راهنمای انتخاب بهترین CRM
برای انتخاب یک سیستم مدیریت مشتریان مناسب، ضروری است که ابعاد مختلف موضوع در نظر گرفته شود. این ابعاد شامل بودجه، ویژگی‌ها، سهولت استفاده و هماهنگی آن با اهداف تجاری و اولویت‌هایتان هستند. پس از طی این پروسه و انتخاب CRM، این سیستم به شما کمک خواهد کرد که داده‌ها را مدیریت کنید و فرایند فروش را ساده‌تر انجام دهید.
با هدف کمک به شما برای انتخاب یک CRM مناسب این مقاله تهیه شده است. پس با ما همراه باشید تا نیل به این مهم، شما را گام به گام راهنمایی کنیم.
ابتدا اهداف تجاری خود را لیست کنید، این گونه می توانید به ویژگی‌های مهمی که CRM شما باید داشته باشد دست یابید:
اهداف و الزامات کسب‌وکارتان را بشناسید.
اگر به فکر برطرف کردن نیازهای تجاری یا مشکلات هستید، باید اهداف دو ساله خود را مرور کنید و بخش‌های دردسرسازی را در نظر بگیرید که انتظار دارید CRM برایتان تسهیل کند. بهترین اهداف آن‌هایی هستند که خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌بندی شده‌اند. قدم بعدی شناسایی و فراهم آوردن ابزارهایی است که تیم شما برای رسیدن به اهداف به آن‌ها نیاز دارد.
نیازمندی‌ها و اطلاعات را از تیم‌ها و بخش‌های مختلف جمع‌آوری کنید.
بهتر است تیم‌های مختلفی که قرار است از نرم افزار CRM استفاده کنند، در فرایند تصمیم‌گیری دخیل باشند تا به تصمیمی برسید که به نفع تیم باشد. برای مثال اگر علاوه بر تیم فروش، تیم‌های بازاریابی، پشتیبانی و حسابداری نیز از CRM استفاده می‌کنند، احتمالاً ویژگی‌های درخواستی متفاوتی دارند.
با یک تیر دو نشان زده و ابزارهایی را که تیم به آن نیاز دارد فراهم می‌کنید. همچنین از پرداخت هزینه برای ویژگی‌هایی که هیچ‌کس به آن نیاز ندارد، فارغ می‌شوید.
فهرستی از ویژگی‌های ضروری تهیه کنید.
بعد از گام‌های بررسی اهداف شرکت، مشخص کردن نیازمندی‌ها و نظرخواهی از تیم‌ها، زمان آن است که لیستی از ویژگی‌های مورد نیاز خود از CRM را تهیه کنید. می‌توانید قدم را فراتر گذاشته و با دیدی وسیع‌تر به جای یک لیست، دو لیست تهیه کنید؛ لیست اول شامل ویژگی‌های ضروری باشد و لیست دوم شامل ویژگی‌هایی که داشتن آن‌ها خوب است.
نکته حائز اهمیت این است که دو ماژول وجود دارد که نباید در تهیه آن صرفه‌جویی کنید؛ امنیت داده و پشتیبانی مشتریان. از قبل مطمئن شوید که ارائه‌دهنده خدمات CRM دارای ویژگی‌هایی برای ایمن نگه داشتن داده‌های شما است. همچنین مشتریان باید توسط پشتیبانی قابل اعتمادی پاسخ داده شوند.
در مورد بهترین CRMهایی که با نیازهای شما مطابقت دارند، تحقیق کنید.
با اطلاعات و لیست‌هایی که از قبل تهیه کردید، اکنون لازم است درباره CRMهای موجود در بازار تحقیق کنید. با رویکرد زیر سعی در کم کردن گزینه‌های لیست داریم تا شما را به اهداف‌تان برسانیم:
- به صحبت‌ها گوش دهید: از همکاران و صاحبان سایر کسب‌وکارها بپرسید که از کدام CRM استفاده می‌کنند. آن‌ها چه چیزهایی را به عنوان مزایا و معایب آن مطرح می‌کنند؟ آیا سیستم CRM خود را به شما توصیه می‌کنند؟
- مطالب سایت‌ها را بخوانید: رسانه‌های آنلاین و نشریات چاپی مرتبط با تجارت می‌توانند منبع اطلاعاتی باشند و شما را به سوی نرم‌افزار CRM محبوب در صنعت کاری شما سوق دهند.
