قابلیت‌های جدید Dynamics 365 برای تقویت جریان همکاری در سازمان
امروزه با تغییر سبک کاری، شاهد افزایش نیروهای دورکار و نیروهایی که بسته به شرایط دورکار و حضوری‌اند، هستیم. این عوامل موجب شده است که همکاری بین تیم‌ها، بیش از پیش مورد توجه قرار گیرد و نیاز به پلتفرمی که این همکاری را به وجود آورد، احساس شود. سابقاً همکاری به شیوه Microsoft Teams پاسخگوی نیازها بود؛ اما با وجود چت‌ها و ایمیل‌ها، همچنان بسیاری از تعاملات در CRM وجود ندارد. کاربران همیشه از دسترسی کامل به داده‌های مشتریان سود می‌برند و به CRM نیاز دارند تا وقفه‌هایی را که به علت جابه‌جایی مکرر بین برنامه‌هایی مانند Dynamics 365 و چت Teams اتفاق می‌افتد، به حداقل برسانند.
اخیراً مایکروسافت همکاری گسترده‌تری با قابلیت‌های Dynamics 365 و MS Teams به‌طور همزمان ایجاد کرده است. در ادامه قصد داریم چهار مورد از آن‌ها را با جزئیات بررسی کنیم:
1) پشتیبانی جمعی مشتریان
این ویژگی، یافتن کارشناسان مناسب برای حل سریع مسائل پیچیده را برای پشتیبان‌های خدمات مشتریان آسان‌تر می‌کند.
حتی با وجود دسترسی به مستندات، پشتیبان همیشه نمی‌تواند مشکلات مشتریان را حل کند. اغلب هنگامی‌که فرد در تلاش است تا کارشناس مربوطه را برای پاسخگویی بیابد، مشتری از این انتظار خسته شده و ارتباط را قطع می‌کند.
Dynamics 365 به‌طور خودکار کارشناسان بالقوه را شناسایی و یک فضای چت Teams ایجاد می‌کند تا آنان گرد هم آمده و مشکل را حل کنند.
به عنوان مثال، مشتری با مشکل صورت‌حساب قرارداد مواجه است. پشتیبان متوجه می‌شود که این موضوع نیاز به تخصص مدیران مالی دارد. پس پشتیبان یک درخواست در بخش خدمات مشتریان Dynamics 365 ایجاد و مهارت‌های مورد نیاز برای حل این مشکل را تعریف می‌کند. حالا سیستم تلاش خواهد کرد افرادی که مجموعه مهارت‌های درخواستی را دارند، شناسایی و این افراد را به یک چت دسته جمعی در Teams دعوت کند.
وقتی همه دعوت را پذیرفتند، می‌توانند برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و راهکارهای حل مشکل همکاری کنند. از دیگر قابلیت‌های Teams این است که پشتیبان می‌تواند در طول این فرآیند در Dynamics 365 بماند.
2) خلاصه کردن مکالمات و معرفی کارشناس در Dynamics 365
قابلیت گفتگوی Dynamics 365 امکانی را برای پشتیبان فراهم می‌کند تا بتواند بدون خروج از برنامه با هر کسی در سازمان خود ارتباط برقرار کند.
هنگامی‌که مشتری سوالی می‌پرسد و یا درخواستی دارد که پشتیبان نمی‌داند چه کارشناسی را برای حل این موضوع فرا بخواند، هوش مصنوعی Dynamics 365 اعضایی از تیم که موارد مشابهی را حل کرده‌اند، پیشنهاد می‌دهد.
همچنین سیستم به‌طور خودکار مکالمات مشتریان را ضبط و خلاصه می‌کند. با این روش، طرح کلی موضوع را برای کارشناسان ارائه می‌دهد تا در صورت لزوم با هم تیمی‌های خود به اشتراک بگذارند. این قابلیت باعث صرفه‌جویی در زمان و ارائه خدمات موثرتر به مشتریان می‌شود.
3) اشتراک‌گذاری و به‌روزرسانی مکالمات و مستندات در Teams
مایکروسافت قابلیتی اضافه کرده است که به واسطه آن انعطاف‌پذیری بیشتری را در تعاملات Dynamics و Teams تجربه خواهید کرد. هر کاربر Dynamics می‌تواند URL مستندات را در چت ارسال کند، که به هر کسی در سازمان امکان می‌دهد سوابق مرتبط با آن را در Teams مشاهده کند.
مستندات را از داخل چت مشاهده، بررسی و حتی به‌روزرسانی کنید. قابلیت دسترسی کاربران به رکوردهای Dynamics از Teams یا بالعکس، نمونه دیگری از کاهش نیاز به جابجایی بین چندین برنامه بود که مایکروسافت آن را برای افزایش بهره‌وری و همکاری محقق کرد.
همچنین امکان افزودن یادآوری، یادداشت و وظایف نیز از داخل چت Teams وجود دارد که ریسک فراموشی را به حداقل می‌رساند.
برای آشنایی بیشتر با این نرم افزار به شما توصیه می کنم مقاله زیر را نیز مطالعه بفرمایید:
4) جلسات تیمی
در گذشته کاربران می‌توانستند جلسات Teams را از طریق سوابق جلسات قبلی در Dynamics 365 ایجاد کرده و به آن‌ها بپیوندند. پس از ایجاد جلسه، این امکان به کاربران داده می‌شود تا مستندات را مشاهده و ویرایش کنند.
این قابلیت برای کاربران زمینه‌ای را فراهم می‌کند که به سوابق و اطلاعات مشتریان تا قبل از جلسه دسترسی داشته باشند و بدون نیاز به باز کردن برنامه دیگری، به‌روزرسانی‌های لازم را در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان انجام دهند. همچنین همه افراد داخل سازمان که در جلسه شرکت دارند، می‌توانند مستندات را مشاهده و ویرایش کنند.
حتی اگر جلسه را از طریق Dynamics 365 ایجاد نکرده‌اید، همچنان قادر خواهید بود تا در طول جلسه مستندات را مشاهده و ویرایش کنید.
ساز و کار هوشمند Teams از متن تماس‌ها رونوشت تهیه می‌کند، فعالیت‌های آینده را مشخص و حتی با هوشمندی جملات به کار رفته در جلسه را تحلیل می‌کند. با این قابلیت شما قادر خواهید بود بدون نگرانی برای جا ماندن از روند جلسه، به طور فعال در مکالمات شرکت کنید.
