چه زمانی از SharePoint در مقابل Teams برای بهره‌وری بالاتر استفاده کنیم؟
چه ابزاری برای همکاری تیم شما بهتر است: SharePoint یا Teams؟ این یک بحران پایان‌ناپذیر است و ما اینجا هستیم تا آن را برای همیشه حل کنیم. هر ابزار ویژگی‌های منحصر به فرد خود را دارد و راه‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را با جریان کارهای موجود خود ادغام کنید.
اینجا در مورد اینکه این ابزارها چگونه می‌توانند به سازمان شما کمک کنند و برای چه هدفی مناسب هستند، نگاهی دقیق‌تر می اندازیم.
شیرپوینت یک ابزار وب برای به اشتراک‌گذاری اسناد و همکاری است. این ابزار با مجموعه Microsoft Office یکپارچه می‌شود تا ذخیره کردن سند‌های شرکت و ارتباط با سایر اعضای سازمان شما را آسان‌تر سازد.
این ابزار برای مدتی طولانی است که در دسترس است. نسخه اول این ابزار با نام Microsoft SharePoint Portal Server 2001 شناخته می‌شد و قابلیت‌های مدیریت اسناد مبتنی بر وب را ارائه می‌داد. با گذر زمان، ویژگی‌های SharePoint تکامل یافت و توانست قابلیت‌های خود را گسترش داده و با تغییرات نیازهای محیط کار هماهنگ شود.
در حال حاضر، SharePoint در دو حالت (Enterprise-ready) و (Cloud-capable) قابل استفاده است. محصولات و خدماتی که از طریق SharePoint در دسترس است، جزء اساسی از مجموعه Microsoft Office هستند و به کاربران کمک می‌کنند تا به سیستم آفیس متصل شوند. این ابزار با فراهم کردن محیطی که ارتباط داخلی را آسان‌تر می‌کند، همکاری و تیم‌ورک را بهبود می‌بخشد.
از سوی دیگر، Microsoft Teams برای ارتباطات و همکاری تجاری طراحی شده است. این بخشی از مجموعه Microsoft Office 365 است، درست مانند SharePoint. کارکرد اصلی Teams این است که به شما امکان مدیریت اعضای تیم خود را می‌دهد، زیرا به عنوان یک هسته مرکزی برای کلیه ارتباطات تیمی عمل می‌کند. می‌توانید از آن برای چت، اشتراک‌گذاری فایل‌ها و برگزاری جلسات مجازی در یک مکان استفاده کنید. بین ویژگی‌های Teams و Skype for Business شباهت‌های زیادی وجود دارد.
مایکروسافت تیمز به عنوان یک پلتفرم همکاری در سطح بالاتری قرار دارد، چرا که از قابلیت‌های بیشتری نسبت به یک پلتفرم همکاری عادی برخوردار است. این ابزار دارای ویژگی‌های ضروری مانند به اشتراک‌گذاری اسناد، به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش، زیرنویس زنده، جلسات آنلاین و غیره است. شما می‌توانید از Teams به عنوان یک برنامه مستقل استفاده کنید یا آن را با سایر محصولات یا ابزارهای مجموعه Microsoft Office 365 ادغام کنید.
به شما توصیه می کنم مقاله زیر را هم مطالعه نمایید:
ارتباط آسان با Microsoft Teams
اکنون که می‌دانید هر ابزار به تنهایی چه قابلیت‌هایی دارد، مرحله بعدی بررسی تفاوت‌های آن‌ها با یکدیگر است. برخی از ویژگی‌های آن‌ها با یکدیگر هم‌پوشانی دارند، بنابراین ادغام آن‌ها آسان است. شما همچنین می‌توانید از تفاوت‌ها به عنوان نقطه مقایسه استفاده کنید، تا تعیین کنید کدام ابزار برای سازمان شما مفیدتر است (اگر فقط می‌توانید از یک ابزار استفاده کنید).
پلتفرم
SharePoint یک پلتفرم وب برای همکاری و به اشتراک‌گذاری اسناد است، در حالی که Microsoft Teams یک پلتفرم برای ارتباط و همکاری تیمی است. به وسیله SharePoint ، به‌راحتی می‌توانید اسناد و فایل‌ها را در Microsoft Office به اشتراک بگذارید تا بتوانید این اسناد را به آسانی مدیریت و ذخیره کنید.
با این حال Teams برتری دارد، زیرا چیزی بیش از یک سیستم مدیریت اشتراک‌گذاری اسناد است. این پلتفرم کارکردهای ضروری را که برای سهولت همکاری نیاز دارید، ادغام می‌کند.
