خودکار کردن وظایف با Teamsو Power Automate

Microsoft Teams یک پلتفرم همکاری است که تمام ابزارهایی را که تیم شما برای تولید محصول نیاز دارد، ترکیب می‌کند. مایکروسافت تیمز یک پلتفرم ایده‌آل برای افزایش بهره‌وری است و به شما کمک می‌کند تا کارهای بیشتری انجام دهید. با قابلیت‌های قدرتمند چت این نرم‌افزار، می‌توانید به‌راحتی با اعضای تیم خود در ارتباط باشید و ایده‌ها را به‌صورت لحظه‌ای به اشتراک بگذارید. برنامه‌های داخلی مایکروسافت آفیس به شما امکان ایجاد و ویرایش اسناد، صفحات گسترده و ارائه‌ها را می‌دهند. همچنین می‌توانید از طریق فضای ابری به فایل‌های خود دسترسی پیدا کرده و آن‌ها را با دیگران به اشتراک بگذارید. با قابلیت شخصی‌سازی با استفاده از Microsoft Power Automate، صرف‌نظر از صنعت، اندازه یا نیازهایتان، می‌توانید گردش کار خود را ساده‌سازی کنید.

خودکارسازی وظایف برای به حداکثر رساندن بهره‌وری

ساده‌سازی گردش کار می‌تواند به شما در مدیریت بهتر کارها و تمرکز بر روی مهم‌ترین امور کمک کند. پلتفرم Power مایکروسافت ابزار مناسبی برای کمک به شما در خودکارسازی گردش کار و فرایندهای تیمتان است. پیشرفت‌های انجام‌شده در پلتفرم Power مایکروسافت، ابزارهای لازم برای بهبود بهره‌وری و حذف کارهای اضافی را در اختیارتان قرار می‌دهد. Power Automate، یکی از اجزای مهم پلتفرم Power مایکروسافت، به شما امکان می‌دهد سیستم‌های مختلف خود را به راحتی به هم متصل کنید.

به شما توصیه می کنم مقاله زیر را هم مطالعه بفرمایید:

اتوماسیون فرایند کسب و کار در شیرپوینت

Power Automate چیست؟

Power Automate، که قبلا با نام Microsoft Flow شناخته می‌شد، به شما امکان می‌دهد گردش کارها را بدون نوشتن حتی یک خط کد، طراحی، خودکار و مدیریت کنید. Power Automate می‌تواند در صرفه‌جویی در وقت و تمرکز بر روی مهم‌ترین امور به شما کمک کند. فرقی نمی‌کند بخواهید فرایند صدور فاکتور یا مدیریت موجودی خود را ساده کنید، Power Automate با یکپارچه‌سازی داده‌هایتان، به شما در رسیدن به این هدف یاری می‌رساند.

از فعالیت‌های کوچک تا اتوماسیون بزرگ، Power Automate همه چیز را برای شما فراهم می‌کند. قابلیت‌های قوی و چند منظوره‌اش آن را به ابزاری ایده‌آل برای هر کسب و کاری تبدیل کرده است، که به دنبال حفظ رقابت‌پذیری، افزایش کارایی و انجام کارهای بیشتر است.

موارد استفاده از Power Automate بی‌پایان هستند. این ابزاری است که برای رسیدن کسب و کارتان به سطح بعدی نیاز دارید. از مدیریت سرنخ‌ها، گزارش روزهای تعطیلات، یا ایجاد سفارشات جدید مشتریان. با Power Automate، قادر خواهید بود فرایندهای خود را بهینه‌سازی کنید و بهره‌وری را افزایش دهید.

آیا Teams و Power Automate می‌توانند با هم کار کنند؟

بله، Microsoft Power Automate می‌تواند به‌ صورت بی‌وقفه با Microsoft Teams همکاری کند. بنابراین، اگر به دنبال راه بهتری برای استفاده از Microsoft Teams هستید، احتمالاً Power Automate می‌تواند به شما کمک کند. به‌ عنوان یک ابزار اتوماسیون جریان کاری که می‌تواند به بیش از ۲۰۰ برنامه‌ مختلف نرم‌افزار به‌صورت خدمات نرم‌افزاری (SaaS) متصل شود، امکان اتوماسیون وظایف و صرفه‌جویی در زمان را فراهم می‌کند.