- نظرات کاربران را پیگیری کنید: یکی از بهترین راه‌ها برای ارزیابی، خواندن نظرات آنلاین موجود از مشتریان است.
برای نسخه رایگان به مدت محدود و دمو ثبت‌نام کنید.
وقتی شرکت‌های CRM نسخه رایگان نرم‌افزار خود را ارائه می‌کنند، یک گروه متشکل از اعضای تیم‌های مختلف گردآوری کنید. از یک یا دو عضو از هر بخش بخواهید در معرفی محصول شرکت کنند تا بتوانید بازخورد کاملی جمع‌آوری کنید.
در این فرصت، گروه شما در مورد نرم‌افزار سوال می‌پرسند و در مورد ویژگی‌های آن اطلاعات کسب می‌کنند. اکثر ارائه‌دهندگان خدمات CRM خوشحال می‌شوند تا درباره نحوه عملکرد ویژگی‌های مختلف صحبت کنند و تفاوت ویژگی‌ها در سطوح مختلف قیمت‌گذاری را توضیح دهند.
مواردی که در این زمان باید بررسی گردد:
- آیا ویژگی‌ها مطابق با توضیحات کار می‌کنند؟
- آیا امکان استفاده از CRM حتی بدون دانش فنی وجود دارد؟
- آیا نسخه موبایل آن دارای امکانات کامل است؟
- آیا رابط کاربری بصری دارد؟
بعد از طی مراحل بالا، چک لیستی تهیه کنید که کدام ویژگی‌ها در طرح‌های با قیمت پایین‌تر در دسترس هستند؟ آیا می‌توانید فقط با آن ویژگی‌ها کنار بیایید؟ این به شما کمک می‌کند از پرداخت هزینه برای سرویس‌هایی که به آن‌ها نیاز ندارید پیشگیری کنید.
سیستم CRM انتخابی را پیاده سازی کنید.
مرحله نهایی و مهم در این فرایند، پیاده سازی CRM است. تیم را دوباره گرد هم آورید، تنظیمات CRM را ایجاد و آن را به سایر برنامه‌های تجاری خود متصل کنید.
اهمیت انتخاب
تولیدکنندگان نرم‌افزار CRM پیشنهادات منحصر به فردی ارائه می‌دهند که نیازهای خاص مصرف‌کنندگان را هدف قرار دهند، بنابراین مهم است که زمان کافی برای تحقیق در نظر بگیرید تا از مشکلات بعدی انتخاب یک CRM اشتباه جلوگیری کنید، برخی از این مشکلات عبارتند از:
عدم تطابق CRM با الزامات کسب‌وکار شما
استفاده از سیستم CRM با هدف رفع نیازهای ضروری کسب‌وکار شما است. این اهداف می‌تواند شامل متمرکز کردن پایگاه داده مشتریان یا خودکارسازی بازاریابی باشد. عدم تطابق این نیازها باعث هدر رفتن سرمایه‌گذاری شما می‌شود.
نبود ویژگی‌های مهمی که شما نیاز دارید
منوی هر ابزار CRM با دیگری متفاوت است. یک CRM ممکن است شامل مدیریت شبکه‌های اجتماعی باشد، در حالی که دیگری بر بازاریابی ایمیلی متمرکز شده است. مقایسه نقاط قوت و ضعف هر کدام و تطبیق آن‌ها با ویژگی‌های مورد نیاز شما بسیار مفید خواهد بود.
با سطح تجربه فنی شما تطابق داشته باشد
کار با برخی از CRMها ساده و راحت است، یا می‌تواند فنی باشد به طوری که برای کار و نگهداری از آن به یک فرد فنی نیاز دارید. با این توصیفات قبل از خرید، سطح تجربه فنی تیم خود را در استفاده از CRM ارزیابی کنید.
میزان سازگاری در میان کاربران
بزرگ‌ترین معیار برای اطمینان از اینکه CRM مناسب را انتخاب کرده‌اید، سطح پذیرش و سازگاری کارکنان شما با آن سیستم است. با این تفاسیر، در نظر داشته باشید که حتماً بازخوردها را دریافت کنید.
سخن پایانی
انتخاب CRM مناسب مستلزم تحقیقات جامع است. هر CRM نیازهای تجاری خاصی را برآورده می‌کند. پس مطمئن شوید که تمام جنبه‌های ضروری، به ویژه اهداف و نیازهای شما در نظر گرفته شده باشد. صرف وقت برای پیروی از مراحلی که بیان کردیم، علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه، کمک می‌کند انتخاب درستی انجام دهید.