هزینه
اشتراک SharePoint در پلن‌های چندگانه موجود است، تا به شما کمک کند سطح مناسب ابزارها و ویژگی‌ها را متناسب با اندازه سازمان و بودجه خود انتخاب کنید. اشتراک SharePoint Online Plan 1 هر ماه به اندازه $5 برای هر کاربر (اگر از یک برنامه سالیانه انتخاب کنید) هزینه می‌شود. SharePoint Online Plan 2 هر ماه $10 (بر اساس اشتراک سالیانه) هزینه دارد. این نسخه کامل ویژگی‌ها است که به شما امکان دسترسی به ویژگی‌های آماده برای شرکت را می‌دهد.
Microsoft Teams دو برنامه ارائه می‌دهد: نسخه رایگان و نسخه پولی. بسته‌های کسب و کار برای بسته Microsoft 365 با هزینه‌های ابتدایی از $5 در هر ماه برای هر کاربر آغاز می‌شود. قیمت می‌تواند تا $12.50 در هر ماه افزایش یابد. همچنین می‌توانید بسته Office 365 را خریداری کنید که به شما دسترسی به Teams و SharePoint را با هزینه $20 در هر ماه برای هر کاربر می‌دهد.
استفاده و عملکرد
عملکرد، مهمترین حوزه‌ای است که باید در انتخاب بین SharePoint و Teams در نظر گرفته شود. SharePoint نقش حیاتی را در ساختن پل ارتباطاتی داخل یک سازمان ایفا می‌کند و برای کارمندان شما دسترسی به اطلاعات شرکت، مانند اطلاعات و فایل‌ها را فراهم می‌کند. SharePoint محیطی ایمن و کارآمد را برای ذخیره، مدیریت و به اشتراک‌گذاری اسناد و فایل‌های محرمانه سازمان ارائه می‌دهد.
Microsoft Teams به دلیل قابلیت‌های کار تیمی، یک مکمل حیاتی برای هر سازمانی است. این پلتفرم فقط یک سیستم مدیریت اسناد نیست، زیرا قابلیت‌های دیگری مانند چت، کنفرانس ویدیویی، جلسات آنلاین، اشتراک‌گذاری فایل و غیره را نیز ارائه می‌دهد. می‌توانید از ابزارهای موجود برای دریافت به‌روزرسانی‌های هم‌زمان در این پروژه‌ها استفاده کنید.
دسترسی
اگر از SharePoint Online استفاده می‌کنید، برای دسترسی به این پلتفرم نیاز به اینترنت و یک مرورگر وب دارید. شما باید به حساب Microsoft 365 خود (یا سایت سرور شرکت) وارد شوید تا بتوانید از ابزارها و ویژگی‌های موجود در SharePoint استفاده کنید.
Microsoft Teams یک برنامه مستقل است، بنابراین می‌توانید به صورت مستقیم وارد Teams شوید. همچنین می‌توانید نسخه‌های برنامه موبایل Teams را بر روی دستگاه‌های Android یا iOS خود دانلود کنید. اگر Teams را همراه با بسته Office 365 خریداری کنید، می‌توانید با استفاده از اطلاعات ورود خود به Teams دسترسی پیدا کنید.
مهم است که بدانید سازمان‌ها نیازی به انتخاب تنها یکی از این ابزارها ندارند. ادغام آن‌ها و به حداکثر رساندن قابلیت‌هایشان بسیار ساده است. به طور خلاصه، آن‌ها با هم بهتر کار می‌کنند. این یک رقابت بین این دو پلتفرم نیست، زیرا می‌توانند به آسانی برای گرفتن نتایج حداکثری با یکدیگر ادغام شوند.
با این حال، اگر باید تنها یکی را انتخاب کنید، بهتر است به اندازه تیم و اهداف تجاری خود توجه کنید.
مایکروسافت تیمز برای تیم‌های کوچک یا کسانی که از Google Drive به Teams منتقل می‌شوند، به بهترین شکل عمل می‌کند. Teams یک گزینه خوب برای گسترش قابلیت‌های همکاری و ارتباطی تیم شما و بهبود جریان کاری فعلی است.
شیرپوینت برای سازمان‌های بزرگ‌تر مناسب است. می‌توانید با SharePoint به فرایندهای موجود خود ادامه دهید و در عین حال به تدریج قابلیت‌های Teams را برای امکان همکاری در زمان واقعی ادغام کنید.
هر کدام از این ابزارها را که انتخاب کنید، برای یادگیری قابلیت‌ها و ویژگی‌ها زمان بگذارید تا بتوانید از آن‌ها به صورت حداکثری استفاده کنید و باعث بهبود بهره‌وری، ارتباط و همکاری در سازمان خود شوید.