چندین الگو برای کمک به شما برای شروع عبارتند از:

• ذخیره پیوست‌های ایمیل در  Dropbox
• مدیریت فهرست وظایف روزانه
• بررسی تعداد موجودی و به‌روزرسانی پایگاه‌ داده‌ها به‌طور متناسب
• پیگیری مواد اولیه فروش و مدیریت ارتباط با مشتریان

با ادغام Microsoft Teams و  Power Automate، می‌توانید گردش کارهایی را بسازید که به سازماندهی شما کمک کنند. یک «گردش کار» مجموعه‌ای از اقدامات است که توسط یک رویداد خاص راه‌اندازی می‌شود. برای مثال، می‌توانید یک گردش کار ایجاد کنید که به طور خودکار اعضای جدید تیم را به یک کانال خاص در Teams اضافه کند.

Power Automate می‌تواند به شما در افزایش بهره‌وری و انجام سریع‌تر کارها کمک کند، خواه ایجاد یادآوری برای زمان سررسید یک کار، ارسال به‌روزرسانی به گفتگوی تیمی در صورت تکمیل یک پروژه، یا پیگیری پیشرفتتان با یک داشبورد سفارشی باشد.

موارد استفاده Teams و Power Automate

با پشتیبانی از انواع مختلفی از رویدادها، اقدامات و فیلترها، می‌توانید گردش‌‌های کاری برای تیم‌های خود تنظیم کنید که آسان در اجرا و مدیریت باشند. امکانات بی‌پایانی وجود دارد، اما در زیر چند مثال از نحوه استفاده از Power Automate  با مایکروسافت تیمز آورده شده است:

• دریافت اطلاعیه در Teams هنگامی‌که کسی در یک ایمیل به شما اشاره می‌کند.
• ارسال یک پیام Teams هنگامی‌که موارد جدید به یک فهرست Microsoft SharePoint اضافه می‌شوند.
• ارسال یک پیام Teams هنگامی‌که کسی یک فرم را پر می‌کند.
• ایجاد یک تیم و کانال Microsoft برای هر پروژه.
• به‌روزرسانی‌های روزانه پیشرفت را به گفتگوی تیمی ارسال کنید.
• مدیریت آسان وظایف خود با یک داشبورد سفارشی.
• اتوماسیون فرایندهای فروش یا پشتیبانی برای ارسال و پاسخ به پیام‌ها در گفتگوی تیم شما، هنگامی‌که یک عمل خاص در برنامه دیگری اتفاق می‌افتد.

اگر برای شروع به راهنمایی نیاز دارید، مایکروسافت تعدادی گردش کار آماده‌ شده را گردآوری کرده است که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. برای دسترسی به این گردش کارها، به تب «خودکارسازی» در Teams بروید و روی «ایجاد از الگو» کلیک کنید. از آنجا می‌توانید الگوهای موجود را مرور کرده و مناسب‌ترین الگو را برای نیازهای خود انتخاب کنید.

استفاده از Teams و Power Automate با هم

حالا که می‌دانید Microsoft Teams و Power Automate می‌توانند به طور یکپارچه برای خودکارسازی وظایف شما با هم کار کنند، وقت آن است که شروع به استفاده از آن‌ها کنید.

تصور کنید جلسه‌ای برای روز جمعه برنامه‌ریزی شده است که حضور همه مدیران فروش الزامی است. با استفاده از Power Automate می‌توانید به راحتی به همه مدیران فروش برای این جلسه یادآوری ارسال کنید.

با چند مرحله ساده، می‌توانید یک گردش کار خودکار ایجاد کنید که در زمان برنامه‌ریزی جلسه به همه اطلاع دهد، جزئیات جلسه را ارسال کند و حتی تمام وظایف پیگیری را به شما یادآوری کند. هنگامی‌که شما جریان ابری برنامه‌ریزی شده را انتخاب می‌کنید، Power Automate تقویم شما را برای جلسات آینده بررسی می‌کند و در صورت لزوم به طور خودکار اعضا را اضافه می‌کند.

تصور کنید سناریوی دیگری وجود دارد که در آن بخواهید گردش کار مدیریت وظایف خود را بهبود ببخشید. با Power Automate  و  Microsoft Teams، می‌توانید یک داشبورد سفارشی برای نظارت بر پیشرفت خود و دریافت لیست‌های دقیق وظایف در گفتگوی تیمی خود ایجاد کنید.

علاوه بر این، ساخت یک جریان خودکار که از کلید «هنگامی که کلمات کلیدی ذکر شد» استفاده می‌کند، می‌تواند اطمینان حاصل کند که زمانی که از کلمات کلیدی خاصی در گفتگوی تیمی شما استفاده می‌شود، مانند «کار تکمیل شد» یا «موعد مقرر نزدیک است»، در جریان باقی می‌مانید.

