزایش می‌دهد.
بهبود کارایی سازمان
برنامه مدیریت فروشنده، یک مخزن متمرکز برای ذخیره و مدیریت کلیه داده‌های فروشنده، قراردادها، بیمه و سایر اسناد مرتبط ارائه می‌دهد. این سیستم از تکرار داده‌ها، از دست دادن قراردادها و سایر اطلاعات حیاتی جلوگیری می‌کند. علاوه‌براین، استفاده از سیستم مدیریت فروشنده به عنوان فرایند خودکار، کارایی کلی سازمان را بهبود می‌بخشد.
کاهش هزینه‌ها
با افزایش قدرت نظارتی در سازمان، به‌راحتی می‌توانید هزینه‌های اضافی و منابع آن‌ها را مشاهده و پیگیری کنید. بنابراین، در موقعیت بهتری برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها خواهید بود. علاوه بر‌این، با استفاده از یک سیستم متمرکز، می‌توانید مطمئن باشید که همه‌چیز در بازه‌ی بودجه‌ی سازمانی تعریف شده است.
افزایش عملکرد فروشندگان
شما همچنین می‌توانید به‌راحتی عملکرد هر فروشنده را ردیابی کنید. با کمک ارزیابی‌های عینی، قادر خواهید بود تا بازخورد عملی و خوبی را به فروشندگان خود ارائه دهید تا به آن‌ها کمک کند که استانداردها و عملکرد کنترل کیفیت خود را بهبود ببخشند.
ایجاد روابط وفادارانه
پیدا کردن و نگهداری فروشندگان خوب، پروسه‌ی بسیار سختی است. اگر با تامین‌کننده‌های قوی کار می‌کنید، باید تمام زمان و تلاش خود را برای تقویت وفاداری در روابط خود با آن‌ها صرف کنید. با مدیریت موثر فروشندگان، می‌توانید از کارایی‌هایی که منجر به فرایندهای روان می‌شوند مطمئن شوید.
حفاظت از برند سازمان
برند شرکت شما، ارزش بسیار زیادی برای شرکت دارد. شما نمی‌خواهید به دلیل اقدامات یک فروشنده غیرحرفه‌ای یا غیراخلاقی، آن را لکه‌دار کنید. یک برنامه مدیریت فروشنده می‌تواند اطلاعات مورد نیاز را مانند استانداردهای اجتماعی و زیست‌محیطی، در اختیار شما بگذارد.