چه به دنبال یک نمای کلی از آنچه امروز سررسید است باشید، چه به لیست دقیقی از تمام کارهای تکمیل شده نیاز داشته باشید، Power Automate  می‌تواند گردش کار شما را متناسب با نیازهایتان تنظیم کند.

چه مدیر، رهبر تیم یا مشارکت‌کننده فردی باشید، Power Automate و Microsoft Teams می‌توانند به شما در ساده‌سازی گردش کار و انجام کارهای بیشتر کمک کنند.

Microsoft Teams و Power Automate: اتوماسیون وظایف روزمره

با اتصال‌دهنده Teams در Power Automate، می‌توانید به راحتی وظایف روزمره خود را اتوماتیک کنید و روی کار خود مسلط بمانید.

در زیر چند سناریو را آورده‌ایم که Power Automate می‌تواند به شما کمک کند:

صدور فاکتور

با یک جریان کاری که نرم‌افزار حسابداری شما را بهTeams  متصل می‌کند، می‌توانید به راحتی فاکتورها را ایجاد و از طریق Teams مستقیما به مشتریان خود ارسال کنید.

حتی می‌توانید آن را به گونه‌ای تنظیم کنید که تیم شما هنگام ایجاد یک فاکتور جدید مطلع شود و همچنین این امکان را به شما می‌دهد تا تمام فعالیت‌های مربوط به صورحساب‌ها را در یک مکان مرکزی پیگیری کنید.

مدیریت پروژه

با داشبوردها و گزارش‌های سفارشی در  Power Automate، می‌توانید پیشرفت پروژه‌های تیم خود را پیگیری کنید. همچنین می‌توانید دیگران را از کارهایی که باید انجام شود مطلع نگه دارید.

برای مثال، یک جریان می‌تواند پیام‌هایی را به طور خودکار در چت تیم شما ارسال کند، زمانی که وظایف تکمیل شوند تضمین می‌کند که همه افراد در یک صفحه هستند و برای رسیدن به اهداف مشترک تلاش می‌کنند.

ارتباطات

با  Power Automate، می‌توانید به راحتی هشدارها را تنظیم کنید. هشدارها می‌توانند از طریق Teams به شما اطلاع دهند که یک اقدام خاص رخ داده است.

برای مثال، می‌توانید هر زمان که شخصی به تیم شما اضافه می‌شود یا زمانی که به یک نقطه عطف مهم در پروژه رسیدید، هشدار دریافت کنید. می‌توانید یک جریان Power Automate برای نظارت بر فعالیت تیم خود و ارسال به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای ایجاد کنید.

Power Automate چه نیاز به اطلاع رسانی در صورت تکمیل پروژه داشته باشید، چه زمانی که یک مشتری فاکتوری را ارسال کرده باشد، می‌تواند به شما کمک کند.

تبدیل چت به فروش

Power Automate همچنین می‌تواند برای تبدیل گفتگوهای چت به فروش استفاده شود.

به عنوان مثال، اگر با یک مشتری درباره محصولات یا خدمات خود صحبت می‌کنید، می‌توانید یک جریان کاری تنظیم کنید که هنگام پایان گفتگو به طور خودکار یک سابقه مشتری جدید در نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری‌های شما ایجاد کند.

این کار به ردیابی سرنخ‌های شما کمک می‌کند و تضمین می‌کند که تمام فروش‌های بالقوه را به دست آورید.

پیگیری

اگر می‌خواهید بر مکالمات خود با مشتریان و سرنخ‌ها مسلط باشید، Power Automate می‌تواند به شما کمک کند. با اعلان‌ها و هشدارهای قابل تنظیم، می‌توانید به راحتی دنباله  پیگیری‌ها را در Teams راه‌اندازی کنید تا مطمئن شوید همیشه در ارتباط می‌مانید و هرگز فرصتی را از دست نمی‌دهید.

نکات کلیدی

تیمز یک پلتفرم همکاری است که با گردآوری ابزارهای مورد نیاز تیم شما برای افزایش بهره‌وری، به بهبود آن کمک می‌کند.

ادغام Microsoft Teams و  Power Automate، خودکارسازی وظایف را برای شما آسان می‌کند تا بتوانید روی کارهای مهم تمرکز کنید.

با استفاده از محرک‌ها (triggers)، اقدامات (actions) و فیلترها، می‌توانید گردش‌های کاری (workflows) را برای تیم‌های خود راه‌اندازی کنید که پیاده‌سازی و مدیریت آن‌ها آسان است.